64
3 минуты чтенияСодержание
- Типичные сложности при согласовании поездок
- Как упростить контроль бронирований
- 6 преимуществ функции
Типичные сложности при согласовании поездок
Процесс организации командировок может отличаться в зависимости от размера компании, сложности оргструктуры и правил тревел-политики, но проблемы, с которыми сталкиваются сотрудники, часто идентичны.
Неудобные согласования: участникам приходится переключаться между разными каналами коммуникации, сервисами и программами. Например, в письме отправляется таблица со ссылками на подобранные туруслуги, а затем идёт обсуждение в мессенджере.
Потерянная информация: в потоке электронной почты и сообщений актуальные запросы и ответы сначала можно не заметить, а потом — не найти.
Непрозрачный процесс: сотрудники часто не знают текущего статуса своих запросов. Это приводит к лишним уточнениям, которые отвлекают всех участников от более важных задач.
Двойные бронирования: недопонимания и отсутствие чёткой координации могут стать причиной дублирования бронирований, ненужных расходов и потери времени на отмены и изменения.
Растущие цены: за время длительных согласований стоимость размещения и транспорта в нужные даты нередко увеличивается. Это вынуждает начинать новый круг обсуждений и тратить больше ресурсов.
Как упростить контроль бронирований
Инструменты Островок Командировки помогут автоматизировать процесс организации поездок сотрудников: ускорить выполнение задач, снизить количество ошибок и упростить согласования.
Задайте тревел-политику
Внутренний регламент компании, который определяет правила организации командировок, можно перенести в сервис. Тогда подходящие предложения будут выделены в поисковой выдаче, и бизнес-путешественники, которые бронируют услуги для поездок самостоятельно, смогут выбирать из вариантов, соответствующих тревел-политике.
Задать можно условия бронирования билетов и проживания, а также нормы расходов. Например, для заказа номера настраивается максимальная звёздность отеля, бюджет на сутки и количество дней до заезда, а для авиабилетов — допустимый бюджет на перелёт в одну сторону, соотношение цены выбранного билета к самому бюджетному варианту и другие условия.
В тревел-политику также можно добавить исключения — это удобно, если базовые ограничения не распространяются на конкретных сотрудников, отделы или проживание в конкретных городах и регионах. Подробную инструкцию по созданию и изменению политики вы найдёте в Базе знаний.
При добавлении тревел-политики можно сразу же указать требования к согласованию бронирований.
Настройте согласование бронирований
Вы можете оптимизировать контроль заказа номеров, ж/д и авиабилетов, а также трансферов, исходя из потребностей компании. Определите, в каких случаях сотрудникам нужно отправлять запрос на подтверждение покупки туруслуги, а когда достаточно уведомления о готовом бронировании или согласование не требуется.
Перейдите во вкладку «Схема согласования» → «Добавить» и выберете подходящие настройки.
Функция удобно автоматизирует процесс согласования для нестандартных ситуаций. Например, сотрудник выбирает отель стоимостью 10 000 рублей в сутки при лимите в 9 000 рублей. В этом случае можно указать причину для бронирования конкретного отеля и отправить запрос тревел-менеджеру.
6 преимуществ функции согласования
- Ускоренный процесс: никакой переписки в почте и мессенджерах и лишних согласований — запросы можно отправлять прямо со страницы бронирования.
- Централизованный контроль: согласующий утверждает или отклоняет запросы на бронирования в личном кабинете, там же сохраняется история решений.
- Прозрачная коммуникация: сотрудник может добавить комментарий к запросу, а согласующий — к решению.
- Гибкие настройки: можно согласовывать все бронирования или только некоторые, добавлять разное число согласующих, настраивать допустимое отклонение в стоимости услуги.
- Эффективный контроль бюджета: затраты легко отследить ещё до бронирования.
- Удобная отчётность: запросы по всем заказам выгружаются в Excel-файле.
Чтобы подключить согласование бронирований, пожалуйста, свяжитесь с вашим аккаунт-менеджером или службой поддержки. Подробнее о том, как настроить и использовать функцию, рассказали в Базе знаний.
