5 функций сервиса Ostrovok.ru Командировки, которые упростят деловые поездки

Содержание

• Тревел-политики
• Авансовые отчёты онлайн и суточные
• Эксель-отчёты по заказам
• Визовые ваучеры
• Раздел «Департаменты»

Тревел-политики

Тревел-политика — это свод правил, посвящённый главным аспектам деловой поездки, от бюджетных лимитов и допустимых тарифов до этапов согласования. В сервисе Ostrovok.ru Командировки легко перенести эти нормы в онлайн-формат и не сверяться каждый раз с бумажной версией. В поиске появятся только подходящие под условия тревел-политики отели и билеты.

В нашей системе можно установить тревел-ограничения:

• максимальный бюджет на ж/д и авиабилеты или номер в отеле;
• выбор определённого класса обслуживания;
• формат согласования с руководителем.

Дополнительная функция — возможность выставлять исключения по странам и городам. Например, разрешить выбор более дорогих отельных тарифов в столице или увеличить бюджетно лимита на отдельных международных рейсах. 

Тревел-политика — это свод правил, посвящённый главным аспектам деловой поездки

Как это работает

1. В личном кабинете зайдите в настройки и перейдите в раздел «Тревел-политики». Нажмите кнопку «Добавить политику».
2. Заполните пустые поля и вновь нажмите «Добавить политику».
3. Отправьте запрос куратору. После того, как все данные подтянутся в систему, можно бронировать услуги с учётом корпоративных ограничений. При этом у пользователей с ролью Master и Travel Manager будет возможность вносить изменения в тревел-политику.

Авансовые отчёты и суточные

Сотрудники обязаны отчитываться о расходах в деловой поездке в течение трёх дней после её завершения. Чтобы этот процесс отнимал как можно меньше сил и времени, Ostrovok.ru Командировки реализовал онлайн-инструмент «Авансовые отчёты». С ним можно оформить документ электронно за пару минут.

Авансовый отчёт заполняется прямо в личном кабинете, после этого сотрудник может распечатать файл и отправить его себе или в бухгалтерию по электронной почте. Также есть возможность указать размер суточных, которые автоматически добавятся к отчёту.

• Как оформить авансовый отчёт после командировки

Авансовый отчёт заполняется прямо в личном кабинете.

Как это работает

1. В личном кабинете зайдите во вкладку «Отчётность», а затем в раздел «Авансовые отчёты».
2. Нажмите кнопку «Создать отчёт» и заполните все необходимые поля.
3. Чтобы указать сумму суточных, нажмите «Настроить суточные». Укажите суммы суточных и нажмите «Сохранить». По умолчанию в системе отобразятся суточные, которые не облагаются налогом: 700 руб. — для поездок по России, 2500 руб. — при командировках за рубеж.
4. В сформированном «Авансовом отчёте» заполните раздел «Аванс», а в «Расходах к учёту» добавьте фотографии чеков и информацию о непредвиденных тратах.

Эксель-отчёты по заказам

Эксель-отчёты, доступные для скачивания — привычный и удобный способ структурировать данные по бюджету командировок. В Ostrovok.ru Командировки можно выбрать для ознакомления информацию по заказам, сгруппировав данные по номеру договора или маршруту поездки. Затем в один клик скачать сводку в формате таблицы Excel. 

Эксель-отчёты, доступные для скачивания — привычный и удобный способ структурировать данные по бюджету командировок.

Как это работает

1. Зайдите во вкладку «Заказы». 
2. Нажмите «Добавить информацию» и выберите фильтры, которые нужны в отчёте. Затем в правом углу найдите кнопку «Excel-отчёты» и скачайте документ на ваше устройство.

Визовые ваучеры

Визовый ваучер — это документ на фирменном бланке с подписью и печатью компании. В нём указывают паспортные данные гостя, даты пребывания в стране, а также название и адрес забронированного объекта размещения. Такой ваучер иногда запрашивают консульства и визовые центры для оформления визы. 

Документ легко оформить в Ostrovok.ru Командировки. Сделать это можно сразу в личном кабинете без отдельного запроса в службу поддержки. Пара кликов — и вы получите документ с подписью и печатью, в котором будут прописаны все необходимые данные для визового ваучера.

• Подробнее о визовых ваучерах в Ostrovok.ru Командировки

Визовый ваучер — это документ на фирменном бланке с подписью и печатью компании.

Как это работает

1. В личном кабинете зайдите во вкладку «Заказы».
2. Выберите нужное бронирование и нажмите кнопку «Пакет документов». Заполните данные гостя.
3. Нажмите «Скачать визовый ваучер» и получите документ в формате PDF, который можно распечатать, отправить по электронной почте или в мессенджере.

Раздел «Департаменты»

В сервисе есть раздел «Департаменты», где можно группировать сотрудников согласно внутренней иерархии организации, настраивать единую тревел-политику и назначать руководителей для каждой группы. Также есть возможность указывать определённого тревел-менеджера для каждого департамента — специалист будет бронировать услуги только для своей группы. 

• Как распределить сотрудников по виртуальным департаментам

В сервисе есть раздел «Департаменты», где можно группировать сотрудников согласно внутренней иерархии организации.

Как это работает

1. Перейдите в «Настройки» в личном кабинете и нажмите раздел «Департаменты», а затем кнопку «Добавить» в правом верхнем углу.
2. Заполните пустые поля и нажмите кнопку «Добавить». К департаменту можно добавить целый отдел или конкретного сотрудника. Если сотрудников много, отправьте список в формате Excel аккаунт-менеджеру, специалист добавит работников в департамент.

Команда Ostrovok.ru Командировки неустанно разрабатывает новые функции сервиса, которые делают жизнь делового туриста чуточку проще и спокойнее. Подключайтесь и путешествуйте без стресса!

Попробовать сервис

Фото обложки: Tyler Franta / unsplash.com