Осторожно, стресс на работе: 9 ошибок тайм-менеджмента и как их избежать

Ошибка 1. Пытаться вручную структурировать хаос

Когда задачи прилетают с разных сторон, копятся в нескольких ту-ду листах и переполняют распухший ежедневник, пора пересмотреть подход к планированию. 

Что можно сделать: обратиться к технологиям.

• Комбинируйте цифровые инструменты. Например, для организации онлайн-встреч подойдёт российский сервис «Фасти». Он объединяет онлайн-календарь, планировщик и записную книжку. Удобно, что «Фасти» можно интегрировать с Гугл- и Яндекс-календарём: в итоге получается единое пространство для рабочих и личных задач.
• Используйте специализированные B2B-сервисы в работе. Гиблое дело — пытаться регулярно бронировать бизнес-поездки в стандартных агрегаторах и переживать о закрывающих документах. Автоматизируйте этот процесс — заказывайте тревел-услуги на платформе Островок Командировки. Отчётные документы можно будет скачать мгновенно. Отследить тревел-бюджет тоже получится онлайн — бухгалтерия оценит такой подход.   

Ordo ab chao, или порядок из хаоса, сказали бы римляне.

Когда задачи прилетают с разных сторон, копятся в нескольких ту-ду листах и переполняют распухший ежедневник, пора пересмотреть подход к планированию. Фото: Thanadon88 / Shutterstock.com

Ошибка 2. Ставить встречи друг за другом без перерывов

Соглашаетесь на созвоны с перерывом в десять минут с надеждой за это время переключиться, вникнуть в суть задачи и выпить кофе? Такое планирование напоминает карточный домик: одно неверное движение, внеплановое обсуждение микрозадачи, небольшая задержка — и весь план на день рушится. 

Что можно сделать: соблюдать правило «меньше звонков — больше пользы».

• Закладывайте больше времени на перерыв между встречами. Не 10 минут, а 20–30 — будет проще перезагрузиться и сфокусироваться на следующей задаче, а значит, она будет решена быстрее. Только не забудьте настроить уведомления за несколько минут до звонка: например, сервис «Фасти» пришлёт напоминание по почте и в Telegram: успеете спокойно допить кофе и перечитать тезисы для обсуждения. 
• Блокируйте временные слоты. Так внезапно упавшая в календарь встреча не прервёт ваш обед: пусть коллеги знают, когда вас не стоит отвлекать. Также совет пригодится, если вы отправляетесь в командировку и не хотите созваниваться по работе из такси или пока стоите в очереди на регистрацию. 
• Избегайте накладок в расписании. Записали встречу в ежедневник, но не добавили в онлайн-календарь, а коллега тут как тут: увидел свободное время и поставил созвон — и вот у вас два параллельных совещания. Пора доставать маховик времени? Такого не случится, если методично фиксировать всё в онлайн-планировщике. Достаточно отправить ссылку на сервис, и получатель сам выберет свободный слот и назначит встречу. 

Закладывайте больше времени на перерыв между встречами. Фото: Studio Romantic / Shutterstock.com

Ошибка 3. Игнорировать день тишины

День без созвонов, встреч и командировок — не роскошь, а необходимость. Даже два часа покоя могут способствовать развитию новых клеток в тех областях мозга, которые отвечают за память, эмоции и обучение. 

Что можно сделать: коллективно утвердить время без сообщений, уведомлений и зумов.

• Договоритесь с командой. Выберите день в неделе, когда коллеги могут не отвлекаться на созвоны. Здорово, если это золотое правило распространится на другие отделы и станет нормой в компании. Например, в Островок Командировки день тишины — четверг. 
• Закройте в календаре все слоты на 1 рабочий день. Либо установите одну большую еженедельную встречу на 8 часов с названием Focus Time. 
• Держите оборону. Дело за малым — отказываться от созвонов в выбранный день. Однажды к вам в личных сообщениях постучится коллега с просьбой всё-таки пожертвовать временем без встреч — только вам решать, насколько тема этого звонка критична. 

День без созвонов, встреч и командировок — не роскошь, а необходимость. Фото: Dean Drobot / Shutterstock.com

Ошибка 4. Перерабатывать и забывать про время для себя

Постоянная гонка за дедлайнами, проектами, успехом быстро приводит к стрессу и выгоранию, от которых рукой подать до увольнения. Приведём один факт: 84% сотрудников видят в стрессе причину расстаться с компанией.

