Транспортные расходы в командировке: что входит, как оформить и возместить

Содержание

• Транспортные расходы в деловой поездке
• Самолёт
• Ж/д
• Служебный автомобиль
• Такси
• Каршеринг
• Как отчитаться за транспортные расходы
• Что запомнить

Транспортные расходы в деловой поездке

В «Положении об особенностях направления работников в служебные командировки» сказано: бизнес-путешествие начинается одновременно с отъездом от места работы. Это могут быть день вылета, отправления на поезде или автомобиле. Дата возвращения из деловой поездки соответствует времени прилёта или приезда.

Что входит в транспортные расходы:

• оплата авиа- и ж/д билетов до места командировки и обратно;
• проезд на общественном транспорте до аэропорта или ж/д станции, если они находятся за городом;
• постельное бельё при командировке на поезде;
• израсходованный бензин, подтверждённый чеками — в случае поездки на личном, служебном или арендованном автомобиле;
• ремонт служебного автомобиля, если поломка возникла в командировке не по вине водителя.

Нельзя включать в транспортные расходы:

• использование личного автомобиля, которое не было согласовано с работодателем;
• перемещение на такси или каршеринге в месте командировки;
• возмещение расходов на платную дорогу;
• затраты за платную парковку.

Оплата авиа- и ж/д билетов до места командировки и обратно входят в транспортные расходы. Фото: Andrew Angelov / Shutterstock.com

Рассмотрим, как отчитаться и возместить расходы в зависимости от выбранного вида транспорта.

Самолёт

Компания оплачивает билеты на самолёт туда и обратно. Если аэропорт вылета находится за пределами города, работодатель компенсирует расходы на проезд до аэрогавани общественным транспортом.

После командировки работник предоставляет в бухгалтерию билет или маршрутную квитанцию, а также посадочные талоны, которые подтвердят перелёт.

• Как заказать авиабилеты в командировку

Ж/д

Работодатель возмещает сотруднику расходы на ж/д билеты до места командировки. Кроме того, согласно пункту 12 «Положения о командировках», компания оплачивает проезд до ж/д станции, если она находится за городом, а также траты на приобретение постельного белья в поезде.

Для отчётности потребуется предоставить в бухгалтерию ж/д билеты и чеки, а также маршрутную квитанцию. 

• Островок Командировки: ж/д билеты

Работодатель возмещает сотруднику расходы на ж/д билеты до места командировки. Фото: Vladimir Razgulyaev / Shutterstock.com

Служебный автомобиль

При деловой поездке на корпоративном автомобиле работник заполняет маршрутный и путевой листы. По ним будет видно, сколько километров он проехал, а также получится рассчитать количество израсходованного топлива по нормативам, указанным в распоряжении Минтранса № АМ-23-р или установленным в компании. 

В пути работнику необходимо собирать чеки и квитанции, подтверждающие оплату топлива и другие транспортные расходы. Например, ремонт колеса на станции технического обслуживания. 

• Командировка на автомобиле: как оформить

Такси

Если до места командировки работник добирается на такси, то расходы на него оплачивает компания — так гласит статья 168 ТК РФ. При этом работодатель может, но не обязан компенсировать такси при передвижении внутри города. Такие расходы можно оформить как представительские — для отчётности потребуется чек на оплату.

Каршеринг

Как и в случае с такси, работодатель возмещает стоимость услуг каршеринга, если работник отправился на этом виде транспорта к месту командировки. В качестве подтверждающих документов следует предоставить договор аренды автомобиля, скриншот маршрута поездки и чек оплаты.

Использование работником каршеринга в месте бизнес-поездки считается необязательным расходом, и его не требуется возмещать. Однако компании могут указывать в своей тревел-политике, что готовы оплачивать сотруднику затраты на использование арендованной машины. 

Работодатель возмещает стоимость услуг каршеринга, если работник отправился на этом виде транспорта к месту командировки. Фото: My Ocean Production / Shutterstock.com

Трансфер

Согласно пункту 12 «Положения о командировках», работодатель обязан оплачивать проезд до аэропорта или ж/д станции за чертой города, но только на транспорте общего пользования.

Впрочем, некоторые компании возмещают расходы на трансфер. При этом сотрудник должен отчитаться за них: показать чек на оплату трансфера и маршрутную квитанцию.

Чтобы не тратить время на поиск трансферных компаний на месте, рекомендуем забронировать авто ещё до деловой поездки. Например, в сервисе Островок Командировки есть такая услуга: водитель встретит вас с табличкой в аэропорту в указанное время.

• 5 причин заказать трансфер вместо такси

Как отчитаться за транспортные расходы

В течение трёх дней после окончания поездки сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчёт. В документе, помимо прочего, работник прописывает транспортные расходы и прикладывает к ним подтверждающие документы: билеты, маршрутные квитанции, чеки, акты, счета. 

В течение трёх дней после окончания поездки сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчёт. Фото: PeopleImages.com — Yuri A / Shutterstock.com

Что запомнить

• Перед деловой поездкой работнику выдают аванс для оплаты транспортных расходов. Более удобная альтернатива — предварительно забронировать билеты онлайн.
• Работодатель обязан приобрести авиа- и ж/д билеты сотруднику, а также оплатить проезд на общественном транспорте, если аэропорт или ж/д станция находится за городом. При командировке на поезде дальнего следования компания также компенсирует расходы на постельное бельё.
• Если деловая поездка предстоит на служебном автомобиле, сотруднику оплатят расходы на топливо и обслуживание машины, например, вынужденный ремонт в случае поломки, которая случилась не по вине водителя. 
• Работнику должны возместить расходы на такси и каршеринг, если они послужили транспортом для проезда к месту командировки. Чтобы не было разночтений, такие нюансы лучше указать в корпоративной тревел-политике.
• Сотрудник должен в течение трёх рабочих дней после командировки предоставить в бухгалтерию авансовый отчёт. К нему нужно приложить чеки, квитанции и другие документы, которые подтвердят затраты на транспорт.

Мы — за спокойную дорогу до места командировки, без стресса и волнений из-за бюрократии. Всё будет под контролем: при бронировании любых услуг в сервисе Островок Командировки счета, акты и другие подтверждающие документы будут доступны в личном кабинете.

Билеты в командировку

Фото обложки: Dean Drobot / Shutterstock.com