Однодневная командировка: как оформить и что учесть

Содержание

• Ограничения
• Оформление
• Оплата
• Транспорт
• Что запомнить

К однодневной командировке относятся деловые поездки с возвращением домой в тот же день без бронирования проживания. Если у компании есть своя тревел-политика, то в ней обычно прописаны условия таких поездок. 

Ограничения

Не все могут поехать в командировку на один день. Например, в списке тех, кого нельзя отправить в деловую поездку, есть: 

• беременные женщины;
• работники в период обучения;
• сотрудники до 18 лет, кроме людей творческих и других профессий, утверждённых перечнем Правительства.

Сотрудников некоторых категорий работодатель может направить в деловую поездку, но только при их письменном согласии. К ним относят:

• женщин с детьми до трёх лет;
• родителей детей-инвалидов;
• сотрудников, которые ухаживают за больными членами своих семей и имеют медицинское заключение;
• родителей-одиночек с детьми до 14 лет;
• опекунов детей до 14 лет;
• сотрудников с детьми до 14 лет, чьи супруги работают на вахте или проходят военную службу;
• родителей с тремя и более несовершеннолетними детьми, возраст младшего из которых не превышает 14 лет.

Женщин с детьми до трёх лет могут направить в деловую поездку, но только при их письменном согласии. Фото: evrymmnt / Shutterstock.com

Оформление

Оформление деловой поездки не зависит от её сроков. И при однодневной, и при более длительной поездке нужны следующие шаги. 

Приказ. Документ готовят по образцу, принятому в компании или по форме Т-9. Иногда дополнительно выдают командировочное удостоверение или служебное задание, но по закону эти документы не обязательно оформлять. 

Проезд. Согласно «Положению о командировках», которое утвердило Правительство России 13 октября 2008 года, работнику необходимо выдать деньги на проезд.

Работнику необходимо выдать деньги на проезд. Фото: MasterKeySystem / Shutterstock.com

Суточные (при необходимости). Если поездка по России — суточные не выплачивают. При заграничной однодневной командировке сотруднику нужно выделить 50% от положенных суточных. Их размер компания устанавливает самостоятельно, но по статье 217 НК РФ не облагаются налогом суточные до 3500 руб. 

Отчёты и чеки после поездки. При однодневном бизнес-путешествии на поезде или самолёте сотрудник собирает все чеки: на билеты, топливо, если поездка была на личном автомобиле или машине компании, и другие расходы. После возвращения важно в течение трёх дней сдать авансовый отчёт.

Транспорт

В бизнес-путешествии можно использовать ж/д транспорт. Например, из Москвы в Ярославль удобно добираться на «Ласточке». Для больших расстояний лучше выбирать самолёт, например, из Санкт-Петербурга в Казань получится долететь за 2,5 часа. Найти и оформить ж/д и авиабилеты для деловой поездки на день удобно в сервисе Островок Командировки. 

Некоторые сотрудники предпочитают ездить в командировки на автомобиле. О нюансах оформления такой поездки рассказали в статье.

Для больших расстояний лучше выбирать самолёт, например, из Санкт-Петербурга в Казань получится долететь за 2,5 часа. Фото: kudla / Shutterstock.com

Оплата

За однодневную командировку сотруднику должны заплатить по его среднему заработку. Правила расчёта есть в Постановлении Правительства РФ № 922 от 24 декабря 2007 года. 

Приведём пример. За последние 12 месяцев у Сергея было 240 рабочих дней в компании «Умные решения». За этот период фирма заплатила работнику 1 млн 320 тысяч рублей. Средний дневной заработок Сергея, который ему должна перечислить компания за деловую поездку на день, составит: 1 320 000 / 240 = 5 500 руб.

Если сотрудника отправят в однодневную командировку в выходной или праздник, то по статье 153 ТК РФ ему должны оплатить работу в двойном размере. Работник может взять дополнительный день отдыха в счёт командировки в нерабочий день, но тогда за поездку он получит зарплату по среднему заработку.

За однодневную командировку сотруднику должны заплатить по его среднему заработку. Фото: Moobin / Shutterstock.com

Что запомнить:

• Однодневная командировка — это деловая поездка, при которой сотрудник в течение дня может вернуться обратно домой.
• Нельзя направлять в такое путешествие на день беременных женщин, сотрудников до 18 лет и работников в период обучения. 
• Для оформления однодневной командировки нужно издать приказ, выплатить аванс и получить отчёты и чеки после поездки.
• Деловую поездку на день оплачивают по среднему заработку. Если путешествие выпало на выходной или праздник, сотруднику положена двойная зарплата, или он может взять дополнительный отгул за отработанный нерабочий день.

Даже однодневная деловая поездка требует продуманной логистики. Планируйте маршрут на сайте или в мобильном приложении Островок Командировки: к услугам бизнес-туриста — ж/д и авиабилеты от 280+ перевозчиков, автомобили в аренду и трансферы. 

Отправиться в командировку

Фото обложки: PeopleImages.com — Yuri A / Shutterstock.com