Как создать универсальную тревел-политику

Как создать универсальную тревел-политику

Организация командировки сложный многоуровневый процесс, но его можно оптимизировать. Главный инструмент, который в этом поможет, — тревел-политика компании. Сегодня расскажем, чем будет полезен этот документ и как его сформировать.

Редакция блога
286
3 минуты чтения

Что такое тревел-политика и зачем она нужна 

Тревел-политика это документ, который упорядочивает все особенности проведения деловых поездок. Он помогает организовывать командировки с учётом норм и принципов компании. 

Благодаря тревел-политике вы можете контролировать расходы, поддерживать эффективность сотрудников и упрощать организацию командировки.

Тревел-политика поможет контролировать расходы, поддерживать эффективность сотрудников и упростит организацию командировки.

Из чего состоит тревел-политика

Обычная структура тревел-политики включает в себя три основных блока: 

  • Основная часть: здесь указаны цель создания документа, ответственные за внедрение и соблюдение тревел-политики, а также устанавливаются нормы выплат командировочных расходов (они прогнозируются на основе средних командировочных расходов за предыдущий период); 
  • Процедурная часть: в который подробно расписывается инструкция по организации командировки. Указываются сроки и порядки подачи заявки на деловую поездку, описывается процесс бронирования, порядок сдачи отчета и прочие важные нюансы рабочего процесса;
  • Приложения: сюда прикрепляются образцы заявок, служебных записок и отчетов. 

Какими бывают типы поездок

Первый и наиболее важный тип развитие бизнеса. Цель такой командировки — выступление компании на бизнес-выставке, конференции или проведение переговоров с потенциальными клиентами и партнерами. Естественно, в таких поездках важна скорость и качество организации, потому что полученная выгода от сделок обязательно окупит затраты на командировку. 

Другой вид командировок направлен на поддержание активности компании. Сотрудник отправляется в бизнес-поездку, чтобы провести тренинг, встретиться с партнерами или провести аудит. При таких поездках имеет смысл стремиться к снижению затрат на их организацию.

Как написать тревел-политику

После того как компания определила для какого вида командировок создаётся инструкция, можно приступать к структуре. 

Первый шаг — формирование целей поездки: кратко опишите для чего данная тревел-политика написана и как она связана с принципами вашей компании. 

Второй шаг — выбор целевой аудитории, на которую распространяется данная тревел-политика (в некоторых компаниях правила командировок различаются между разными сегментами сотрудников, в таком случае необходимо создать тревел-политику под каждый существующий сегмент).

Третий шаг — составление принципов и правил, регламентирующих порядок: 

  • оформления виз и паспортов.
  • бронирования ж/д-, авиабилетов, номеров в отелях, а также проката автомобилей.
  • проживания в отеле, включая питание и развлечения.
  • возмещения любых расходов, понесенных во время командировки.
  • санкций в случае нарушения тревел-политики.

Последний шаг — коммуникация на компанию. Необходимо уведомить сотрудников о появлении нового документа или изменениях в существующей тревел-политике. Например, можно отправить внутреннюю рассылку документа для ознакомления с указанием ответственного за тревел-политику — он будет отвечать на возможные вопросы. 

Чтобы при составлении тревел-политики учесть все нюансы, лучше придерживаться структуры, адаптировав её под ваш бизнес.

Каковы нюансы написания тревел-политики

  • Важно прописать порядок отчета о проведенной командировки, а также подчеркнуть необходимость доказательства затрат, для того, чтобы они были учтены. 
  • При поддерживающей командировке имеет смысл указать даты, за которые должна быть оформлена командировка, так как покупка билетов заранее сильно снижает затраты на их приобретение. 
  • Иногда возможно найти иной вариант передвижения, например не самолет, а поезд, при котором результаты командировки останутся прежними, а затраты будут меньше. 
  • Для сокращения затрат следует уменьшать продолжительность командировок (так компания не будет тратить лишние деньги на суточные, выплачиваемые сотруднику).
  • Когда речь идет о срочных поездках, необходимо уточнить удаленность места проживания от места проведения переговоров и предполагаемое время в пути. 

Как обеспечить соблюдение тревел-политики в компании

Ostrovok.ru Командировки поможет контролировать тревел-политики компании и настраивать их для каждого из сохраненных в профиле менеджеров. Чтобы подключить тревел-политики, пожалуйста, отправьте запрос вашему куратору.

Наш инструмент настроит поиск под необходимые критерии: фильтр «Тревел-политика» на странице поиска отсортирует отели, подходящие для заказа по заданной тревел-политике.

Чтобы забронировать отель:

1. Выберите сотрудника, для которого хотите забронировать отель, или нужную тревел-политику.

2. Поставьте галочку рядом с фильтром «Тревел-политика», чтобы скрыть тарифы, которые не соответствуют условиям заданной тревел-политики.

3. Выберите подходящий отель и нажмите кнопку «Забронировать».

После бронирования вы сможете еще раз убедиться в соответствии выбранного тарифа вашей тревел-политике на странице бронирования, а в случае несоответствия мы уведомим, можете ли вы забронировать этот отель. 


Правильно написанная тревел-политика это ключ к успешным командировкам, при которых компания решит свои бизнес-задачи, сократив время на организацию командировок и денежные затраты.

О тревел-политиках на Ostrovok.ru Командировки

В начало статьи
286
3 минуты чтения
Поделитесь с друзьями