Пять практик управления расходами, которые помогут оптимизировать работу компании

Пять практик управления расходами, которые помогут оптимизировать работу компании

Рано или поздно перед руководством каждой компании, независимо от ее размеров, возникает вопрос: как выстроить эффективный подход к управлению расходами. Без внедрения необходимых инструментов и ресурсов выработать подходящую стратегию может оказаться непростой задачей.

Традиционно управление расходами требовало от бизнеса больших усилий, трудоемких процессов и привлечения новых технологий. Современные решения сегодня требуют гораздо меньше ресурсов и занимают существенно меньше времени.

Собрали пять практик, которые могут быть полезны вашей компании на любой стадии оптимизации расходов. 

Редакция блога
462
4 минуты чтения

1. Определение приоритетов и создание понятных и прозрачных правил

Не существует универсального подхода, который подошел бы любой компании. Поэтому первый шаг при разработке стратегии управления расходами — это определение приоритетов компании и выработка подходящей политики. Необходимо выяснить, какие потребности в расходах в каждой команде, в разных отделах и у отдельных сотрудников.

Следующая группа вопросов, на который необходимо ответить — какие расходы в вашей организации подлежат компенсации? Отличается ли суточные от отдела к отделу? Какой бюджет компания закладывает на авиабилеты, отели и прокат автомобилей в командировках? Разрешено ли сотрудникам повышение класса обслуживания или опция бизнес-лаунжа при перелетах, или в каких случаях они могут пользоваться корпоративными картами?

Сотрудники также должны иметь четкую инструкцию, поясняющую, какие траты являются корпоративными, и какие документы предоставлять для подтверждения оплаты. В идеале все эти правила должны формировать тревел-политику, которая будет отвечать стратегии расходов, и быть понятной и легкодоступны каждому члену команды.

Первый шаг при разработке стратегии управления расходами — это определение приоритетов компании и выработка подходящей политики. Фото: PaeGAG / Shutterstock.com

2. Упрощение системы отчетности

Если ваша система управления расходов излишне бюрократизирована, содержит множество отчетов и несколько ступеней согласования, это повышает вероятность непреднамеренных ошибок.

Помимо этого, существует риск, что сотрудники будут стремиться завышать расходы, чтобы компенсировать себе неудобства и дополнительную работу, которую им пришлось делать из-за трудностей с системой отчетности. Сложные отчеты деморализуют сотрудников и расходуют больше человеко-часов.

Упрощенная отчетность помогает оперативно утверждать корпоративные расходы, не противореча бюджетной политике компании. В то же время, это не значит, что для согласования трат больше не нужно требовать документы. Для разных типов расходов может потребоваться разная отчетность. Поэтому для оптимизации работы бухгалтерии и снижения нагрузки с менеджеров стоит определить минимальный список требуемых документов для каждого типа расходов.

Для оптимизации работы бухгалтерии и снижения нагрузки с менеджеров стоит определить минимальный список требуемых документов для каждого типа расходов. Фото: David Gyung / Shutterstock.com

Унифицированные платформы позволяют в удобном формате планировать бизнес-поездки на всех этапах. Использование единого инструмента приводит к оптимизации управления расходами, поскольку все этапы (бронирование тревел-услуг, предоставление отчетности, закрывающих документов и др.) происходят в одном месте, что позволяет принимать более взвешенные решения при планировании. 

Весь этот функционал уже реализован на Ostrovok.Командировки — регистрируйтесь в системе, если вы еще не с нами, и мы поможем упростить организацию бизнес-поездок на всех этапах!

3. Своевременная выплата компенсаций

Промедление в возмещении расходов не способствует формированию позитивного опыта. Особенно это болезненно для сотрудников, которые оплачивают траты из собственного кармана, а после запрашивают компенсацию в бухгалтерии. В некоторых случаях для возмещения расходов могут потребоваться недели. А из-за неясности, какие расходы классифицируются как корпоративные траты, а какие считаются личными, в некоторых случаях сотрудники могут и вовсе остаться без выплат. 

Для оптимизации трат и облегчения работы бухгалтерии компании могут обеспечить соблюдение политики расходов в режиме реального времени, внедрив современные корпоративные карты. Корпоративные банковские карты не позволяют совершить оплату, которая не предусмотрена политикой вашей компании, а сотрудники могут быть спокойны при совершении корпоративных трат.

Оплата корпоративной картой доступна и на Ostrovok.ru Командировки! Более того, закрывающие документы по таким операциям формируются автоматически. Вам нужно только убедиться, что карта привязана к счёту компании.

Корпоративные банковские карты не позволяют совершить оплату, которая не предусмотрена политикой вашей компании. Фото: ESB Professional / Shutterstock.com

4. Практика удаленного согласования

В большинстве случаев сотрудникам требуется личное присутствие, чтобы согласовать расходы или получить компенсацию за уже потраченные средства. В эпоху удаленной работы, организация личной встречи для подписания документов может занимать дни или даже недели. Это приводит к замедлению процессов и фрустрации сотрудников. Практика удаленного согласования расходов позволит оптимизировать процессы, и для менеджеров, и для бухгалтерии.

5. Регулярные аудиты

Чтобы определить, насколько хорошо работает ваша стратегия управления расходами, необходимо время от времени проводить аудит. Регулярные проверки могут улучшить работу ваших механизмов контроля расходов и способствуют устранению сбоев в системе. 

Для проведения выборочных проверок рекомендуется выработать подход, который будет фокусироваться на определенных критериях. К примеру, можно провести выборочный в тех сегментах, которые особо чувствительны для вашей компании. Подобная гибкая стратегия позволит сэкономить время и ресурсы при контроле расходов.

Регулярные проверки могут улучшить работу ваших механизмов контроля расходов и способствуют устранению сбоев в системе. Фото: Elle Aon / Shutterstock.com


Последовательное использование практик учета расходов поможет сэкономить время и финансовые ресурсы компании, в то же время повышая качество работы сотрудников. А современные решения будут способствовать эффективному менеджменту трат в соответствии с потребностями вашей компании и команды.

Перейти к организации командировки

В начало статьи
462
4 минуты чтения
Поделитесь с друзьями