19
6 минут чтенияСодержание
- Выгодно за счёт Б2Б-тарифов
- Закрывающие документы доступны онлайн
- Удобно бронировать без агентства
- Жильё — почти по всему миру
- Легко организовать зарубежную деловую поездку
- Все бронирования под контролем
- Просто управлять тревел-бюджетом
- Согласования прямо в сервисе
- Можно копить баллы лояльности — сны
Выгодно за счёт Б2Б-тарифов
Иногда кажется, что проще бронировать проживание на агрегаторах для обычных путешествий или напрямую на сайтах отелей. Но для бизнеса такие варианты часто оказываются дороже.
Бибигуль Науменко, компания Hoff:
«При каждом бронировании сравниваем цены на других агрегаторах и напрямую у поставщиков. В 98% таких кейсов выигрывает Островок Командировки».
У сервиса Островок Командировки есть прямые контракты с поставщиками, что открывает доступ к выгодным Б2Б-тарифам. Мы работаем без посредников с более чем 220 000 объектов размещения по всему миру — это позволяет нашим клиентам экономить без потери качества.
Закрывающие документы доступны онлайн
Представьте ситуацию: сотрудник вернулся из командировки, в течение трёх дней ему нужно сдать авансовый отчёт, но он не может это сделать, потому что потерял чеки в дороге. Бухгалтерия нервничает и ежедневно требует документы, отель не спешит отправлять запрошенные копии квитанций, а сотрудник переживает из-за нарушенных сроков и возможного выговора от руководства. Знакомый стресс?
С Островок Командировки ситуации с недостающими чеками исключены. После завершения поездки все закрывающие документы автоматически формируются в личном кабинете. Оригиналы отправляются по ЭДО, а сотрудник за пару минут заполняет онлайн-форму авансового отчёта и отправляет её в свою бухгалтерию.
Ольга Шумакова, компания «Зумлион»:
«Всё очень чётко работает в программе: счета формируются в личном кабинете, откуда бухгалтер их может скачать и отдать на оплату, также есть возможность загружать отчёты о заказах для сверки данных. Удобно, что доступен электронный документооборот».
В авансовом отчёте можно добавить не только обязательные расходы на проезд и проживание, но и представительские, например, за проезд на такси.
Удобно бронировать без агентства
Некоторые компании обращаются к специализированным агентствам, чтобы не тратить своё время на организацию командировок. Так они делегируют посредникам бронирование билетов, отелей и других бизнес-услуг — но за эту работу приходится платить дополнительные комиссии агентам.
Островок Командировки предлагает единое окно бронирований всего, что нужно для деловой поездки: подходящих авиа- и ж/д билетов, отелей, трансферов и аренды авто. Если необходимо заказать переговорную, проверить информацию об отеле или изменить условия оплаты — с этим помогут личный куратор и круглосуточная служба поддержки. И всё это без скрытых комиссий агентств.
На платформе можно создать кабинеты с разными доступами для любого сотрудника, чтобы человек мог самостоятельно организовать свою бизнес-поездку в рамках правил компании. Такой тренд уже давно существует: по нашим данным с 2023 по 2025 год число пользователей, которые оформляли командировки самостоятельно, выросло на 56%.
Елена Зеленова, компания «ПЕНОПЛЭКС»:
«Когда мы начали работать с Островок Командировки, надеялись решить вопрос с разницей в цене при бронировании гостиниц: сотрудники жаловались, что цены на отели в агентствах гораздо выше, чем цены на онлайн-сервисах бронирования. Сейчас такой проблемы практически нет: цены у Островок Командировки либо сравнимы с другими, либо ниже».
В сервисе для каждого сотрудника можно назначить свою роль с определёнными функциями.
Жильё — почти по всему миру
В мегаполисах всегда большой выбор отелей. Сложности начинаются в небольших городах, где нет сетевых отелей. Приходится искать частные квартиры, подписывать договор с хозяином и вручную собирать акты для отчётности.
С Островок Командировки нет проблем с жильём — в сервисе доступно более 2,9 млн отелей и апартаментов по всему миру. Вы легко забронируете апартаменты даже в маленьком городе и получите полный пакет документов для бухгалтерии.
Любовь Васильева, руководитель сервиса Островок Командировки:
«В некоторых регионах не хватает классифицированных отелей, и там апартаменты — единственный доступный и при этом комфортный вариант размещения для бизнес-туристов. По нашим данным, квартиры зачастую обходились компаниям дешевле, чем отели. Например, в 2025 году средняя стоимость ночи в квартире составила 4100 рублей, а в отеле категории 3* — 5600 рублей. Все апартаменты, размещаемые на нашей платформе, проходят обязательную модерацию и проверку. Без этого они не допускаются к продаже — таким образом мы обеспечиваем нашим клиентам надёжность и качество каждого объекта».
