Что осталось без изменений

Несмотря на новый документ, порядок направления сотрудников в командировки остался прежним. Положение 2025 года по-прежнему регулирует:

• на каком основании и на какой срок сотрудник может быть направлен в командировку;
• как определяются даты начала и окончания поездки;
• какие документы подтверждают фактический срок пребывания в командировке;
• как начисляется зарплата и выдаётся аванс на расходы — в России и за рубежом;
• как сотрудник отчитывается после возвращения из командировки.

Новый документ будет действовать с 1 сентября 2025 года до 1 сентября 2031 года.

Несмотря на новый документ, порядок направления сотрудников в командировки остался прежним. Фото: PeopleImages.com — Yuri A / Shutterstock.com

Что изменилось в новом положении о командировках

По сравнению со старым документом, в постановлении № 501 всего три изменения:

• Введено определение проездных документов. Теперь прямо указано, что к ним относятся: путевой и маршрутный листы, счета, квитанции, кассовые чеки, билеты и другие документы, которые подтверждают маршрут. 
• Обновлён список документов, которыми работник может подтвердить использование служебного или личного транспорта в командировке. К привычному списку — путевой лист, маршрутный лист, счёт, квитанция, кассовый чек — добавлены билеты. 
• Уточнён порядок компенсации командировочных расходов. Раньше расходы можно было возмещать только с разрешения руководителя, а теперь — с разрешения и ведома. 

Введено определение проездных документов. Фото: AboutLife — Raev Denis / Shutterstock.com

Малахат Хаджи, юрист по трудовому праву в Островок Командировки: «Формулировка “с ведома” означает, что руководитель был в курсе предстоящих расходов и не возражал, даже если письменного разрешения не давал. Например, сотрудник мог заранее обсудить с руководителем, что в поездке потребуется купить спецодежду, справочные материалы или что-то другое, нужное для работы.

Закон не устанавливает, в какой форме должно происходить согласование: письменной или устной. На практике лучше зафиксировать его письменно — например, в служебной записке или письме по корпоративной почте. Это поможет избежать споров и подтвердить, что расходы действительно были согласованы.

Важно помнить, что условием компенсации является не только осведомлённость работодателя, но и производственная необходимость трат. Все расходы должны быть обоснованными, совершёнными в интересах компании и подтверждёнными документами — чеками, квитанциями, счетами-фактурами.

Фактически это изменение просто синхронизирует новое положение о командировках со статьёй 168 Трудового кодекса, где формулировка “с ведома” уже была и активно применялась на практике».

Вкратце про отличия между старым и новым положениями о командировках

Как компаниям подготовиться к работе с новым положением

До 1 сентября 2025 года работодателям нужно обновить тревел-политики, шаблоны приказов, трудовые договоры и другие внутренние документы, связанные с командировками:

• заменить упоминания старого постановления № 749 на новое постановление № 501;
• добавить билеты в перечень документов, которыми сотрудник может подтвердить использование служебного или личного транспорта для проезда к месту командировки и обратно;
• уточнить, что сотрудник может возмещать командировочные расходы не только с разрешения, но и с ведома руководителя.

До 1 сентября 2025 года работодателям нужно обновить тревел-политики, шаблоны приказов, трудовые договоры и другие внутренние документы, связанные с командировками. Фото: PeopleImages.com — Yuri A / Shutterstock.com

Малахат Хаджи, юрист по трудовому праву в Островок Командировки: «Новые правила почти не отличаются от прежних — изменения технические. Привычный порядок возмещения расходов на проезд и проживание, выплаты суточных и другие аспекты, связанные с деловыми поездками, останутся прежними».

До 1 сентября 2025 года работодателям нужно лишь обновить ссылки на новое постановление в трудовых договорах, шаблонах приказов, положениях о командировках и оплате труда. А также заранее проинформировать бухгалтерию и HR, чтобы с осени они начали оформлять проездные документы с учётом нового постановления.

В работе с сервисом Островок Командировки всё остаётся по-прежнему: просто, удобно и без бумажной волокиты. Настраивайте тревел-политики онлайн для разных категорий сотрудников и отделов, оптимизируйте бюджет на деловые поездки и экономьте время.

Спланировать командировку

Фото обложки: ViDI Studio / Shutterstock.com