Содержание

• Какие бывают бизнес-ивенты
• Как подготовиться к бизнес-ивенту
• Как отправить сотрудника в командировку на бизнес-ивент

Какие бывают бизнес-ивенты

Основные отраслевые события — это форумы, конференции и выставки. Разберём каждый формат подробнее.

Форумы. Крупные и зачастую статусные бизнес-мероприятия, например Петербургский международный экономический форум или Восточный экономический форум во Владивостоке. В них участвуют первые лица компаний, а также представители федеральных и региональных властей. Пленарные заседания, сессии и круглые столы ведут топ-спикеры. Собственникам бизнеса, директорам и руководителям направлений участие в форумах помогает укрепить деловую репутацию, наладить диалог с местными властями, найти инвесторов и расширить сеть деловых контактов.

Выставки. Это витрины рынка, где компании демонстрируют свои продукты и услуги. Здесь сотрудники отделов закупок, продаж, маркетинга и других подразделений находят поставщиков, договариваются о сотрудничестве и заключают контракты. Кроме того, выставка — удобная площадка, чтобы оценить предложения конкурентов.

Конференции. События, ориентированные прежде всего на получение новых знаний и обмен опытом внутри отрасли. Участники вместе со спикерами обсуждают исследования, тренды, технологии и практические бизнес-кейсы. Конференции помогают сотрудникам повышать квалификацию и усиливать экспертность компании.

Основные отраслевые события — это форумы, конференции и выставки. Фото: Anton Gvozdikov / Shutterstock.com

Каждый формат бизнес-ивента решает свои задачи. Чтобы поездки на отраслевые события приносили заметный результат, а не просто расходовали бюджет компании, важно заранее определить цели. Для этого полезно ответить на несколько вопросов:

• Какой бизнес-результат вы хотите получить от поездки? Например, новые контракты, укрепление репутации или получение отраслевых знаний.
• Кого стоит отправить, чтобы добиться лучшего эффекта? Это может быть руководитель направления, опытный переговорщик или специалист конкретного департамента — например, IT или HR.
• Можно ли решить задачи поездки онлайн? Если важно побывать на событии, например, чтобы лично собрать больше контактов потенциальных партнёров, то поездка может быть оправданной.

Как подготовиться к бизнес-ивенту

Чтобы деловая поездка не прошла впустую, к ней стоит подготовиться заранее.

Поставить цели. Вместо размытой задачи вроде «наладить контакты» лучше сформулировать конкретную цель. Например: на конференции — изучить новые решения по автоматизации отчётности для финтех-компаний; на выставке — провести переговоры с пятью потенциальными поставщиками и получить от них коммерческие предложения; на форуме — договориться о встрече с представителем крупного холдинга для обсуждения сотрудничества.

Спланировать график. Чтобы поездка была максимально продуктивной, лучше расписать всё по часам. На крупных событиях различные панельные сессии, круглые столы, дискуссии и остальные мероприятия проходят параллельно. Перед поездкой нужно детально изучить деловую программу, чтобы спланировать посещение как можно большего числа интересных событий. Например, это могут быть доклады от признанных экспертов в своей отрасли или обсуждения важной для компании проблемы.

Подготовить инструменты. Нетворкинг будет менее эффективным, если у сотрудника неожиданно закончатся визитки. Перед поездкой стоит убедиться, что их хватит для встреч с потенциальными партнёрами. Если компания участвует в выставке, необходимо заранее подготовить брошюры и презентационные материалы и взять их копии на флешке — при необходимости их можно будет распечатать на месте.

Как отправить сотрудника в командировку на бизнес-ивент

Организация поездки на выставку, форум или конференцию не отличается от обычного делового путешествия. Процесс можно разделить на несколько шагов.

• Оформить документы. В первую очередь издать приказ — компании используют собственные образцы или унифицированную форму Т-9. Дополнительно можно оформить служебное задание с целями и задачами поездки. О том, как правильно заполнить эти документы, мы подробно рассказывали в другой статье.
• Выдать деньги на командировочные расходы. По закону к ним относят затраты на проезд, проживание, суточные и согласованные с компанией представительские траты, например на такси. Размер суточных организации определяют самостоятельно и прописывают эту информацию во внутренних регламентах, например, в тревел-политике. При этом не подлежат налогообложению суточные до 700 рублей в день при поездках внутри страны и до 2500 рублей — при зарубежных командировках.
• Получить авансовый отчёт. После возвращения сотрудник должен в течение трёх рабочих дней предоставить авансовый отчёт. К нему прикрепляют чеки, квитанции, счета и другие финансовые документы, которые подтвердят командировочные расходы.

Чтобы деловая поездка на бизнес-ивент прошла без лишнего стресса, её удобно спланировать через сервис Островок Командировки. На платформе можно загрузить тревел-политику с бюджетными лимитами, в одном окне забронировать билеты и отели, а также оформить дополнительные услуги — например, трансферы или аренду автомобиля. Оплата возможна по счёту, корпоративной или личной банковской картой. После поездки все закрывающие документы доступны в личном кабинете, где также можно заполнить авансовый отчёт онлайн.

Отправиться на бизнес-ивент

Фото обложки: Jacob Lund / Shutterstock.com