3,1 тыс.
4 минуты чтенияОплата корпоративной или личной банковской картой
Некоторые компании предоставляют сотрудникам корпоративную банковскую карту, которая привязана к расчетному счету предприятия. Такой способ оплаты удобен тем, что операции совершаются по тому же принципу, что и личной картой, но работодатель имеет прямой доступ ко всем платежам и может быстро запросить любой счет или выписку.
Многие компании также используют корпоративные карты для уменьшения налоговой базы, правда, тут есть несколько особенностей. К примеру, покупки должны соответствовать сфере деятельности компании, иначе у налоговой могут возникнуть вопросы о целесообразности расходования средств. В целом расходы на командировки сотрудников, в том числе бронирование отелей, авиабилетов, трансфера, отлично вписываются в логику корпоративных расходов.
Некоторые компании предоставляют сотрудникам корпоративную банковскую карту, которая привязана к расчетному счету предприятия. Фото: Yulia Grigoryeva / Shutterstock.com
Все средства, списанные со счета, привязанного к корпоративной карте, считаются выданными под отчет работнику, и за них он должен отчитаться. Согласно Трудовому кодексу, на это есть три дня после возвращения из бизнес-поездки.
Отчетные документы, как правило, должны содержать следующие данные:
- название организации и ИНН,
- перечень товаров и услуг,
- сумму,
- дату выдачи документа,
- должность, фамилию и инициалы сотрудника компании-продавца.
Если эти данные уже зафиксированы в кассовом чеке, то необходимость предоставлять другие документы отпадает.
Оплата корпоративной картой на Ostrovok.ru Командировки
На нашем сервисе вы тоже можете выбрать оплату корпоративной картой — закрывающие документы будут сформированы автоматически. Советуем заранее проверить, что карта точно привязана к корпоративному счету компании.
Совершить оплату можно не только в момент бронирования, но и из «Личного кабинета» — для этого перейдите в раздел «Заказы» или «Отчётность», выберите нужный заказ, нажмите «Оплатить картой» и укажите тип карты (корпоративная).
Чтобы не вводить данные карты при последующих бронированиях, можно сохранить её данные.
Напоминаем, что на Ostrovok.ru Командировки вы можете оплачивать не только российские отели, но и зарубежные — это можно делать в рублях, картами российских банков. То же касается авиабилетов и трансферов.
Что касается оплаты личной картой, то алгоритм предоставления отчетности не меняется. Сотруднику достаточно предоставить в финансовый отдел или бухгалтерию заявление о возмещении расходов и приложить к нему все чеки и квитанции, подтверждающие платежи.
Помимо этих двух опций, на Ostrovok.ru Командировки вы также можете выбрать оплату по безналичному расчету по договору или картой после бронирования. Как только заказ будет создан, сформируется счет, и вы сможете оплатить его банковской картой или банковским переводом.
На Ostrovok.ru Командировки вы также можете выбрать оплату по безналичному расчету по договору или картой после бронирования. Фото: Stokkete / Shutterstock.com
Нюанс при оплате гостиничных услуг
Возмещение сотруднику расходов на проживание в отеле осуществляется на основании документов, подтверждающих факт оплаты гостиничных услуг и факт проживания. Помимо факта проживания, счет должен содержать время заселения и выезда, реквизиты отеля, ФИО командированного и стоимость номера. Также в документе должны присутствовать печать и подпись представителя отеля.
При этом подтверждение бронирования не является документом, доказывающим фактическое проживание, поскольку сотрудник в любой момент может отменить заказ или попросту не заехать в отель. А вот документы, подтверждающие оплату за проживание в гостинице могут доказать не только факт оплаты, но и факт проживания. В рамках отчетности такой документ аналогичным образом должен содержать все необходимые данные, указанные выше.
Если работник не смог предъявить документы о проживании в гостинице, то можно запросить справку в отеле. Такая справка должна содержать данные сотрудника и время проживания. Для налоговой инспекции такой документ не имеет большой юридический силы, тем не менее может считаться косвенным подтверждением потраченных средств и служить основанием при компенсации расходов.
Если работник не смог предъявить документы о проживании в гостинице, то можно запросить справку в отеле. Фото: fizkes / Shutterstock.com
Напомним, что на Ostrovok.ru Командировки вы можете самостоятельно скачать все необходимые документы.
- Excel-отчёт с информацией по бронированиям доступен в разделе «Заказы», вам нужно только выбрать нужный заказ с помощью фильтров.
- Отчет по затратам (новое!) поможет контролировать и анализировать все затраты с помощью одного документа. Откройте вкладку «Отчёт по затратам», укажите даты, за которые вам нужен отчёт, скачайте его в формате Excel.
- Закрывающие документы автоматически появляются в «Личном кабинете» в разделе «Отчётность — Закрывающие документы» на шестой рабочий день месяца, следующего за отчётным, или в иные сроки, зафиксированные в нашем договоре оказания услуг.
- Счет или реестр для одного заказа формируется по условиям нашего договора — отдельно по каждому заказу или реестром. Если вам нужно сгруппировать счета по-другому, расформируйте счет в разделе «Неоплаченные счета» и в соседней вкладке («Заказы без счета») сформируйте снова так, как вам удобно. После корректировок готовый счёт появится во вкладке «Отчётность — Неоплаченные счета», откуда его можно скачать.
Мы внимательно следим за тенденциями в сегменте бизнес-поездок, чтобы оперативно реагировать на новости и изменения и предоставлять вам максимально удобный и актуальный функционал. Если у вас есть вопросы и пожелания по работе с системой, вы можете в любой момент поделиться ими с вашим куратором.
