Как автоматизировать организацию командировок: 5 важных шагов

Содержание

• Выбрать специализированный сервис
• Перейти на ЭДО
• Создать профиль для каждого сотрудника
• Отслеживать тревел-бюджет онлайн
• Ввести бюджетные лимиты

Выбрать специализированный сервис

Это один из первых шагов для оптимизации процессов. Сегодня в распоряжении компаний есть B2B-сервисы для оформления билетов, подбора отелей и заказа дополнительных услуг, необходимых сотруднику в командировке. 

Пример такой платформы — Островок Командировки. На ней удобно подобрать отель, апартаменты или другие средства размещения из 2,6 млн вариантов, забронировать авиа и ж/д билеты, заказать трансфер или арендовать автомобиль. 

Коллективную командировку, для которой нужно более 6 номеров в отеле, поможет организовать служба Group. А специалисты отдела FIT выполнят индивидуальные заказы, например, составят программу пребывания или арендуют конференц-зал для переговоров. Кроме того, в сервисе есть удобная система оплаты для компаний: по безналичному расчёту, корпоративной или личной банковской картой. 

Зарегистрироваться

Перейти на ЭДО

Согласно Трудовому кодексу компания может использовать ЭДО (электронный документооборот) при взаимодействии с сотрудником, например, отправлять на ознакомление приказ о направлении в командировку.

ЭДО также пригодится для быстрого обмена другими документами, поэтому логично выбирать такие тревел-сервисы, в которых подключена функция отправки и получения документов электронно.

Островок Командировки даёт такую возможность. Если компания подключена к оператору ЭДО, то можно получать от онлайн-тревел-сервиса закрывающие документы с подписью и печатью прямо в личном кабинете. Счета, акты приёма-передачи, УПД и акты сверок будут автоматически формироваться в личном кабинете и их можно сразу же скачать. Чтобы не переносить вручную данные в свою программу из актов сверки, информацию из документов можно импортировать в 1С из личного кабинета платформы. 

Как подключить ЭДО в личном кабинете сервиса: 

• Перейдите в раздел «Отчётность» → «Закрывающие документы».
• Нажмите «Подключение ЭДО».

Полная инструкция — в базе знаний.

Создать профиль для каждого сотрудника

Удобно, когда все работники, которые ездят в командировки, добавлены в систему платформы бронирования. Это даёт им возможность самостоятельно заказать подходящие билеты, отели и другие услуги. 

В сервисе Островок Командировки очень просто добавить нового сотрудника и дать ему определённую роль: master, self booker, travel manager, finance, traveller. У каждой роли есть свой уровень доступа в системе. 

• У master — самые большие возможности: от добавления новых сотрудников и создания бронирований до просмотра истории платежей.
• Self booker может выписывать и бронировать билеты, а также вносить корректировки в свои заказы.
• Travel Manager полностью организует поездку для себя и других сотрудников.
• Пользователь с ролью finance имеет доступ к отчётности по командировкам.
• У traveller нет манёвров для работы внутри системы: организацией поездки занимается менеджер.

У каждой роли пользователя в Островок Командировки есть свой набор возможностей и уровней доступа.

Если сотрудников много — аккаунт-менеджер сервиса поможет загрузить их данные из 1С. То есть вам не придётся вручную добавлять информацию о коллегах для регистрации в системе.

Отслеживать тревел-бюджет онлайн

В современных сервисах бронирования есть инструменты для наглядного понимания, сколько денег потрачено и на какие цели. Так бухгалтерия может быстро получать всю информацию по оплатам для организации командировок, а руководители — знать сумму расходов на деловые поездки.

• 8 способов оптимизировать тревел-бюджет

Собирать статистику по затратам удобно в сервисе Островок Командировки: можно формировать Excel-отчёты на необходимый период, например, на месяц или квартал.

Отчёт по затратам можно настроить и скачать в разделе «Отчётность».

Ввести бюджетные лимиты

Пропишите в тревел-политике ограничения для разных категорий сотрудников или отделов. При этом удобно, когда информация по лимитам уже загружена в сервис онлайн-бронирования. Например, в Островок Командировки в личном кабинете можно привязать данные к каждому сотруднику, а руководитель сможет поставить ограничение по бюджету и согласовать сумму, если она превышает установленный максимум.

Чтобы сотруднику было удобнее выбирать подходящие по бюджету варианты, используйте фильтр и кнопку «В рамках политики».

Внедряйте автоматизацию в рабочие процессы вместе с Островок Командировки — это удобно, быстро, прозрачно, современно. Удачных командировок!

Бесплатно подключиться

Фото обложки: SeventyFour / Shutterstock.com