Содержание

• Оформление
• Условия въезда
• Командировочные расходы
• Бронирование билетов, отеля и трансфера
• Способы оплаты в командировке
• Отчётность о поездке

Оформление

Любая командировка, неважно, по России или за рубеж, начинается с выпуска приказа. В некоторых компаниях до оформления приказа необходимо написать служебную записку, чтобы согласовать деловую поездку. 

Как ознакомитесь с приказом, напишите заявление на получение аванса, чтобы забронировать билеты и гостиницу. Для расчёта суммы аванса ориентируйтесь на внутренние документы компании — на положение о командировках или тревел-политику. В них прописываются размер суточных по России и за границей, денежные лимиты на заказ услуг и другие ограничения.

Как ознакомитесь с приказом, напишите заявление на получение аванса, чтобы забронировать билеты и гостиницу. Фото: A_stockphoto / Shutterstock.com

Условия въезда

Уточните на сайте МИДа и консульства страны, что нужно для оформления визы, и требуется ли в вашем случае въездной документ. Срок оформления может существенно отличаться в зависимости от направления. Так, если вы собираетесь в командировку в страны Евросоюза, закладывайте не менее полутора месяцев: нужно будет записаться в визовый центр, собрать полный пакет документов, включая выписку из банкового счёта, приглашение от делового партнёра и медстраховку. Последнюю можно заказать в составе отельного бронирования в Ostrovok.ru Командировки.

Хотя строгие COVID-ограничения по всему миру сняты, не будет лишним уточнить оставшиеся санитарные ограничения. Например, у пассажиров, прибывающих в Таиланд, могут взять ПЦР-тест на коронавирус, если есть симптомы простудного заболевания, а в Израиле туристам нужно иметь страховку, покрывающую лечение от COVID-19. 

Хотя строгие COVID-ограничения по всему миру сняты, не будет лишним уточнить оставшиеся санитарные ограничения. Фото: Viacheslav Lopatin / Shutterstock.com

Возмещение расходов и суточные

Кроме проезда и проживания, компания возмещает обязательные расходы для командировки за рубеж:

• оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
• консульские и аэродромные сборы;
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
• оформление обязательной медицинской страховки;
• иные необходимые платежи и сборы.

Также работодатель выдаёт суточные в иностранной валюте на все командировочные дни за границей и в рублях — на дни, когда работник находится в пути на территории России. 

Размер суточных компания устанавливает сама и указывает эту информацию во внутреннем регламенте. Согласно статье 217 Налогового кодекса России, налогообложению не подлежат суточные до 2500 рублей за один день в заграничной деловой поездке.

Размер суточных компания устанавливает сама и указывает эту информацию во внутреннем регламенте. Фото: Africa Studio / Shutterstock.com

Проезд, проживание и трансфер

Необходимые тревел-услуги удобно забронировать в Ostrovok.ru Командировки. Тогда сможете оплатить заказ удобным способом: личной или корпоративной картой российского банка, по счёту или на месте. Проблем с закрывающими документами тоже не возникнет — счета и акты автоматически появятся в «Личном кабинете». 

Чтобы быстро добраться из аэропорта или вокзала до отеля, закажите трансфер — водитель встретит вас с табличкой и подождёт, если рейс задержится.

Большую часть услуг рекомендуем оплатить заранее, чтобы не беспокоиться об этом на месте.

Чтобы быстро добраться из аэропорта или вокзала до отеля, закажите трансфер — водитель встретит вас с табличкой и подождёт, если рейс задержится. Фото: alexfan32 / Shutterstock.com

Оплата услуг во время поездки

С марта 2022 года карты российских банков перестали работать за рубежом, поэтому пользуйтесь другими способами оплаты:

• Наличные. Возьмите с собой наличную валюту с запасом. Рассчитайте не только суточные, но и деньги на непредвиденные представительские расходы, на такси или общественный транспорт. 
• Карта зарубежного банка. В большинстве стран для оформления карты нужно личное присутствие и дополнительные условия, например, вид на жительство или договор аренды жилья. За срок до 10 дней можно выпустить карту Visa или MasterCard в Беларуси, Кыргызстане и Казахстане.
• Кобейджинговая карта. Это банковская карта с двумя платёжными системами. Например, вы можете выпустить карту российского банка «Мир» и UnionPay и расплачиваться в странах, где работает китайская платёжная система.

С марта 2022 года карты российских банков перестали работать за рубежом, поэтому пользуйтесь другими способами оплаты. Фото: I AM NIKOM / Shutterstock.com

Отчётные документы

Во время деловой поездки необходимо собирать чеки и квитанции, чтобы в течение трёх дней после возвращения приложить их к авансовому отчёту. В Ostrovok.ru Командировки появился раздел «Авансовые отчёты», который позволяет настроить суточные, указать дополнительные расходы, скачать и переслать себе на электронную почту готовый документ.

Подготовиться к зарубежной бизнес-поездке с Ostrovok.ru Командировки так же удобно, как организовать выезд из Москвы в Петербург по делам компании. Используйте все возможности сервиса для автоматизации процедур — авансовые отчёты, разные способы оплаты, тревел-политики — и путешествуйте без лишнего стресса.

Забронировать командировку за границу

Фото обложки: ViDI Studio / Shutterstock.com