Онлайн-ивенты: как провести увлекательное и эффективное мероприятие

Онлайн-ивенты: как провести увлекательное и эффективное мероприятие

Пандемия изменила подход к некоторым деловым процессам, в том числе к проведению мероприятий. Все чаще мы видим гибридные форматы: офлайн-мероприятия могут включать онлайн-сегменты или проходить сразу на нескольких площадках — виртуальных и физических. 

Требования к проведению онлайн-мероприятий также повысились — мало просто объявить интересную тему, пригласить популярного эксперта и собрать регистрации. Важно удержать внимание аудитории, предложив увлекательную программу и сформировав запоминающийся опыт. 

В преддверии нового бизнес-сезона собрали идеи для онлайн-мероприятий, направленных на достижения различных целей, которые могут пригодиться вашей компании.

Редакция блога
1690
8 минут чтения

Содержание

Для удержания внимания аудитории

Иллюстрация доклада в режиме реального времени

Визуальное сопровождение любого выступления — один из лучших способов сделать информацию более понятной и запоминающейся. Однако качественная и проработанная презентация — не единственный способ добиться этой цели. Вы также можете прибегнуть к созданию иллюстраций в режиме реального времени — этот прием называется digital live scribing (от англ. «scribe» — делать набросок).

Профессиональный художник поможет проиллюстрировать речь спикера прямо во время рассказа. Таким образом графическое изображение доклада не только донесёт информацию, но и повысит вовлечённость аудитории. 

Музыкальные паузы

Проведение мероприятия онлайн не означает отказ от развлечений, которые обычно сопровождают офлайн-ивенты. К примеру, необязательно отказываться от музыкального сопровождения бизнес-завтрака, если вы проводите его онлайн.

Такой элемент встречи позволит ненадолго расслабиться, переключиться и повысит вовлечённость гостей. Можно просто поставить записи нескольких композиций или пригласить профессионала: например, известного пианиста, который также подключится онлайн и сыграет пару произведений, или исполнителя, который порадует популярными треками. 

Вы также можете прибегнуть к созданию иллюстраций в режиме реального времени — этот прием называется digital live scribing. Фото: Elena Kharichkina / Shutterstock.com

Физические и психологические разгрузки

Последнее время вопросы физического и ментального здоровья всё больше волнуют людей, поэтому такого типа разгрузочные активности — хороший способ принести пользу участникам мероприятия.

Помимо музыкальных пауз, вы можете предусмотреть 10-15 минут для короткой тренировки (например, для дыхательных упражнений) или для медитации — так слушатели отдохнут, очистят мысли и смогут приступить к следующей части доклада с новыми силами. 

Можно включить в расписание короткий доклад нутрициолога или специалиста по здоровью позвоночника, чья экспертиза будет, несомненно, интересна офисным сотрудникам.

Известные модераторы

Если на офлайн-мероприятии слушателю не так просто отвлечься, то во время онлайн-ивента достаточно перейти в беззвучный режим и открыть соседнюю вкладку браузера.

Поддерживать интерес могут не только занимательные доклады, но и талантливый модератор (ведущий).

Одно из преимуществ виртуальных мероприятий в том, что спикеры могут вещать из любой точки мира (где хороший интернет, конечно), поэтому привлечь известных экспертов становится проще.

Проведите исследование, чтобы узнать, кто из подходящих под тематику мероприятия спикеров доступен, заинтересован и сможет зарядить аудиторию энергией и создать захватывающую атмосферу.

Поддерживать интерес могут не только занимательные доклады, но и талантливый модератор (ведущий). Фото: fizkes / Shutterstock.com

Геймификация мероприятия

Современный инструментарий площадок для проведения онлайн-мероприятий позволяет создавать интерактивный контент прямо во время встречи. Вы можете провести небольшой тест, опрос, попросить выставить реакцию, выраженную эмодзи и т.д.

Эти инструменты не только поддержат вовлечённость, но и помогут собрать обратную связь. Например, с помощью опроса или чата для свободного ответа слушатели могут рассказать, чего не хватает конференции или какие предложения им кажутся особенно полезными и интересными.

Для установления новых контактов

Быстрые встречи

На онлайн-мероприятии познакомиться с представителями других компаний намного труднее, чем во время живых встреч. Тем не менее нетворкинг, или сбор полезных контактов по-прежнему является одним из двигателей бизнеса.

