Какие документы нужны в командировку в 2024 году: список и примеры

Какие документы нужны в командировку в 2024 году: список и примеры

Все основные правила организации деловых поездок компания прописывает в своей тревел-политике или положении о командировках. Дополнительно сотрудникам приходится держать в голове требования и сроки по оформлению сопутствующих документов. Чтобы всё было под рукой, делимся образцами приказа о направлении в командировку, авансового отчёта, служебной записки и не только.

Антон Гайдук
676
4 минуты чтения

Содержание

Обзор документов

В компании должны подготовить:

  • приказ о направлении в командировку, чтобы письменно оформить решение;
  • служебное задание с целями и задачами делового путешествия (если требуется);
  • командировочное удостоверение, чтобы принимающая сторона поставила отметки о присутствии сотрудника в месте командировки;
  • авансовый отчёт, который составляет сотрудник, чтобы отчитаться о расходах в деловой поездке;
  • служебную записку, если сотрудник едет в командировку на автомобиле;
  • приказ о привлечении к работе в выходной или праздник, если нужно отправиться в деловую поездку или вернуться из неё не в рабочий день.

До деловой поездки важно ознакомить сотрудника с приказом о направлении в командировку и о привлечении к работе в выходной или праздник. Авансовый отчёт необходимо сдать в бухгалтерию в течение трёх рабочих дней после возвращения.

Далее подробнее разберём каждый документ.

Приказ о направлении в командировку

Приказ можно оформить самостоятельно или воспользоваться унифицированной формой Т-9, которая доступна для скачивания по ссылке с сайта «Гарант».

Если в деловую поездку едут сразу несколько сотрудников, то удобнее составить приказ по форме Т-9а. Скачать бланк можно по ссылке.

Как заполнить. В приказе должно быть прописано название организации, код по ОКПО, номер документа и дата его составления, ФИО сотрудника, его табельный номер, структурное подразделение, должность, место назначения, сроки, цель, источник финансирования, основание, подписи руководителя и работника. 

Важно учесть, что согласно п. 4 Постановления Правительства № 749, в сроки командировки входят даты выезда и приезда из делового путешествия к месту постоянной работы.

Служебное задание с отчётом о его выполнении

Оформлять служебное задание необязательно, но некоторые компании продолжают выдавать его сотрудникам. В документе указываются чёткие цели поездки со списком задач. Таким образом, руководитель и сотрудник точно понимают, зачем работника отправляют в деловую поездку и каких результатов от него ждут.

Для оформления служебного задания есть форма Т-10а, образец которой можно скачать по ссылке.

Как заполнить. В документе нужно указать название компании, код по ОКПО, номер документа и дату его составления, ФИО сотрудника, его табельный номер. Прочие обязательные поля для заполнения включают: структурное подразделение, должность, место назначения, даты начала и окончания деловой поездки, срок командировки, организацию-плательщика, основание для бизнес-путешествия, содержание задания и отчёт о его выполнении. В конце документа работник, руководитель структурного подразделения и директор компании должны поставить свои подписи. Дополнительно руководитель подразделения заполняет заключение о выполнении задания.

Командировочное удостоверение

Документ не является обязательным, но он подтвердит, что работник был в месте командирования, выполнил задания в деловой поездке и вернулся на место основной работы. Оформить удостоверение допустимо по форме Т-10, которую можно скачать по ссылке.

Как заполнить. На лицевой стороне необходимо прописать название организации, код по ОКПО, номер документа и дату его составления, данные о работнике (ФИО, табельный номер, структурное подразделение, должность). Кроме того, указываются место, цель и срок командировки, а также данные паспорта сотрудника или заменяющего документа. 

На обратной стороне удостоверения должна быть поставлена отметка о месте и сроке пребывания сотрудника в командировке с подписью и печатью принимающей компании.

Авансовый отчёт

Заполненный бланк нужно предоставить в течение трёх дней после деловой поездки — это регламентировано пунктом 26 Положения о командировках. К отчёту необходимо приложить билеты, счета, чеки, квитанции и другие финансовые документы, которые подтвердят командировочные расходы

Компания может разработать свой вариант отчёта или использовать унифицированную форму № АО-1. Подробнее о том, как составить авансовый отчёт, читайте в отдельной статье.

Как заполнить. На лицевой странице указывают название организации, код по ОКПО, номер и дату документа, структурное подразделение, ФИО сотрудника, его табельный номер, должность, назначение и сумму аванса, израсходованную сумму, остаток или перерасход, а также информацию о прикреплённых к отчёту документах.

На обратной стороне работник перечисляет командировочные расходы и ставит свою подпись.

Как заполнить авансовый отчёт онлайн

В «Личном кабинете» сервиса Ostrovok.ru Командировки зайдите во вкладку «Отчётность» → «Авансовые отчёты». Затем нажмите «Создать отчёт» и заполните данные о поездке. Далее настройте суточные, добавьте сумму аванса для выплаты и заполните поля в блоке «Расходы к учёту». Отчёт будет готов сразу, его можно скачать или отправить по электронной почте себе или в бухгалтерию. 

Служебная записка

Если сотрудник поехал в командировку на своём или служебном автомобиле, то после возвращения из деловой поездки он должен предоставить служебную записку — так гласит пункт 7 Постановления Правительства № 749

Документ можно составить в свободной форме или использовать образец по ссылке.

Как заполнить. В документе нужно указать ФИО, а также должности руководителя и сотрудника, сроки поездки. Уточните, чей транспорт использовали, номер автомобиля, место командировки. В конце записки необходимо расписаться и поставить дату составления.

Дополнительно нужно приложить документы, которые подтверждают командировку на автомобиле, например, путевой или маршрутный лист и чеки за оплату топлива.

Приказ о привлечении к работе в выходной или праздничный день

Согласно статье 113 ТК РФ, привлекать к работе сотрудников в выходные или праздничные дни, например, для поездки в командировки, можно только с письменного согласия работников. Чтобы отправить сотрудника в деловое путешествие в праздник или выходной, руководитель должен издать приказ или распоряжение в произвольной форме. Образец документа можно скачать на портале «Гарант.ру»

Как заполнить. В приказе нужно прописать название компании, дату и номер распоряжения, дату привлечения к работе, ФИО сотрудника и его структурное подразделение. Работник должен ознакомиться и письменно согласиться с тем, что его вызывают на работу, и заверить документ своей подписью. В конце приказа необходимо расписаться руководителю компании.


Чтобы руководители и сотрудники как можно меньше думали о бумажной волоките в деловой поездке, команда Ostrovok.ru Командировки постоянно улучшает сервис. Уже сейчас в «Личном кабинете» вы можете оформить и скачать авансовый отчёт, а также выгрузить отчёт по затратам, акты и другие закрывающие документы.

Организовать командировку

Фото обложки: Moon Safari / Shutterstock.com

В начало статьи
676
4 минуты чтения
Поделитесь с друзьями