20
5 минут чтения
О компании
ГК «Экостандарт» — единая система услуг по охране труда и окружающей среды, инженерным изысканиям и обучению сотрудников. С 1997 года компания решает задачи по экологии и обеспечению производственной безопасности, помогает клиентам стать более ответственными и природоориентированными.
Командировки для компании — основа деятельности: специалисты приезжают на объект клиента и проводят замеры — шума, вибрации, света — а также берут пробы воды, почвы, воздуха и оценивают производственные выбросы.
Как устроены командировки в компании
Большая часть всех бронирований (почти 95%) приходится на выезды специалистов по охране труда и экологии к клиентам на замеры. Оставшиеся 5% — это поездки руководителей, которые отправляются на встречи с заказчиками.
Отдел ресепшен отвечает за организацию всех командировок. Сотрудники подразделения работают в семи городах: Москве, Санкт-Петербурге, Хабаровске, Новосибирске, Екатеринбурге и Севастополе.
География поездок охватывает всю Россию: крупные города, малые посёлки, станицы на юге, населённые пункты Крайнего Севера. Зачастую это локации, где выбор жилья минимален — например, места с месторождениями полезных ископаемых.
Какие проблемы решали и чего достигли
В 2018 году компания поставила цель упорядочить организацию служебных поездок. Для этого необходимо было подключить единого поставщика тревел-услуг. Так как Островок уже был на слуху у сотрудников, «Экостандарт» выбрал платформу для юридических лиц от знакомого бренда.
Рассказываем, какие боли бизнеса удалось закрыть после старта работы с онлайн-сервисом Островок Командировки.
Долгий поиск отелей
❌ Подбор вариантов проживания занимал часы, а забронировать «здесь и сейчас» было невозможно.
✅ Теперь заказ оформляется за несколько кликов с оплатой по счёту и картой, а фильтры отсекают неподходящие варианты.
Раньше ГК «Экостандарт» работала напрямую с гостиницами. Процесс организации поездок растягивался: нужно было найти отели онлайн, обзвонить их, запросить счёт и дождаться оплаты от бухгалтерии. При срочных поездках такой формат не работал: например, когда сотруднику нужно выезжать уже завтра, а документы ещё не готовы.
С подключением сервиса Островок Командировки эта проблема решилась. Сортировка по рейтингу, цене, типу кроватей, расположению и услугам ускоряет выбор, и заказ формируется моментально — не нужно ждать ответа от отеля.
Потеря в деньгах
❌ Отдел вручную связывался с отелями и не успевал сравнить больше пары вариантов по стоимости, из-за чего упускал более выгодные предложения.
При ручном поиске было физически невозможно охватить все отели и апартаменты в конкретном городе. Отдел рассматривал буквально несколько гостиниц и останавливался на одной из них, не зная, что рядом есть более выгодный и комфортный вариант.
✅ Большой объём предложений на единой платформе (>3 млн объектов проживания) позволяет найти оптимальное решение по цене.
Недостаток объектов размещения в регионах
❌ В малых городах и посёлках не получалось забронировать жильё онлайн. Приходилось самим договариваться с частниками.
В таких населённых пунктах не было онлайн-предложений жилья: вахтовики занимали все доступные квартиры и отели либо комнаты сдавали только местные жители. Даже если удавалось заселить выездного специалиста, счета и акты нужно было оформлять вручную на бумаге.
✅ Отдел индивидуального бронирования (FIT) Островок Командировки подбирает варианты у партнёров, даже если в поиске ничего не отображается.
Когда в посёлке нет свободных номеров на нужные даты, ГК «Экостандарт» делегирует подбор жилья отделу FIT в сервисе Островок Командировки: менеджер по индивидуальному бронированию сам предлагает оптимальные по цене отели в ближайших городах, договаривается об условиях и заключает договор.
Лишние запросы в бухгалтерию
❌ Закрывающие документы приходилось запрашивать у коллег и ждать ответ.
✅ Счета и акты приходят автоматически, их можно мгновенно выгрузить из личного кабинета.
У ГК «Экостандарт» есть обязательства перед клиентами: нужно доказать, что сотрудник действительно выезжал на объект и компания понесла расходы. Раньше для этого приходилось каждый раз обращаться в бухгалтерию.
Теперь все закрывающие документы автоматически сформированы под формат ЭДО, а если нужно быстро получить файл для клиента, достаточно пары кликов в личном кабинете, и акты можно сразу отправить для подтверждения выезда.
Риск не заселиться в отель
❌ При внештатной ситуации (например, овербукинге) сотрудник мог не заселиться в отель.
✅ Служба пречека проверяет бронирование заранее. Если обнаруживает риск незаселения, предупреждает клиента и предлагает замену по той же цене.
Раньше овербукинг становился стрессом для всех: сотрудник узнавал о проблеме на месте, и отдел организации командировок экстренно искал альтернативу. Теперь это работает иначе.
Что ещё нравится в сервисе Островок Командировки
Служба поддержки 24/7. Например, сотрудник уже на месте понимает, что что-то идёт не так. В ваучере указан номер телефона сервиса Островок Командировки — работник звонит, и поддержка сама связывается с отелем. Для отдела Екатерины это огромное преимущество: не нужно бросать текущие задачи и включаться в каждый мелкий вопрос.
Мероприятия и аналитика. На встречах клиентов с командой Островок Командировки можно почерпнуть полезную статистику по рынку, прогноз роста стоимости услуг, рекомендации по сокращению затрат. Эти данные важны при планировании тревел-бюджета на следующий год.
Узнаваемость бренда среди сотрудников. У специалистов компании сформирована устойчивая ассоциация: если нужен отель — это к Островок Командировки. Они доверяют сервису и ценят его интуитивно понятный интерфейс.
Заключение
ГК «Экостандарт» получила инструмент, который закрывает все потребности по организации деловых поездок — от подбора отелей и билетов до закрывающих документов. Стало меньше ручной работы, больше контроля над бюджетом и появилась уверенность, что сотрудник в любой точке страны не останется без ночлега.
Островок Командировки — корпоративный сервис для деловых поездок без стресса (и без абонентской платы). Чтобы попробовать его в деле, достаточно оставить заявку на сайте или сразу зарегистрироваться в два простых шага. Присоединяйтесь к более чем 25 000 клиентам, которые уже работают с нами.
