Содержание

• Служебный автомобиль
• Личный автомобиль
• Арендованный автомобиль
• Каршеринг

Служебный автомобиль

Иногда организация предоставляет командированному сотруднику служебный автомобиль. В этом случае водитель обязан пройти медицинский осмотр, а работодатель — провести техосмотр транспорта. Водителю стоит помнить, что за рулём он должен находиться не более 9–10 часов в течение дня.

Как оформить

Работодатель издаёт приказ о направлении в командировку. Можно использовать унифицированную форму или составить собственный бланк. Для этого в форме Т-9 после пункта «с целью» нужно добавить дополнительную строку — «Проезд к месту командировки». В ней указывают, что поездка будет осуществляться на служебном автомобиле, и уточняют марку, модель и госномер транспорта. 

Согласно пункту 7 «Положения о командировках», у работника должна быть на руках служебная записка с фактическим сроком пребывания в деловой поездке. Образец такого документа есть в статье. Кроме того, необходимо взять с собой в дорогу маршрутный и путевой листы, а также свидетельство о регистрации транспортного средства.

В этом случае водитель обязан пройти медицинский осмотр, а работодатель — провести техосмотр транспорта. Фото: Standret / Shutterstock.com

Как подтвердить расходы

Заполнить маршрутный и путевой листы, авансовый отчёт, а также приложить к документам счета, чеки и квитанции на топливо и другие расходы на автомобиль. Также необходимо отдать работодателю заполненную служебную записку с отметками от принимающей стороны.

Личный автомобиль

Сотрудник может поехать в командировку на своём автомобиле и получить от компании компенсацию. Работодатели ориентируются на нормы возмещения для легковых автомобилей в зависимости от объёма двигателя:

• до 2000 куб. см — 2400 руб. в месяц;
• более 2000 куб. см — 3000 руб. в месяц. 

Компания имеет право установить и более высокую сумму компенсации, но тогда эти расходы придётся брать из прибыли компании: на разницу будут распространяться НДФЛ и страховые взносы.

Сотрудник может поехать в командировку на своём автомобиле и получить от компании компенсацию. Фото: PV productions / Shutterstock.com

Как оформить

Как и в случае со служебным автомобилем, нужно выпустить приказ о направлении в командировку, а также подготовить служебную записку, маршрутный и путевой листы. Важно: заключается соглашение об использовании автомобиля либо договор аренды машины.

Соглашение оформляют в свободной форме. В нём прописывают данные автомобиля (госномер, уникальный идентификационный код VIN, марку, модель, объём двигателя и другие характеристики), статьи расходов (бензин, информацию по ремонту и износу транспорта), условия возмещения затрат и сроки выплаты компенсации. Форму соглашения можно скачать по ссылке.

В договоре аренды автомобиля указывают данные о транспортном средстве (марку, модель, госномер и другую информацию), сроки, стоимость и условия аренды. Образец можно посмотреть здесь.

Соглашение оформляют в свободной форме. Фото: Lek_charoen / Shutterstock.com

Как подтвердить расходы

В бухгалтерию нужно предоставить заполненную служебную записку с отметками принимающей стороны, маршрутный и путевой листы, а также авансовый отчёт с чеками и квитанциями за топливо и другими расходами, например, затратами на оплату парковки (если последнее заранее согласовано с руководством).

• Командировочные расходы: что в них входит, как документально подтвердить

Арендованный автомобиль

Часто сотрудники бронируют автомобиль по прилёте в аэропорту, но можно взять машину напрокат на несколько дней и в своём городе, чтобы комфортно добраться до места командировки.

Как оформить

Необходимо прописать во внутреннем документе компании, например, в положении и командировках или тревел-политике, что сотрудник может использовать арендованный автомобиль. Также нужно издать приказ о направлении в командировку.

Как подтвердить расходы

Кроме служебной записки, маршрутного и путевого листов, работник предоставляет договор с прокатной компанией, а также акт приёма и возврата машины. Чтобы подтвердить расходы, нужно составить авансовый отчёт и приложить к нему все бухгалтерские документы. Например, счёт на оплату арендованного авто и квитанция к нему, чеки за топливо.

Чтобы подтвердить расходы, нужно составить авансовый отчёт и приложить к нему все бухгалтерские документы. Фото: AnnaStills / Shutterstock.com

Каршеринг

Каршеринг — это аренда автомобиля на короткий срок. Такая услуга подойдёт если до места командировки можно добраться за нескольких часов.

Как оформить

Сотруднику для поездки на каршеринге необходимы приказ об отправлении в командировку и служебная записка.

Как подтвердить расходы

Понадобится договор аренды автомобиля — его можно скачать из личного кабинета в приложении прокатного сервиса. Также в личном кабинете программы нужно сделать скриншот маршрута поездки, распечатать его и приложить к служебной записке. Дополнительно к авансовому отчёту сотрудник предоставляет чек оплаты каршеринга. Его легко выгрузить из приложения. 

Работодатель имеет право не учесть некоторые расходы при использовании каршеринга, например, если автопрокатная компания назначила штраф водителю за превышение скорости или неправильную парковку.

Сотруднику для поездки на каршеринге необходимы приказ об отправлении в командировку и служебная записка. Фото: Scharfsinn / Shutterstock.com

Если вы цените свободу передвижения и предпочитаете путешествовать по делам компании на машине, сервис Ostrovok.ru Командировки поможет подобрать и арендовать комфортный автомобиль — все тревел-услуги собраны в одном месте. 

Организовать командировку

Фото обложки: maxbelchenk / Shutterstock.com