Командировочные расходы в 2023 году: что в них входит, как документально подтвердить

Содержание

• Что входит в командировочные расходы
• Как подтвердить затраты
• Как Ostrovok.ru Командировки упрощает учёт расходов

Что входит в командировочные расходы

Согласно статье 168 ТК, это стоимость проезда и проживания, а также суточные. В командировочные можно включить и другие расходы, которые сотрудник согласовал с работодателем и подтвердил документально (чеками и квитанциями). 

Командировочные затраты, обязательные к возмещению:

• проезд;
• проживание;
• суточные;
• расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
• обязательные консульские и аэродромные сборы;
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
• оформление обязательной медицинской страховки;
• иные обязательные платежи и сборы.

Что компания может возместить работнику по согласованию:

• такси до/из аэропорта или вокзала;
• каршеринг;
• мобильную связь;
• провоз багажа;
• представительские и другие расходы;
• комиссионные сборы;
• курортный сбор.

Эти расходы можно включить в расчёт налога на прибыль или внести в затраты при упрощённой системе налогообложения (доходы минус расходы). 

Каждая организация самостоятельно решает, что будет дополнительно компенсировать работнику, и прописывает эту информацию в корпоративном регламенте — тревел-политике. 

• Как создать универсальную тревел-политику
• Виды деловых поездок и зачем они нужны компаниям

В командировочные расходы входят стоимость проезда и проживания, а также суточные. Фото: Africa Studio / Shutterstock.com

Суточные

Размер суточных у госслужащих составляет 100 рублей, а коммерческие компании могут устанавливать сумму таких ежедневных выплат самостоятельно, прописав это в коллективном договоре или других внутренних регламентах, например, в тревел-политике. Налогообложению не подлежат суточные, которые не превышают 700 руб., если сотрудник направлялся в командировку внутри страны, и не более 2500 руб., для поездок за рубеж.

Суточные выплачиваются за все дни в командировке. Считаются в том числе дни отъезда и приезда, плюс выходные и праздники, которые бизнес-путешественник провёл в деловой поездке. 

При направлении сотрудника в заграничную поездку компания должна взять на себя дополнительные расходы, например, оформление загранпаспорта, визы и обязательной медицинской страховки.

При направлении сотрудника в заграничную поездку компания должна взять на себя дополнительные расходы, например, оформление загранпаспорта. Фото: Tanya_Terekhina / Shutterstock.com

Как документально подтвердить расходы

Расходы в деловой поездке нужно внести в авансовый отчёт. Его необходимо предоставлять в течение трёх дней после окончания бизнес-путешествия. К отчёту прикладывают чеки, квитанции и другие документы, которые подтвердят командировочные затраты. 

Авиаперелёт и ж/д поездка

Сюда входит стоимость билета и сервисный сбор. Подтверждающие документы — билет, а также посадочный талон или справка от авиакомпании о совершённых полётах.

Такси

Чтобы отразить в авансовом отчёте эти расходы, нужно предоставить чек.

• 5 причин заказать трансфер вместо такси

Каршеринг

Вместе с чеком необходимо приложить договор с компанией, которая оказывает услуги каршеринга.

Автомобиль

Если направляетесь в деловую поездку на служебном или своём автомобиле, не забудьте заполнить путевой лист, а также собрать чеки за бензин и парковку. 

Расходы в деловой поездке нужно внести в авансовый отчёт. Фото: Prathankarnpap / Shutterstock.com

Отель

Необходимо предоставить счёт на оплату и чек. Важно помнить, что дополнительные гостиничные услуги подлежат налогообложению:

• обслуживание в барах и ресторанах; 
• обслуживание в номере;
• пользование рекреационно-оздоровительными объектами, например, бассейном.

Компания может возместить сотруднику эти расходы, однако с них придётся платить страховые взносы и НДФЛ.

Как Ostrovok.ru Командировки упрощает учёт расходов

В сервисе можно купить авиа- и ж/д билеты, забронировать отель или другое место проживания, а также заказать трансфер и страховку. Закрывающие документы вы получите прямо в «Личном кабинете».

Алина Семёнова Руководитель Ostrovok.ru Командировки

«В “Личном кабинете” клиент получает сканы закрывающих документов — разные комплекты в зависимости от способа оплаты:

• При безналичной оплате — УПД (универсальный передаточный документ) и акт приёма-передачи БСО (бланк строгой отчётности). При работе с ЭДО закрывающие автоматически направляются клиенту в согласованные сроки.
• При оплате корпоративной картой — УПД и акт приёма-передачи БСО на юридическое лицо и чек (чек приходит на почту). Если клиент работает с ЭДО, закрывающие автоматически приходят на email в утверждённые сроки.
• Если платите личной картой, получаете на электронную почту чек и «Командировочный документ», в котором указана подробная информация о заказе.

Скоро в сервисе будет запущен функционал авансовых отчётов: документ можно будет формировать непосредственно в нашей системе. Это особенно удобно, если все тревел-услуги в поездку заказаны в “Личном кабинете” — не нужно собирать чеки от разных поставщиков. Также в Ostrovok.ru Командировки появится вкладка “Поездка”, где будут собраны все расходы по одному путешествию».

Бронируйте деловую поездку с помощью Ostrovok.ru Командировки — точно не будете переживать, что потеряете квитанцию за полёт или чек за проживание в отеле!

Спланировать командировку

Фото обложки: Mongkolchon Akesin / Shutterstock.com