360
5 минут чтенияСодержание
- Утвердите тревел-политику
- Выберите сервис для юрлиц без абонентской платы
- Бронируйте билеты заранее
- Летайте в «дешёвое» время
- Учитывайте сезонность и спрос
- Используйте программы лояльности
- Бронируйте отели с бесплатной отменой
- Закажите трансфер вместо такси
Утвердите тревел-политику
Держать расходы под контролем помогает тревел-политика, или положение о командировках. Документ регламентирует условия корпоративных поездок, например:
- денежные лимиты на бронирование билетов и отелей для разных категорий сотрудников,
- сумму командировочных,
- разрешённые классы обслуживания в самолёте,
- список дополнительных услуг, которые могут заказывать работники,
- принципы оплаты представительских расходов.
После того как положение о служебных поездках создано (или обновлено), важно отслеживать его выполнение. Это удобно перепоручить специализированному онлайн-сервису. Так, платформа Островок Командировки позволяет добавить тревел-политику в личный кабинет каждого сотрудника: руководитель сможет выставить ограничения по бюджету и указать, требуется ли согласование, если сумма бронирования превысит установленный лимит.
Держать расходы под контролем помогает тревел-политика, или положение о командировках.
Любовь Васильева Руководитель сервиса Островок Командировки
Любовь Васильева, руководитель сервиса Островок Командировки (в интервью «Деловому Петербургу»): «Чёткая тревел-политика, с одной стороны, даёт возможность бизнес-путешественникам самостоятельно выбирать удобное размещение, а с другой — ограничивает их желания лимитом компании. Обычно сотрудники стараются не выходить за рамки согласованного бюджета: по нашим данным, в 2024 году только 1,3% бронирований при установленной тревел-политике было совершено с превышением лимитов».
Выберите сервис для юрлиц без абонентской платы
Для бронирования деловой поездки имеет смысл использовать B2B-сервисы: так получится пользоваться услугами по сниженным тарифам для юридических лиц. Хорошая новость: на российском рынке есть сервисы для организации деловых поездок без абонентской платы, и Островок Командировки — один их них. При этом на таких платформах есть все необходимые услуги. Например, через агрегатор бизнес-турист или тревел-менеджер может заказать групповой трансфер для коллег и забронировать в отеле переговорную для деловых встреч. Пользователям бесплатно доступны и другие полезные функции, включая онлайн-оформление авансового отчёта.
Бронируйте билеты заранее
Покупайте авиабилеты за пару месяцев. По данным экспертов сервиса Островок Командировки, авиабилеты лучше заказывать за 45-60 дней до вылета. Так получится сэкономить 20-30% от стоимости билета. А для международных перелётов советуем бронировать рейсы за 60-90 дней. Рассмотрите невозвратный тариф: билеты выйдут дороже, но на больших объёмах такое решение сэкономит деньги компании, если планы нарушатся.
Покупайте авиабилеты за пару месяцев. Фото: Andrew Angelov / Shutterstock.com
Берите ж/д билеты не позже, чем за полтора месяца. Чтобы максимально сэкономить на ж/д билетах, их нужно покупать за 45 дней — для экспресс-поездов, и за 90 дней — для поездов дальнего следования, по данным Островок Командировки.
Летайте в «дешёвое» время
Если есть возможность поиграть с датами командировки, проверьте цены на авиабилеты в разные дни недели: стоимость может отличаться. Например, билеты могут обойтись дороже в воскресенье или понедельник и дешевле — во вторник, среду и четверг. Время вылета и прилёта тоже определяет цену: так, обычно дороже вылетать с утра, а самые дешёвые рейсы приходятся на ночь.
Учитывайте сезонность и спрос
Если командировка совпадает с днями проведения востребованных мероприятий — например, ПМЭФ в Санкт-Петербурге — или сотруднику предстоит полететь в курортный город в разгар сезона, лучше оплатить билеты и проживание за несколько месяцев до путешествия.
Кстати, об отелях. Некоторые гостиницы в сервисе Островок Командировки можно бронировать за год до заселения. Если же деловая поездка запланирована всего за месяц до путешествия, то и в этом случае можно получить выгодные условия. Например, российские отельеры дают скидки клиентам Островок Командировки при бронировании номеров за 20-30 дней до даты заезда, а зарубежные — при заказе за 30-45 дней до заселения.
Если сотруднику предстоит полететь в курортный город в разгар сезона, лучше оплатить билеты и проживание за несколько месяцев до путешествия. Фото: Mistervlad / Shutterstock.com
Используйте программы лояльности
Программы лояльности авиакомпаний, отелей и онлайн-сервисов бронирования позволяют получать скидки на заказы, кешбэк за оплату услуг или баллы. Например, в отелях сети «Азимут», в зависимости от статуса привилегии, гостям предлагают скидки на проживание, а «Аэрофлот» начисляет баллы до 3% от стоимости билетов компаниям, зарегистрированным в корпоративной программе перевозчика.
В сервисе Островок Командировки также есть программа лояльности. За бронирование отелей и приглашение новых пользователей мы начисляем сны — бонусные баллы, которыми можно оплатить до 50% будущих бронирований по курсу: 1 сон = 1 рубль. При этом сны можно использовать в течение 730 дней после их начисления.
Бронируйте отели с бесплатной отменой
Никто не застрахован от изменения планов: мероприятие в другом городе может внезапно отмениться, а сотрудник — уйти на больничный. В этом случае выручают отели с бесплатной отменой бронирования.
Например, в сервисе Островок Командировки можно отсортировать такие варианты с помощью фильтра «Оплата и бронирование». Но следует помнить о нюансе: обычно бесплатная отмена ограничена сроком, который можно узнать при выборе тарифа и оплате проживания. Если срок пропустить, то есть шанс не вернуть деньги или получить обратно только часть стоимости. В последнем случае команда поддержки сервиса может обратиться к отелю и попробовать минимизировать штраф или избежать его.
В сервисе Островок Командировки можно отсортировать такие варианты с помощью фильтра «Оплата и бронирование».
Закажите трансфер вместо такси
Дорогу от и до аэропорта, если он находится за пределами города, оплачивает работодатель. Чтобы держать под контролем эту статью расходов, рассмотрите трансфер вместо такси: цена будет фиксированной, тогда как стоимость поездки на такси непредсказуема и зависит от спроса.
Услугу трансфера просто заказать в сервисе Островок Командировки, обозначив маршрут, дату и время поездки, количество единиц багажа и количество пассажиров.
Бюджетные лимиты, разные тарифы у отелей и авиакомпаний, программы лояльности — есть много нюансов, которые приходится учитывать организатору деловых поездок в попытке сэкономить. С этой задачей поможет справиться сервис Островок Командировки — B2B-платформа без абонентской платы с полезными функциями для тревел-менеджеров и путешественников.
