2,8 тыс.
3 минуты чтенияЧто такое тревел-политика и зачем она нужна
Тревел-политика — это документ, который упорядочивает все особенности проведения деловых поездок. Он помогает организовывать командировки с учётом норм и принципов компании.
Благодаря тревел-политике вы можете контролировать расходы, поддерживать эффективность сотрудников и упрощать организацию командировки.
Тревел-политика поможет контролировать расходы, поддерживать эффективность сотрудников и упростит организацию командировки.
Из чего состоит тревел-политика
Обычная структура тревел-политики включает в себя три основных блока:
- Основная часть: здесь указаны цель создания документа, ответственные за внедрение и соблюдение тревел-политики, а также устанавливаются нормы выплат командировочных расходов (они прогнозируются на основе средних командировочных расходов за предыдущий период);
- Процедурная часть: в который подробно расписывается инструкция по организации командировки. Указываются сроки и порядки подачи заявки на деловую поездку, описывается процесс бронирования, порядок сдачи отчета и прочие важные нюансы рабочего процесса;
- Приложения: сюда прикрепляются образцы заявок, служебных записок и отчетов.
Какими бывают типы поездок
Первый и наиболее важный тип — развитие бизнеса. Цель такой командировки — выступление компании на бизнес-выставке, конференции или проведение переговоров с потенциальными клиентами и партнерами. Естественно, в таких поездках важна скорость и качество организации, потому что полученная выгода от сделок обязательно окупит затраты на командировку.
Другой вид командировок направлен на поддержание активности компании. Сотрудник отправляется в бизнес-поездку, чтобы провести тренинг, встретиться с партнерами или провести аудит. При таких поездках имеет смысл стремиться к снижению затрат на их организацию.
Как написать тревел-политику
После того как компания определила для какого вида командировок создаётся инструкция, можно приступать к структуре.
Первый шаг — формирование целей поездки: кратко опишите для чего данная тревел-политика написана и как она связана с принципами вашей компании.
Второй шаг — выбор целевой аудитории, на которую распространяется данная тревел-политика (в некоторых компаниях правила командировок различаются между разными сегментами сотрудников, в таком случае необходимо создать тревел-политику под каждый существующий сегмент).
Третий шаг — составление принципов и правил, регламентирующих порядок:
- оформления виз и паспортов.
- бронирования ж/д-, авиабилетов, номеров в отелях, а также проката автомобилей.
- проживания в отеле, включая питание и развлечения.
- возмещения любых расходов, понесенных во время командировки.
- санкций в случае нарушения тревел-политики.
Последний шаг — коммуникация на компанию. Необходимо уведомить сотрудников о появлении нового документа или изменениях в существующей тревел-политике. Например, можно отправить внутреннюю рассылку документа для ознакомления с указанием ответственного за тревел-политику — он будет отвечать на возможные вопросы.
Чтобы при составлении тревел-политики учесть все нюансы, лучше придерживаться структуры, адаптировав её под ваш бизнес.
Каковы нюансы написания тревел-политики
- Важно прописать порядок отчета о проведенной командировки, а также подчеркнуть необходимость доказательства затрат, для того, чтобы они были учтены.
- При поддерживающей командировке имеет смысл указать даты, за которые должна быть оформлена командировка, так как покупка билетов заранее сильно снижает затраты на их приобретение.
- Иногда возможно найти иной вариант передвижения, например не самолет, а поезд, при котором результаты командировки останутся прежними, а затраты будут меньше.
- Для сокращения затрат следует уменьшать продолжительность командировок (так компания не будет тратить лишние деньги на суточные, выплачиваемые сотруднику).
- Когда речь идет о срочных поездках, необходимо уточнить удаленность места проживания от места проведения переговоров и предполагаемое время в пути.
Как обеспечить соблюдение тревел-политики в компании
Ostrovok.ru Командировки поможет контролировать тревел-политики компании и настраивать их для каждого из сохраненных в профиле менеджеров. Чтобы подключить тревел-политики, пожалуйста, отправьте запрос вашему куратору.
Наш инструмент настроит поиск под необходимые критерии: фильтр «Тревел-политика» на странице поиска отсортирует отели, подходящие для заказа по заданной тревел-политике.
Чтобы забронировать отель:
1. Выберите сотрудника, для которого хотите забронировать отель, или нужную тревел-политику.
2. Поставьте галочку рядом с фильтром «Тревел-политика», чтобы скрыть тарифы, которые не соответствуют условиям заданной тревел-политики.
3. Выберите подходящий отель и нажмите кнопку «Забронировать».
После бронирования вы сможете еще раз убедиться в соответствии выбранного тарифа вашей тревел-политике на странице бронирования, а в случае несоответствия мы уведомим, можете ли вы забронировать этот отель.
Правильно написанная тревел-политика — это ключ к успешным командировкам, при которых компания решит свои бизнес-задачи, сократив время на организацию командировок и денежные затраты.