Что можно сделать: приоритизировать ментальное здоровье. 

• Займите в планировщике отдельные слоты для отдыха. Например, для обеда или получасовой прогулки по парку. Поначалу придётся заставлять себя отрываться от работы, насильно отправляться отдохнуть и чётко говорить нет предложению доделать задачу в выходной. 
• Измеряйте уровень стресса. В планировщике «Фасти» есть такая функция: сервис соберёт данные из приложений здоровья и предложит оптимальное время для встречи. 

Займите в планировщике отдельные слоты для отдыха, например, для получасовой прогулки по парку. Фото: Jacek Chabraszewski / Shutterstock.com

• Позаботьтесь о себе в командировках. Начиная от комфортного времени вылета и прилёта и заканчивая выбором отеля с возможностью раннего заезда или позднего выезда — не пренебрегайте удобством и качественным сном в деловых поездках. 

В Островок Командировки вы можете забронировать ранний заезд в отель, если ваш самолёт или поезд прибывает утром и ждать стандартного времени заселения в 14:00—15:00 не хочется.

Ошибка 5. Увлекаться многозадачностью

Исследователи из Стэнфордского университета считают, что многозадачность и постоянное переключение внимания отрицательно влияют на память. Как следствие, снижается продуктивность, и вот из пяти запланированных на день дел не сделано ни одного. Знакомо?

Что можно сделать: сосредоточиться на главном.

• Пересмотрите приоритеты. Можно обратиться к матрице Эйзенхауэра. Выпишите и распределите все задачи на 4 типа: в первом списке окажутся важные и срочные — их делайте в первую очередь. Во втором — важные и несрочные: с ними сложнее всего, потому что часто до них не доходит дело. Разделите их на этапы и установите промежуточные сроки. Остаются срочные и неважные задачи, которые лучше всего делегировать, а также несрочные и неважные. Последние вычёркиваем из списка. 
• Внесите дела в онлайн-планировщик. Из самых распространённых — Asana, Trello, «Битрикс24», Google Tasks. Возможность вести списки дел есть и в сервисе «Фасти». Градация по приоритетности и визуализация плана помогут быстрее справиться с задачами и не тратить время и ресурсы на переключение.

Исследователи из Стэнфордского университета считают, что многозадачность и постоянное переключение внимания отрицательно влияют на память. Фото: PeopleImages.com — Yuri A / Shutterstock.com

Ошибка 6. Ставить слишком глобальные цели

Корни этой ошибки уходят в нереалистичное планирование: мы сами себя убеждаем, что сможем подготовить годовой отчёт или сделать 30 слайдов презентации за один день. В реальности задача займёт гораздо больше времени, а мы почувствуем себя неудовлетворенными и непрофессиональными, ведь справиться с задачей за установленное время не получилось. 

Что можно сделать: есть слона по частям. 

• Разбейте большую задачу на несколько поменьше. Например, «подготовить командировку» декомпозируется на «оформить приказ», «купить билеты», «забронировать отель». Последние две легко решить с сервисом Островок Командировки.
• Практикуйте технику планирования «1-3-5». Первым делом выполняйте главную задачу дня, а уже после занимайтесь средними и мелкими. Так в конце дня будет виден результат, а значит, получится избежать недовольства собой — по крайней мере, главное дело сделано. 
• Выделите цветами разные по уровню важности задачи. В онлайн-календаре поможет цветовая дифференциация задач: условно, срочные подсвечиваем красным цветом. 
• Добавьте задачи в календарь. Не запутаться в задачах и слотах поможет сервис планирования «Фасти». Кстати, протестировать его можно бесплатно.   

Можно выделить цветами разные по уровню важности задачи. Фото: NicoElNino / Shutterstock.com

Ошибка 7. Бесконечно прокрастинировать

Учёные выяснили, что примерно 20% людей по всему миру — хронические прокрастинаторы, которые намеренно откладывают выполнение необходимых задач. Страшно представить, сколько сотрудников из оставшихся 80% делают это время от времени, столкнувшись с трудным, скучным или просто неинтересным делом. В результате дедлайны начинают гореть, а работник — испытывать стресс. 

Что можно сделать: не будем советовать просто сосредоточиться, вот план получше. 