Чтобы слушатели могли познакомиться друг с другом, можно устроить так называемый speed-networking, или быстрые встречи. Участники объединяются в пары в виртуальных комнатах, где в течение короткого промежутка времени рассказывают о себе, своей работе и, главное, обмениваются контактами. После короткой беседы участники переходят в следующую виртуальную комнату для знакомства с другими гостями мероприятия.

Вы можете провести небольшой тест, опрос, попросить выставить реакцию, выраженную эмодзи и т.д. Фото: garagestock / Shutterstock.com

Тематические встречи

Привлечь внимание потенциальных партнёров или коллег возможно при помощи тематических встреч — дискуссий, на которых гости делятся мнениями и суждениями по определённой теме. 

Этот формат особенно ценен для онлайн-мероприятий, поскольку способствуют установлению связей между единомышленниками, которые, вероятно, не встретились бы в реальной жизни. 

Встречи могут быть посвящены любой теме, относящейся к сфере деятельности вашей компании. Например, если вы работаете в сфере туризма, мероприятия может быть посвящено необходимости страхования туристов. Приятным бонусом может быть приглашение экспертов по выбранной теме.

Общение до и после мероприятия

Один из плюсов онлайн-мероприятий в том, что они могут привлекать посетителей не только во время трансляции, но до и после нее.

При планировании мероприятия вам необходимо предусмотреть возможность для общения слушателей, например, чат.

Мы рекомендуем открывать чат за некоторое время до мероприятия, объяснив его суть и добавив, например, музыкальное сопровождение (пока играет музыка — можно переписываться, знакомиться, делиться новостями).

Чат и музыку следует оставить и на некоторое время после мероприятия, чтобы аудитория смогла обменяться эмоциями, узнать впечатления других посетителей и почувствовать себя как на реальной встрече.

При планировании мероприятия вам необходимо предусмотреть возможность для общения слушателей, например, чат. Фото: Rawpixel.com / Shutterstock.com

Для повышения лояльности

Подарок с доставкой на дом

Перед мероприятием попробуйте отправить гостю небольшой подарок, который будет полезен для предстоящей встречи или будет ассоциироваться с ней. Например, аромат для дома, который всегда стоял в офисе, ланчбокс с полезным перекусом на время обеденного перерыва или брендированные наушники для ноутбука.

Такие подарки положительно повлияют на общее впечатление от конференции. Возможно, некоторые даже захотят поделиться в социальных сетях, а это повысит осведомлённость о мероприятии и компании.

Розыгрыш подарков во время мероприятия

Розыгрыши подарков — хороший способ повысить вовлечённость, особенно когда дело касается онлайн-мероприятия.

Подготовьте «пакет» с бонусами — это могут быть купоны и ваучеры от спонсора, промокоды и сертификаты от вашей компании и многое другое.

Бонусы можно вручать как за факт участия в мероприятии, так и за целевое действие — например, за лучший вопрос или за активность в чате. Главное — заранее разъяснить участникам принцип получения подарка, а также позаботиться о логистике.

Можно попросить участников сфотографироваться с призом и прислать фотографии организаторам — так у вас соберется портфолио, которое потом можно будет использовать для анонса будущих мероприятий. Только не забудьте заручиться разрешением на использование фото.

Подобные креативы помогают повысить узнаваемость компании, а также способствуют привлечению участников и клиентов, так что это принесёт пользу как гостям, так и организаторам.

Перед мероприятием попробуйте отправить гостю небольшой подарок, который будет полезен для предстоящей встречи или будет ассоциироваться с ней. Фото: Inna Kot / Shutterstock.com

Комплимент после мероприятия

В дополнение к сувенирам до и/или во время мероприятия, можно отправить подарок после. Это хороший способ поблагодарить посетителей за то, что они приняли участие, и лишний раз напомнить о компании.

Можно подготовить письмо с полезными материалами (брошюрами, стикерами, чек-листами, программой предстоящих событий), подарить промокод со скидкой на услуги компании или сертификат.

Для монетизации

Спонсорские «окна»

Зачастую проведение офлайн-мероприятий связано с привлечением спонсоров. Во время онлайн-мероприятий вы также можете пригласить спонсорские компании.

Например, можно предложить провести небольшую трансляцию на тему мероприятия или устроить дискуссионный клуб, в котором модератором выступит представитель спонсорской фирмы.

Обратите внимание: привлекать лучше только те компании, которые могут быть интересны участникам и пересекаются с вашим сегментом бизнеса. В ином случае вы лишь вызовете недоумение и рискуете получить негативные отзывы.

