Как оформить командировку: пошаговый план

• Оформить приказ о командировке
• Получить аванс и суточные
• Забронировать билеты и отель
• Заполнить авансовый отчёт

Оформить приказ о командировке

Сотрудника направляют в поездки на основании письменного решения работодателя. Часто для этого выпускают приказ или распоряжение — это наиболее привычный и удобный формат.

Работника стоит ознакомить с документом под подпись до начала поездки. Это позволит компании подтвердить, что сотрудник вовремя узнал о датах и задачах командировки.

Составлять служебное задание и командировочное удостоверение по закону необязательно. Служебная записка тоже нужна не всегда: она требуется лишь в отдельных случаях, чтобы подтвердить фактический срок поездки — например, когда сотрудник едет на личном или служебном транспорте либо у него отсутствуют проездные документы и чеки на проживание.

• Новое положение о командировках с 2025 года: главные изменения

Работника стоит ознакомить с документом под подпись до начала поездки. Фото: insta_photos / Shutterstock.com

Получить аванс и суточные

Компания обязана выдать сотруднику аванс на командировочные расходы. Согласно статье 168 ТК РФ, в них входят:

• проезд;
• проживание;
• суточные;
• иные расходы, например, затраты на оформление визы, если работник направляется в заграничную командировку.

Размер суточных компания определяет самостоятельно, однако стоит учесть: по статье 217 НК РФ, не облагаются налогом суммы в размере до 700 руб. в день при поездке по России и до 2500 руб. при командировке за границу.

Работодатель может возмещать и другие расходы, связанные с поездкой, например на такси или справочные материалы. Главное при этом — получить разрешение или уведомить руководителя.

• Как оплачивается работа в командировке: ответы на частые вопросы

Забронировать билеты и отель

Приобрести тревел-услуги можно разными способами: 

• Самостоятельно. В этом случае сотрудник сам оформляет билеты и отели. Лучше всего для этого подходят специализированные сервисы бронирования, например, к таким относится Островок Командировки. Работник выбирает отели, билеты, страховку, трансфер или машину в аренду согласно тревел-политике компании, а руководитель при необходимости согласовывает бюджет. Сделать это можно бесшовно, не покидая систему. Услуги можно оплатить утверждённым способом: по счёту, корпоративной или личной картой. 
• Через тревел-менеджера. В некоторых организациях вопросами оформления билетов и отелей для командировок занимается тревел-менеджер. Иногда он также отвечает за контроль над поставщиками услуг.
• Через агентство делового туризма. Вариант, когда организация поездок отдаётся на аутсорс. Заказчик подаёт заявку в бизнес-тревел-агентство по телефону или электронной почте, где указывает направление командировки, данные о сотруднике и особые пожелания по билетам и отелю. Обычно агентство устанавливает сервисный сбор — в этой статье рассказали, как это работает.

В некоторых организациях вопросами оформления билетов и отелей для командировок занимается тревел-менеджер. Фото: Alexey Smyshlyaev / Shutterstock.com

Заполнить авансовый отчёт после возвращения

Чтобы отчитаться за командировочные расходы, нужно оформить авансовый отчёт в течение трёх рабочих дней после деловой поездки и сдать его в бухгалтерию. 

Авансовый отчёт — это документ, в котором сотрудник отчитывается о затратах на проезд, проживание, суточных и других согласованных с компанией расходах. Чтобы документ приняла бухгалтерия, нужно приложить к нему все соответствующие чеки и квитанции. 

• Как оформить авансовый отчёт

Как упростить оформление командировки

С помощью сервиса Островок Командировки можно заказать отели, ж/д и авиабилеты, трансфер и страховку, а также ускорить связанные с деловой поездкой бизнес-процессы. 

• Так, пользователь может мгновенно скачать закрывающие документы по каждому заказу. 
• Есть возможность заполнить и скачать авансовый отчёт, не покидая систему, прикрепить фотографии квитанций и чеков, указать суточные. 
• В сервисе легко закрепить тревел-политику для каждого сотрудника с фиксированным бюджетным лимитом на покупку тревел-услуг. 

Есть ещё 9 причин попробовать сервис Островок Командировки: от выгодных B2B-тарифов до программы лояльности.

С помощью сервиса Островок Командировки можно заказать отели, ж/д и авиабилеты, трансфер и страховку. Фото: insta_photos / Shutterstock.com

Упрощайте оформление деловых поездок в компании с Островок Командировки: переводите документооборот в онлайн и автоматизируйте бронирование тревел-услуг, чтобы освободить время для других не менее важных дел (а они всегда найдутся). 

Зарегистрироваться