В фильтре можно сразу выбрать нужные типы размещения, чтобы платформа показала только подходящие варианты.
Легко организовать зарубежную поездку
Главная сложность заграничных командировок — валютные расчёты и перевод документов. По закону компания должна выдать аванс для оплаты проезда, проживания и других командировочных затрат в валюте государства, куда направляется сотрудник. А ещё придётся просить у иностранного перевозчика и отеля закрывающие документы, которые затем нужно переводить на русский язык, чтобы бухгалтерия смогла отчитаться перед налоговой.
В Островок Командировки при бронировании зарубежной поездки все цены фиксируются в рублях, поэтому можно не волноваться, что сумма изменится из-за курса валют. Оплатить заказ легко российскими рублями по счёту, корпоративной или личной картой. Все закрывающие документы будут на русском языке — бухгалтерия сможет принять их для отчётности.
Все бронирования под контролем
С Островок Командировки не случится историй, когда сотрудник приехал заселяться в отель, а номер оказался занят другим гостем. В сервисе работает отдел Pre-Check — специалисты связываются с местом размещения до заселения гостя, чтобы проверить все детали бронирования.
Михаил Куваев, компания «Нева Технолоджи»:
«Очень нравится опция Pre-Check — я могу быть уверен, что бронирование проверено и мои коллеги гарантированно заселятся в отель. За более чем тысячу заказов можно по пальцам одной руки пересчитать сложности при заезде или проблемы с бронированием, и это, безусловно, заслуга сервиса».
Просто управлять тревел-бюджетом
Бывает, что в компаниях нет чётких правил, сколько денег можно потратить на командировку. Тогда сотрудники бронируют самые удобные для себя билеты и номера в пятизвёздочных отелях — и при этом не думают о затратах. Даже если в компании есть тревел-политика с условиями по бюджету, всё равно нужно фактически следить, чтобы работники не тратили на проезд, проживание и другие командировочные расходы денег сверх нормы.
В Островок Командировки можно привязать тревел-политику к личному кабинету каждого сотрудника или целого отдела. А ещё установить бюджет и добавить конкретные условия: например, по бронированиям рейсов с определённым классом обслуживания или отелей не выше заданной звёздности.
Любовь Васильева, руководитель сервиса Островок Командировки:
«Чёткая тревел-политика, с одной стороны, даёт возможность бизнес-путешественникам самостоятельно выбирать удобное размещение, а с другой — ограничивает их желания лимитом компании».
В тревел-политике можно задать исключения — например, увеличить максимальный бюджет для конкретного города.
Согласования прямо в сервисе
Иногда бывают срочные командировки. Сотрудник бронирует перелёт и отель на завтра, но из-за близости дат не укладывается в привычный бюджет. В такой ситуации приходится обращаться к руководству за одобрением перерасхода. Важно, чтобы это согласование не терялось в мессенджерах в виде простого «ок», а было зафиксировано официально. Это избавит от лишних вопросов со стороны финансовой службы при проверке трат.
В Островок Командировки функция согласования встроена в процесс бронирования. Если заказ выходит за рамки тревел-политики (например, стоимость билета превышает лимит), сотрудник отправляет запрос на согласование и при необходимости указывает причину. Руководитель или ответственный менеджер мгновенно получает уведомление на почту и в личном кабинете — остаётся лишь одобрить или отклонить запрос.
В функции согласования можно подключить дополнительные опции: например, не отправлять на повторное утверждение, если в процессе подтверждения цена немного повысилась.
Можно копить баллы лояльности — сны
В Островок Командировки за каждое бронирование проживания пользователю начисляются сны. Это баллы программы лояльности, которые можно тратить на будущие поездки — как по работе, так и в личных целях.
Накопленные баллы особенно удобны для блэже-поездок, когда сотрудник по договорённости с руководителем остаётся в месте командировки на выходные, чтобы отдохнуть. Чтобы сэкономить, оплатить проживание в эти нерабочие дни можно накопленными бонусами по курсу 1 сон = 1 рубль.
Михаил Куваев, компания «Нева Технолоджи»:
«Конечно же, очень приятно иметь дополнительный бонус в виде баллов программы лояльности. Накопленные баллы я регулярно использую для оплаты собственных поездок».
Переходите на сторону планирования без стресса — попробуйте сервис Островок Командировки, чтобы ваша следующая поездка прошла как по маслу.