• Отключите лишние уведомления или уберите телефон подальше. Проверено, это работает. 
• Используйте технику Pomodoro. Она подразумевает работу короткими сфокусированными спринтами по 25 минут с перерывами по 5 минут. После четырёх таких «помидорок» советуем сделать перерыв подольше. 
• Чтобы не забыть про отдых, запишите его в планировщик времени «Фасти». Например, под кодовым названием «Потискать кота».  

Учёные выяснили, что примерно 20% людей по всему миру — хронические прокрастинаторы. Фото: DimaBerlin / Shutterstock.com

Ошибка 8. Путать часовые пояса

Путаница в часовых поясах способна разрушить не только тщательно выстроенный рабочий день, но и, капля за каплей, подмочить репутацию специалиста. Особенно эта проблема актуальна, если по работе приходится часто ездить в командировки или сотрудники любят практиковать воркейшен (работать дистанционно во время путешествий). 

Что можно сделать: автоматизировать процесс с помощью современных технологий. 

• Доверьте время и корректировку часовых поясов цифровому сервису. Так, на платформе «Фасти» система автоматически учитывает разницу во времени и корректирует расписание пользователя — нужно только включить режим «Командировка» и указать локацию и даты поездки. А по возвращении расписание само возвращается в основной часовой пояс. 

«Командировка» — инструмент для тех, кто работает в разных часовых поясах и хочет избежать конфликтов в расписании.

Ошибка 9. Не делегировать задачи

Делегирование — удел не только топ-менеджеров и вашего руководителя. Не стоит стремиться всё делать самому, доверяйте экспертизе и опыту коллег, а также достижениям современной науки. 

Что можно сделать: перестать пытаться сделать всё самостоятельно. 

• Доверяйте подчинённым более сложные задачи. Приверженность пословице «Доверяй, но проверяй» заставляет руководителя порой перебарщивать с микроменеджментом. Попробуйте поручить сотруднику более комплексное дело, чем обычно, но заложить на него больше времени.
• Обращайтесь к более опытным коллегам за советом. Только важно знать меру: есть разница между просьбой посоветовать что-то дельное и перекладыванием ответственности.
• Пользуйтесь благами цифровизации. Нейросети ChatGPT и DeepSeek быстрее вас справятся с составлением краткой выжимки из длинного письма. А чтобы договориться о звонке в сервисе «Фасти», достаточно нескольких кликов.     

Не стоит стремиться всё делать самому, доверяйте экспертизе и опыту коллег. Фото: Gorgev / Shutterstock.com

Что запомнить

• Используйте сервисы для тайм-менеджмента, а рабочие процессы доверяйте специализированным B2B-платформам. Не стоит вручную пытаться укротить хаос. Планировщик встреч «Фасти», сервис по организации деловых поездок Островок Командировки, CRM-системы, решения для ЭДО, нейросети — инструментов для облегчения жизни много.
• Управляйте количеством встреч. Блокируйте слоты в расписании, когда вас не должны тревожить звонками, и увеличивайте перерывы между уже запланированными совещаниями.
• Практикуйте день тишины. Пусть это будет ваш оплот спокойствия и ответ на вопрос «А когда работу работать?!».
• Избегайте переработок. Например, в «Фасти» можно закрыть в календаре временные слоты для отдыха и обеда.
• Расставляйте приоритеты. Вносите все-все ваши задачи в онлайн-планировщик и отмечайте приоритет каждой. Наверняка в списке найдёте что-то неважное и несрочное — такие дела без зазрения совести вычёркиваем.
• Ешьте слона по частям. Разделите глобальную цель на легко достижимые небольшие задачи.  
• Работайте короткими спринтами с перерывом на отдых по заветам техники Pomodoro. Это — и отключённые уведомления — поможет бороться с прокрастинацией.
• Автоматически настраивайте календарь встреч при смене часовых поясов. Так вам не придёт приглашение на зум в 24:00. 
• Делегируйте задачи. Доверяйте коллегам, обращайтесь к опыту бывалых и искусственному интеллекту. 

Стресс — не синоним работы. Надеемся, что эта статья поможет избежать самых частых ошибок планирования, которые приводят к выгоранию.

Реклама. ООО «ГЛС-Консалтинг». Erid: 2Vtzqx2HZiN

Долой стресс!