Содержание

• Кто по закону может отказаться от командировки
• Как подтвердить семейные обязательства
• Оформление согласия на командировку
• Этапы оформления бизнес-поездки

Кто по закону может отказаться от командировки

Согласно статье 259 ТК РФ от деловой поездки могут отказаться:

• женщины, у которых есть дети до трёх лет;
• сотрудники с детьми-инвалидами;
• родители-одиночки с детьми до 14 лет;
• опекуны детей до 14 лет;
• работники с детьми до 14 лет, супруг(а) которых работает вахтовым методом или служит по контракту;
• сотрудники с тремя и более несовершеннолетними детьми (при этом младший ребёнок не должен быть старше 14 лет).

Если работодатель хочет отправить в деловую поездку кого-то из сотрудников этих категорий, он обязан сообщить им, что они могут отказаться от поездки. При этом работнику не нужно писать заявлений или других документов об отказе. Напротив, если сотрудник готов отправиться в командировку, он должен написать письменное согласие. 

Женщин в состоянии беременности работодатель не имеет права направлять в деловое путешествие, даже если они дали письменное согласие.

Если работодатель настаивает на командировке без одобрения сотрудника, работник может пожаловаться в трудовую инспекцию. Тогда компанию могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 рублей.

• Отказ от командировки по ТК РФ: уважительные и неуважительные причины

Согласно статье 259 ТК РФ от деловой поездки могут отказаться женщины, у которых есть дети до трёх лет. Фото: Evgeny Atamanenko / Shutterstock.com

Как подтвердить семейные обязательства

Чтобы обосновать законность отказа от деловой поездки, сотрудникам с детьми следует предоставить свидетельство о рождении ребёнка и документ о регистрации по месту жительства себя и ребёнка. Далее расскажем, какие ещё документы могут потребоваться.

Сотрудник с детьми-инвалидами. Чтобы подтвердить отказ от командировки, нужно предоставить справку об инвалидности.

Матери, отцы и опекуны-одиночки, у которых есть дети до 14 лет. В зависимости от жизненных ситуаций, им необходимо предоставить: паспорт без штампа о браке; свидетельство о смерти отца или матери ребёнка; справку о том, что родитель заключён под стражу; решение суда о лишении родительских прав; справку по форме 2, если мать или отец отказались от ребёнка; документ о разводе и подтверждение, что второй родитель не платит алименты. Одинокие матери могут показать свидетельство о рождении ребёнка, в котором в графе «Отец» стоит прочерк. Опекунам дополнительно нужно предоставить документальное подтверждение от органов опеки.

Второй родитель работает на вахте или служит по контракту. Работнику следует показать трудовой договор другого родителя, где указано, что в его обязанностях прописана работа вахтовым методом, или справку из воинской части по форме № 5 из приказа Минобороны № 170 от 4 апреля 2017 года.

Родитель, у которого трое и более детей должен взять у соцзащиты удостоверение многодетной семьи по образцу из распоряжения Правительства РФ № 1725-р от 29 июня 2024 года.

Оформление согласия на командировку

Сотрудник оформляет письменное согласие в произвольной форме. В документе указывается, что работник знает о возможности отказаться от делового путешествия, но готов в него отправиться.

Образец письменного согласия.

Этапы оформления бизнес-поездки

Процесс направления в командировку работника с детьми не сильно отличается от стандартного. Вот какие этапы нужно пройти.

Проинформировать работника. Руководитель должен сообщить сотруднику, что он может отказаться от путешествия. Если работник даёт согласие на поездку, он оформляет его письменно. 

Оформить документы. Работодатель издаёт приказ о командировке, в котором обязательно указывает её сроки. В организации могут выписывать другие документы, которые нужны для деловой поездки, например, служебное задание и командировочное удостоверение. О том, какие документы необходимы для командировки в 2024 году, читайте в статье.

Выплатить аванс и суточные. По статье 168 ТК РФ в аванс входят расходы на проезд, проживание и другие затраты. Компания может начислять суточные по своему усмотрению, но по законодательству налогом не облагаются суммы до 700 руб. в день при поездке по России и до 2500 руб., если командировка заграничная.

Забронировать проезд и отель. У руководителя или работника есть несколько вариантов оформить заказы: самостоятельно в сервисах онлайн-бронирования, с помощью тревел-менеджера или через агентство делового туризма.

Получить авансовый отчёт. В течение трёх дней после поездки работнику полагается сдать отчёт. В документе необходимо указать командировочные расходы и приложить к ним чеки и квитанции. 

В течение трёх дней после поездки работнику полагается сдать отчёт. Фото: David Gyung / Shutterstock.com

Что запомнить

• Отказаться от командировки могут женщины с детьми до трёх лет; сотрудники с детьми-инвалидами; родители-одиночки и опекуны, у которых дети не достигли 14 лет; работники с детьми до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом или служит по контракту; сотрудники, у которых есть трое и более несовершеннолетних детей, а младшему ребёнку нет 14 лет.
• Для отказа от деловой поездки от сотрудника не требуется никаких документов, но если он готов ехать в командировку, то даёт работодателю письменное согласие.
• У сотрудника должны быть документы, доказывающие, что он подпадает под категорию работников с детьми, которых нельзя отправлять в бизнес-поездку без их согласия. Например, среди документов может быть свидетельство о рождении ребёнка и удостоверение многодетной семьи.
• После получения письменного согласия от сотрудника работодатель издаёт приказ, выплачивает аванс и суточные для командировочных расходов, бронирует билеты и отель. После завершения деловой поездки работник оформляет авансовый отчёт.

Сотрудникам с детьми особенно важна гибкость при планировании деловой поездки, и в сервисе Островок Командировки легко спланировать комфортное путешествие: задать время вылета и подобрать подходящий отель, чтобы он находился недалеко от аэропорта или центра города.

Отправиться в командировку

Фото обложки: nimito / Shutterstock.com