Во время онлайн-мероприятий вы также можете пригласить спонсорские компании. Фото: Andrey_Popov / Shutterstock.com

Рекламные площади

Онлайн-мероприятия можно монетизировать с помощью рекламных площадей, где могут разместиться заинтересованные компании. Если платформа позволяет, можно разместить баннеры и всплывающие окна — это отличный способ включить дополнительные возможности брендинга для партнёров.

Баннеры, к примеру, можно размещать в верхней части экрана во время презентаций, в то время как всплывающие окна лучше подойдут для перерывов между сессиями, поскольку они сильнее отвлекают внимание.

На рекламных площадках можно размещать актуальные предложения и ссылки на сайт рекламодателя, чтобы посетители ознакомились с подробной информацией, поскольку площадь всплывающих окон и баннеров, как правило, ограничена.

Фирменные переходы между докладчиками или слайдами

При переходе между слайдами, докладчиками или темами не упускайте возможности включить спонсорский брендинг. Во время презентаций вы можете добавлять фирменные слайды с логотипами или продуктами компаний.

Сведите текст к минимуму и подчеркните ценность партнёра — выберите изображения, наилучшим способом отражающие компанию.

В дополнение к содержанию слайда о партнёре не забудьте договориться о времени и частоте отображения этого контента во время мероприятия.

Онлайн-мероприятия можно монетизировать с помощью рекламных площадей, где могут разместиться заинтересованные компании. Фото: BestForBest / Shutterstock.com

Для сплочения коллектива

Мастер-классы

Онлайн мастер-класс отлично подойдут, когда нужно провести мероприятие для сотрудников, которые не имеют возможности встретиться в офлайне, но хотят провести время за совместной активностью.

Кулинарные мастер-классы, мастер-классы по пересаживанию цветов, скрапбукинг — вариантов предостаточно! Всё, что нужно сделать, — найти эксперта и пригласить всех сотрудников присоединиться. Идеально, если весь необходимый реквизит для мастер-класса получится разослать с курьером — так, сотрудникам не придется тратить время на подготовку. Если же такой возможности нет, составьте список всего необходимого, указав, где можно приобрести те или иные вещи (например, со ссылками на интернет-магазины) и разошлите как можно раньше, чтобы все успели подготовиться.

Во время мастер-классов участники смогут не только узнать что-то новое, но и пообщаться друг с другом на неформальные темы.

Викторины

Ещё одна идея, направленная на укрепление позитивной атмосферы в коллективе, — викторины.

Тимбилдинг-викторины помогают участникам укрепить навыки работы в команде, поиска решений в форс-мажорной ситуации, развить остроту мышления, скорость реакции и чувство ответственности.

Будет полезно добавить в викторину несколько вопросов, посвящённых компании и сотрудникам. Только не нужно использовать предсказуемые вопросы из серии «в каком году основана наша компания». Вместо этого посвятите вопрос булочке, которая пролежала в холодильнике полгода; странному офисному растению, которому даже дали имя; или самой успешной сделке с клиентом.

Такие вопросы сплотят команду, позволят сотрудникам снова пережить забавные моменты и вспомнить, за что они любят свою работу и коллег.

Будет полезно добавить в викторину несколько вопросов, посвящённых компании и сотрудникам. Фото: fizkes / Shutterstock.com

Совместный киновечер

Во время пандемии люди немного отвыкли от кинотеатров, зато онлайн-кинотеатры набрали бешеную популярность. В конце концов необязательно выходить из дома, чтобы провести вечер за просмотром кино.

Так почему бы не устроить такой киновечер с коллегами? Путём голосования выберите фильм недели и предложите всем присоединиться к совместному просмотру по ссылке.

Не стесняйтесь обсуждать и комментировать происходящее в чате, делитесь эмоциями и впечатлениями. Такие вечера помогут открыть коллег с другой стороны и по-настоящему подружиться. 

При желании киновечер можно сделать регулярным, а после устраивать дискуссии в рамках киноклуба.


Сочетание разных форматов разнообразит ваши онлайн-встречи, поможет собирать полные виртуальные аудитории, удерживать внимание и сделать так, чтобы о ваших ивентах говорили. 

Более того, если онлайн-опыт будет достаточно ярким и запоминающимся, участники вполне могут посетить будущие офлайн-мероприятия.

И конечно, онлайн-встречи важны для удаленных команд, когда сотрудники находятся в разных городах и даже странах, и не могут часто видеться вживую. Совместные активности помогут создать эффект присутствия, сплотиться и почувствоваться надежное плечо коллег.

В начало статьи
1690
8 минут чтения
Поделитесь с друзьями