Содержание

• Что такое ЭДО
• Какие командировочные документы можно оформить электронно
• Плюсы ЭДО для организации командировок
• Как организовать электронный документооборот для командировок
• Как установить ЭДО с Островок Командировки
• Что запомнить

Что такое ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс обмена электронными документами. Их можно отправлять и получать от контрагентов или госорганов. Документы подписываются электронной цифровой подписью (ЭЦП) и имеют такую же юридическую силу, как бумажные.

Обмениваться документами можно только через оператора ЭДО. Список компаний-операторов есть на сайте ФНС.

Электронный документооборот — это процесс обмена электронными документами. Фото: insta_photos / Shutterstock.com

Какие документы для командировки можно оформить электронно

Если в компании уже работает внутренний электронный документооборот, через него удобно оформлять и согласовывать командировочные документы. В электронном виде можно подготовить:

• приказ о командировке;
• служебную записку;
• заявление на выплату аванса;
• авансовый отчёт.

Плюсы ЭДО для организации командировок

Электронный документооборот упрощает и ускоряет процесс оформления командировок. Благодаря ему компании получают ряд преимуществ.

• Экономия времени. Сотрудники могут подписывать документы онлайн — в любое время и с любого устройства, даже со смартфона. Не нужно ходить по кабинетам и собирать подписи на бумаге.
• Контроль документооборота. Все файлы находятся в единой базе, а не по папкам на стеллажах. Документы не потеряются, а если необходим какой-то приказ — его удобно найти через поиск. 
• Быстрый анализ затрат. В систему можно загружать счета на покупку билетов и проживания, авансовые отчёты и другие финансовые документы. Так получится проанализировать, сколько средств уходит на командировки и оптимизировать расходы.

Все файлы находятся в единой базе, а не по папкам на стеллажах. Фото: kenchiro168 / Shutterstock.com

Как организовать электронный документооборот для командировок

Разберём пошагово, как внедрить ЭДО в работу компании и перевести командировочные документы в электронный формат.

1. Провести аудит текущих документов. Он покажет, какие бумаги оформляются при организации деловых поездок, как проходят их согласование и обмен внутри компании. Это поможет понять, какие процессы стоит автоматизировать в первую очередь.

2. Выбрать подходящие сервисы. Нужно подобрать платформу для обмена электронными документами между отделами и сервис для организации командировок, который будет предоставлять все документы по поездке через ЭДО.

При выборе важно изучить функционал: например, будет ли платформа предоставлять только билеты, чеки и посадочные талоны или также включит закрывающие документы — счета-фактуры и акты.

3. Выпустить приказ о переходе на электронное оформление командировок. По статье 22.2 Трудового кодекса ЭДО вводится на основании локального нормативного акта (ЛНА). 

Документ можно оформить в произвольной форме, но в нём нужно указать:

• название системы ЭДО;
• дату перехода на ЭДО;
• списки документов, которые будут оформляться электронно;
• категории работников, которые будут использовать ЭДО.
• форму и сроки уведомления персонала.

4. Утвердить изменения в положении о командировках. В обновлённом положении или тревел-политике необходимо указать, что командировочные документы компания будет вести в электронном виде.

5. Уведомить сотрудников. Работников нужно ознакомить с новыми документами до начала их действия и получить от коллег письменные согласия. Например, сотрудники могут написать заявления о переходе на ЭДО или расписаться в листе ознакомления к приказу или обновлённому положению о командировках.

Как установить электронный документооборот с Островок Командировки

Мы отправляем оригиналы документов через систему «Контур.Диадок». Чтобы наладить обмен документами между вашей и нашей компанией, выполните несколько простых шагов.

1. Отправьте приглашение в «Контур.Диадок». Введите в строке поиска контрагентов название нашего юридического лица или ИНН: ООО «Агентика Тревэл», ИНН 7703403951. 

Если ваша компания работает с другим оператором, настройка возможна через роуминг — технологию, которая позволяет передавать документы между системами ЭДО. У большинства операторов он уже подключён автоматически, поэтому дополнительная настройка, скорее всего, не понадобится.

2. Подключите ЭДО в Островок Командировки. Зайдите в личный кабинет, перейдите в раздел «Отчётность» и нажмите вкладку «Закрывающие документы». В правом углу кликните кнопку «Подключение ЭДО».

Укажите ИНН компании и нажмите «Подключить». Если юридических лиц несколько, необходимо подключить каждого контрагента.

Что запомнить

• Электронный документооборот — это удобный способ обмениваться любыми документами в электронном виде, включая командировочные: например, приказы о направлении в поездку, служебные записки, заявления на аванс и авансовые отчёты.
• Переход на ЭДО помогает экономить время, подписывать документы онлайн, держать весь документооборот под контролем и быстро анализировать расходы на командировки.
• Чтобы внедрить ЭДО в компании, нужно провести аудит текущих документов, выбрать подходящие платформы, выпустить приказ о переходе на электронный формат, внести изменения в положение о командировках и уведомить сотрудников.
• Подключить ЭДО с Островок Командировки можно через оператора электронного документооборота, например «Контур.Диадок» — это займёт всего несколько минут.

Электронный документооборот помогает компаниям уйти от бумажной волокиты и ускорить оформление командировочных документов. С Островок Командировки можно забыть о лишней бюрократии — наш сервис предоставляет по ЭДО все закрывающие бухгалтерские документы по командировке: счета, акты приёма-передачи, УПД и акты сверок.

Зарегистрироваться в Островок Командировки

Фото обложки: insta_photos / Shutterstock.com