76
5 минут чтенияСодержание
- Бронировать через B2C-сервисы
- Не контролировать бюджет
- Заказывать билеты и отели в последний момент
- Рассматривать отели только в центре
- Собирать закрывающие документы вручную
- Упускать выгоду по программам лояльности
- Отказываться от трансфера
Бронировать через B2C-сервисы
B2C-платформы не учитывают потребности бизнеса: в них невозможно создать тревел-политику, автоматически получить закрывающие документы или заполнить авансовый отчёт после деловой поездки. К тому же многие отели, ориентированные на деловых гостей, сотрудничают только с корпоративными платформами.
Любовь Васильева. Руководитель сервиса Островок Командировки.
«Отели заинтересованы в корпоративных клиентах: они обеспечивают загрузку в межсезонье, бронируют заранее и чаще возвращаются. Некоторые объекты вообще работают только с бизнес-сегментом. Чтобы привлекать деловых гостей, отели предлагают специальные цены и условия — их можно найти на платформах для организации командировок».
Не контролировать бюджет
Если в компании нет чётких правил, кто и сколько может тратить на командировку, бюджет быстро выходит из-под контроля. Сотрудники бронируют билеты и отели на своё усмотрение — и часто выбирают варианты дороже аналогичных.
Чтобы взять расходы под контроль, важно заранее прописать лимиты поездки в тревел-политике компании. В документе должно быть указано, сколько может потратить сотрудник конкретного отдела на билеты, проживание и другие расходы.
Отслеживать соблюдение бюджета помогает аналитика. Таблицы и отчёты по бронированиям показывают, насколько поездки укладываются в лимиты, где возникают перерасходы и как командировки в целом влияют на финансы компании. Это позволяет контролировать текущие затраты и точнее планировать бюджет на будущее — особенно в условиях роста цен.
Чтобы взять расходы под контроль, важно заранее прописать лимиты поездки в тревел-политике компании. Фото: insta_photos / Shutterstock.com
Заказывать билеты и отели в последний момент
Бывает, что командировка срочная: сегодня нужно купить билет и забронировать отель, а завтра уже лететь. Но такие ситуации — скорее исключение. Обычно поездки планируются заранее, поэтому, как только определены даты, стоит сразу оформлять бронирование — не откладывая на последний момент.
Любовь Васильева. Руководитель сервиса Островок Командировки.
«Мы рекомендуем компаниям устанавливать минимальный срок бронирования командировки не позднее чем за 14 дней до даты заезда. Иногда разница в стоимости билетов, приобретённых заблаговременно и накануне командировки, может достигать 20–30%. Это правило применимо и к отелям: заранее оформленное бронирование позволяет получить более выгодные цены и воспользоваться специальными предложениями от объектов размещения».
Рассматривать отели только в центре
Центр города кажется логичным выбором: ближе к офисам, проще с логистикой. Но это не всегда выгодно. Во многих городах отличные отели и апартаменты находятся чуть дальше от центра — в пределах 10–15 минут езды — и предлагают аналогичный уровень сервиса по более низкой цене.
Если сотруднику важно остановиться в определённом районе, хорошей альтернативой могут стать апартаменты. Они стоят дешевле отелей, дают больше пространства, часто оснащены оборудованной кухней и рабочей зоной — особенно удобно при длительных поездках.
По данным сервиса Островок Командировки, в первом полугодии 2025 года средняя стоимость ночи в отелях Москвы категории 3–4 звезды составляет от 6600 до 9500 рублей, тогда как размещение в апартаментах обходится бизнес-туристу в среднем в 5400 рублей за ночь.
Если сотруднику важно остановиться в определённом районе, хорошей альтернативой могут стать апартаменты. Фото: PHOTOCREO Michal Bednarek / Shutterstock.com
Собирать закрывающие документы вручную
Сбор чеков, счетов и квитанций по завершении командировки — трудоёмкий процесс. Если документы были забыты или утеряны, приходится дополнительно запрашивать их у отеля, дожидаться сканов и оригиналов по почте.
Чтобы избегать лишней бумажной работы, удобно пользоваться специализированным сервисом. Например, в Островок Командировки все закрывающие документы формируются автоматически и хранятся в личном кабинете. После поездки их можно сразу скачать или отправить в бухгалтерию по электронной почте.
Сбор чеков, счетов и квитанций по завершении командировки — трудоёмкий процесс. Фото: David Gyung / Shutterstock.com
Упускать выгоду по программам лояльности
Бонусные программы помогают снизить затраты на командировки, но компании редко пользуются этой возможностью. Например, полётные мили можно обменивать на повышение класса обслуживания, а баллы использовать для оплаты проживания. Ещё некоторые отели присваивают частым гостям статусы — они дают скидки при следующих бронированиях, бесплатные завтраки и другие особые условия.
В сервисе Островок Командировки можно сохранять карты лояльности отелей, авиакомпаний и ж/д перевозчиков — бонусы будут начисляться автоматически. А ещё работает собственная программа лояльности: за каждое бронирование начисляются сны — внутренние баллы, которыми можно оплачивать будущие заказы по курсу 1 сон = 1 рубль.
Отказываться от трансфера
Такси из аэропорта часто обходится дорого — особенно в час пик, в незнакомом городе или в плохую погоду. Но сотрудники продолжают заказывать его самостоятельно, а компании покрывают эти расходы. В результате — переплаты и сложности с отчётностью.
Чтобы избежать лишних трат, лучше заранее бронировать трансфер. В сервисе Островок Командировки это можно сделать в пару кликов: выбрать класс авто, указать номер рейса и дополнительные пожелания. Водитель встретит с табличкой и поможет с багажом, а в случае задержки рейса подстроится под время прибытия. Такой подход снижает тревожность у сотрудников и упрощает контроль расходов: все поездки фиксируются в личном кабинете компании.
Чтобы избежать лишних трат, лучше заранее бронировать трансфер. Фото: RossHelen / Shutterstock.com
Организация командировок без стресса
С сервисом Островок Командировки удобно организовывать деловые поездки без лишних затрат. В личном кабинете можно:
- создавать тревел-политику с бюджетами на билеты и отели — по сотрудникам и отделам;
- выбирать жильё из 2,7 млн объектов по всему миру — с фильтрами по цене, расположению и другим параметрам;
- подключать дополнительные услуги: страховку, трансфер и аренду авто;
- получать закрывающие документы онлайн сразу после командировки;
- оформлять авансовые отчёты;
- накапливать сны — бонусы за бронирования, позволяющие экономить на будущих поездках.
Чтобы командировки действительно приносили пользу бизнесу, важно наладить систему: с понятной тревел-политикой, прозрачными лимитами и удобной отчётностью. Поможет в этом сервис Островок Командировки — он объединяет бронирования, документы и контроль расходов в одном окне.
Фото обложки: SmartPhotoLab / Shutterstock.com
