Содержание

• Что такое авансовый отчёт и зачем нужен
• Что нужно отразить в авансовом отчёте
• Как заполнять авансовый отчёт
• Какие документы прикладывать к авансовому отчёту
• Как оформить авансовый отчёт в Ostrovok.ru Командировки

Что такое авансовый отчёт и зачем нужен

Авансовый отчёт — это документ, в котором сотрудник прописывает все командировочные расходы. По закону его необходимо сдать в бухгалтерию в течение трёх дней после возвращения из командировки. Так сотрудник докажет, что затраты в деловой поездке были целевыми, и компания не вычтет эти расходы из его зарплаты.

Авансовый отчёт — это документ, в котором сотрудник прописывает все командировочные расходы. Фото: insta_photos / Shutterstock.com

Что нужно отразить в авансовом отчёте

Все расходы в деловой поездке. Например, затраты на транспорт, проживание, оформление визы, покупку обязательной медстраховки, а также суточные. Подробнее о том, что входит в командировочные расходы в 2023 году и как их возместить, читайте в этой статье.

Как заполнять авансовый отчёт

Форму документа компания может выбрать самостоятельно, но чаще всего используется унифицированная (АО-1). Скачать образец можно по ссылке.

На лицевой стороне документа заполняются следующие строки:

• номер;
• дата документа;
• учреждение;
• структурное подразделение;
• подотчётное лицо;
• должность;
• назначение аванса;
• сумма аванса;
• израсходованное сумма;
• остаток или перерасход;
• прилагаемые документы.

Как правило, все общие данные заполняет бухгалтер компании.

На обратной стороне авансового отчёта сотрудник (он же подотчётное лицо) вносит всю информацию о командировочных расходах и ставит свою подпись.

Для наглядности посмотрите пример полного заполнения авансового отчёта.

Когда отчёт готов, бухгалтер отрезает от него расписку — корешок, расположенный в нижней части лицевой стороны документа. Расписка остаётся у сотрудника. 

Какие документы прикладывать к авансовому отчёту

Понадобятся все документы, подтверждающие командировочные расходы: чеки, квитанции и счета. Нужно приложить авиабилеты, маршрутные квитанции и посадочные талоны. Если жили в отеле — счёт, акт и чек из гостиницы. Суточные расходы не требуют подтверждения, но если были другие траты, например, на аренду автомобиля, то придётся предоставить договор с компанией-арендатором и чек на оплату этой услуги.

Как оформить авансовый отчёт в Ostrovok.ru Командировки

• Зайдите во вкладку «Отчётность» → «Авансовые отчёты». 
• Нажмите «Создать отчёт» и заполните данные о командировке: имя сотрудника, цель поездки, город назначения, даты и описание.
• Настройте суточные: их размер можно установить самостоятельно в зависимости от политики вашей компании. 
• Добавьте сумму аванса для выплаты.
• Заполните поля в блоке «расходы к учёту». Здесь вы можете указать непредвиденные траты и прикрепить чеки и квитанции.
• Скачайте отчёт или перешлите его по email.

Новый раздел «Авансовые отчёты» в Ostrovok.ru Командировки может стать подспорьем для сотрудника: сформировать документ можно за несколько минут, а скачать — сразу после заполнения. Так удобнее контролировать расходы, ведь все данные о поездке будут храниться в одном месте. 

Перейти в Ostrovok.ru Командировки

Фото обложки: NONGASIMO / Shutterstock.com