Кто такой тревел-менеджер и зачем он нужен компании

Содержание

• Кто такой тревел-менеджер
• За что он отвечает
• Что должен уметь тревел-менеджер
• Как спланировать командировку без тревел-менеджера
• Как упростить работу при бронировании деловой поездки

Кто такой тревел-менеджер

Тревел-менеджер — это специалист, который занимается корпоративными поездками. Он ищет и бронирует билеты и отели, организует трансферы, заказывает конференц-залы и переговорки в гостиницах. Но этим круг его обязанностей не ограничивается.

Какие ещё функции он выполняет

Кроме непосредственной организации командировок, тревел-менеджер:

• Контролирует исполнение тревел-политики компании. Тревел-политика — это корпоративный свод правил, в которым прописаны все особенности организации командировок. Это процесс согласования поездки, размер суточных, доступные лимиты бронирования отелей по бюджету звёздам и максимальный класс обслуживания при покупке ж/д и авиабилетов.
• Планирует бюджет командировок. Согласовывает с руководителем сумму, которую компания готова заложить на деловые поездки в течение года, квартала или месяца. Часто именно тревел-менеджер ищет варианты оптимизации бюджета.
• Контролирует контрагентов. Ведёт переговоры с поставщиками и проводит тендеры, чтобы у компании были выгодные предложения по отелям, билетам, трансферам, страховкам и другим связанным услугам.
• Управляет расписанием и логистикой. Следит, чтобы командированный везде успел и следовал таймингу.
• Заботится о сотрудниках в командировке. Помогает решить форс-мажоры в деловой поездке, например, если работник не смог заселиться в отель или попасть на обратный рейс. 
• Занимается документами. Следит, чтобы сотрудники сдавали вовремя авансовые отчёты, а также чеки и квитанции, подтверждающие расходы в поездке.

Что должен уметь тревел-менеджер

Тревел-менеджер изучает визовую политику стран, куда сотрудники направляются в командировки, и отслеживает новости, которые могут повлиять на успех поездки. Это касается санитарных ограничений, отмены рейсов, массовых беспорядков, природных и техногенных катастроф. 

Тревел-менеджер изучает визовую политику стран, куда сотрудники направляются в командировки. Фото: maramade / Shutterstock.com

Такой специалист разбирается во всех тонкостях тарифных политик перевозчиков. Например, он знает правила провоза багажа и ручной клади в авиакомпании и сообщает о них сотруднику до деловой поездки. Тогда командированному не придётся доплачивать за перевес багажа при регистрации и у него не будет проблем перед выходом на посадку.

Как спланировать командировку без тревел-менеджера

Если тревел-менеджера в компании нет, то подготовкой чаще всего занимается сам командированный: сравнивает стоимость билетов и время вылета, ищет отели, подходящие по бюджету, расположению и набору услуг. 

Некоторые работники пользуются услугами онлайн-сервисов по бронированию. Такие агрегаторы существенно сокращают время поиска и чаще всего позволяют выгрузить закрывающие документы, которые нужны бухгалтерии для отчётности. 

Если тревел-менеджера в компании нет, то подготовкой чаще всего занимается сам командированный. Фото: Song_about_summer / Shutterstock.com

Как упростить работу при бронировании командировки

Неважно, бронируют ли деловые поездки в компании сами сотрудники или тревел-менеджер, сервис Ostrovok.ru Командировки сделает этот процесс проще и приятнее.

Алиса МаксименкоРуководитель корпоративного развития Ostrovok.ru Командировки

Алиса Максименко, руководитель корпоративного развития Ostrovok.ru Командировки: «Тревел-менеджеры жонглируют отчётностью, большим объёмом работы и заботой о потребностях разных сотрудников. Но кто-то должен позаботиться и о самих организаторах деловых поездок. Сервис Ostrovok.ru Командировки значительно упрощает процесс бронирования и управления корпоративными поездками, позволяет сэкономить время и повысить производительность тревел-менеджера. 

• Для этого у нас есть внушительный инвентарь: 2,2 млн отелей и апартаментов, из которых более 80 000 работают с нами по прямому контракту, авиабилеты от 210 поставщиков, ж/д рейсы, трансферы и страховки. По всем услугам пользователь получает моментальное подтверждение в виде ваучера или маршрутной квитанции.
• Круглосуточную поддержку тревел-менеджер своим коллегам обеспечить не может, да это и негуманно. Операционная команда Ostrovok.ru Командировки говорит на 17 языках, принимает звонки в любое время в течение 10 секунд, отвечает на вопросы в «Личном кабинете» и мессенджерах и никогда не оставит клиента без внимания и помощи.
• В систему можно загрузить тревел-политики для разных категорий сотрудников или отделов: сервис напомнит о бюджетных лимитах при поиске билетов и отелей и не даст их нарушить при соответствующей настройке. 
• Консолидацию документов мы берём на себя: полный пакет документов формируется автоматически и всегда доступен в «Личном кабинете». Отчётность клиент получает от нас по ЭДО или на бумажном носителе. 
• Любые Excel-отчёты для сверки и учёта бюджета и прогноза на будущие периоды можно сформировать в системе за несколько секунд, избежав ручных расчётов и ошибок».

Ostrovok.ru Командировки сочетает простоту, экспертизу, выгоду и автоматизацию, которые так важны современному тревел-менеджеру, чтобы выполнять свою работу не просто хорошо, а отлично. И всё это — без какого бы то ни было стресса!

Организовать командировку

Фото обложки: Ground Picture / Shutterstock.com