Ситуация с коронавирусом: ограничения в странах мира и регионах России
Проверить
Ситуация с коронавирусом: ограничения в странах мира и регионах России
Проверить
Процесс утверждения поездок: как работает и зачем нужен

Процесс утверждения поездок: как работает и зачем нужен

Организация бизнес-поездок может превратиться в хаос: один сотрудник бронирует дорогой невозвратный билет ещё до того, как получил одобрение от финансового отдела, другой выбирает отель на свой вкус, третий — не успевает согласовать командировку с руководством и пропускает важную конференцию.

Вот почему всё больше компаний применяют инструменты автоматизации и запускают процесс утверждения поездок, или approval process.

Редакция блога
227
3 минуты чтения

Как это работает

В общем смысле процесс утверждения — это этапы, которые нужно пройти, чтобы сотрудник смог отправиться в деловую поездку и получить полную компенсацию. 

Например, они могут быть такими:

1. Подготовка приказа о командировке.
2. Выбор авиабилетов и объекта размещения.
3. Согласование с ответственным лицом.
4. Оплата поездки.
5. Формирование закрывающих документов.

Процесс утверждения — это этапы, которые нужно пройти, чтобы сотрудник смог отправиться в деловую поездку и получить полную компенсацию. Фото: NicoElNino / Shutterstock.com

В зависимости от целей и принципов компании процесс утверждения поездок может быть:

  • Централизованным и децентрализованным. В первом случае все полномочия по утверждению поездок находятся у одного сотрудника или группы сотрудников (например, команды тревел-менеджеров), что обеспечивает высокий уровень контроля. Во втором — сотрудники имеют более высокий уровень мобильности и самостоятельно бронируют деловые поездки или согласовывают их со своим менеджером.
  • Активным и пассивным. В первом случае бронирование осуществляется только после подтверждения (и возникает риск упустить выгодные тарифы или наличие номеров/билетов), во втором — подтверждается уже оформленное бронирование.
  • Предварительным и окончательным (pre-trip и post-trip approval). В первом случае командировку полностью утверждают до её начала, что позволяет зафиксировать расходы и произвести предоплату. Во втором случае командировка утверждается уже после возвращения сотрудника, а значит, возникает риск не получить полную компенсацию.

В зависимости от целей и принципов компании процесс утверждения поездок может быть разным. Фото: Indypendenz / Shutterstock.com

Зачем нужен процесс утверждения

По отзывам компаний, такой процесс в совокупности с инструментами автоматизации помогает:

  • Соблюдать тревел-политику

Все особенности проведения деловых поездок с учётом норм и принципов компании можно зафиксировать в одном документе — тревел-политике. Однако без упорядоченного процесса утверждения командировок некоторые сотрудники могут не подчиняться этим правилам и пытаться «обойти систему». Процесс утверждения поездок гарантирует, что тревел-политика будет соблюдена.

Подробнее о том, как создать универсальную тревел-политику можно почитать здесь.

Процесс утверждения поездок гарантирует, что тревел-политика будет соблюдена. Фото: View Apart / Shutterstock.com

  • Добиться финансовой прозрачности и сэкономить

Процесс утверждения помогает рассчитать и зафиксировать все расходы на командировку ещё до её начала, а в перспективе проанализировать их и найти возможности для оптимизации. Процесс утверждения с чётко прописанными сроками также снижает количество поездок «последней минуты», а значит, и риски излишних трат — если бронировать авиабилеты и проживание заранее, больше шансов найти выгодные тарифы.

  • Избежать бумажной работы и ручных ошибок

При организации бизнес-поездок не стоит полагаться на устные договорённости и ручное заполнение документов: это может привести к ошибкам, дублированию или потере запросов. Автоматизированный процесс организации поездок снижает количество ручного труда, а значит, и ручных ошибок.

Следите за анонсами

В начале 2022 года Ostrovok.ru Командировки представит автоматизированный процесс согласования, который практически исключает ручную работу. Всё взаимодействие по согласованию перейдёт в онлайн-систему бронирования, или OBT (Online Booking Tool).

  • Обеспечить комфорт сотрудникам

Утверждение поездок — это не попытка держать сотрудников в ежовых рукавицах, а экономия их времени и сил. Если процессы налажены и автоматизированы, для организации командировки нужно выполнить несколько понятных шагов, а не лавировать между эйчарами, финансовым отделом и непосредственным руководителем.

Подготовьтесь к переменам

Переход к новому, даже самому удобному процессу, может стать стрессом для сотрудников. Ознакомьте сотрудников с основными особенностями нового процесса ещё до запуска, обозначьте тестовый период и по его окончании соберите обратную связь.

Чем может помочь Ostrovok.ru Командировки

Для корпоративных клиентов Ostrovok.ru Командировки скоро будут доступны инструменты для запуска approval process. Они дополнят уже существующую в «Личном кабинете» опцию тревел-политики

  • Вы создаёте тревел-политику и прописываете все ограничения — например, максимальную стоимость номера в отеле или необходимость согласования;
  • тревел-политика закрепляется за сотрудником или группой сотрудников;
  • при поиске отелей у каждого тарифа стоит отметка о том, соответствует ли он условиям тревел-политики. Также все подходящие варианты можно отсортировать по фильтру «Тревел-политика».

Для корпоративных клиентов Ostrovok.ru Командировки скоро будут доступны инструменты для запуска approval process. Фото: Rawpixel.com / Shutterstock.com


Если сейчас у вас есть вопросы или комментарии по настройке или работе тревел-политик на Ostrovok.ru Командировки, пожалуйста, поделитесь ими с куратором.

Мы обязательно оповестим вас сразу, как только запустим новый функционал по процессу согласования бизнес-поездок.

Бронировать на Ostrovok.ru Командировки

Тэги: для корпоративных клиентов
В начало статьи
227
3 минуты чтения
Поделитесь с друзьями
Ситуация с коронавирусом: ограничения в странах мира и регионах России
Проверить