Как планировать рабочий день и приоритизировать задачи: 5 способов тайм-менеджмента

Содержание

• Журнал рабочего времени
• Матрица Эйзенхауэра
• Метод Парето
• Принципы Канбан
• Колесо баланса
• Бонус: 5 этапов планирования дня

Журнал рабочего времени

Журнал рабочего времени — таблица, где рабочий день разделён по часам и куда можно добавлять выполненные задачи для каждого отрезка времени. Хотя чаще всего руководители используют этот метод, чтобы контролировать загруженность подчинённых, журнал может быть полезен и лично для сотрудника. 

Плюсы такой таблицы:

• Удобно структурировать задачи в течение дня.
• Можно увидеть, куда утекает время, и продуктивнее перераспределить рабочие часы.

Минусы:

• Если ведение журнала — инициатива руководителя, у сотрудника может возникнуть впечатление, что ему не доверяют. 
• Заполнение ячеек таблицы будет отнимать время в течение дня.

Чтобы сделать выводы на основе заполненного журнала, ответьте на следующие вопросы:

• Какие части дня были наиболее и наименее продуктивными?
• Эффективно ли вы используете свой прайм-тайм, то есть самое активное время?
• Что вам действительно понравилось в вашем дне? А что не понравилось?
• В среднем какой процент рабочего времени вы были продуктивны?

Журнал рабочего времени — таблица, где рабочий день разделён по часам и куда можно добавлять выполненные задачи для каждого отрезка времени.

Матрица Эйзенхауэра

Сосредоточиться на главном поможет матрица Эйзенхауэра, метод тайм-менеджмента от 34-го президента США. Он говорил: «У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные — всегда несрочные». 

Чтобы выбрать из потока дел самые полезные, разделите их на четыре типа.

• Важные и срочные. Такие задачи должны занимать не более 20% времени. Они требуют немедленной реакции. 
• Важные и несрочные. Это 80% задач. Установите временные рамки их выполнения, а часть из них можете делегировать. 
• Срочные и неважные. Делегируйте или делайте сами, но следите, чтобы на них не уходило много часов.
• Несрочные и неважные. Это «похитители времени», старайтесь отказываться от таких пунктов в списке дел.

Сосредоточиться на главном поможет матрица Эйзенхауэра.

Пример

Вы находитесь в офисе, и через 45 минут вам нужно выезжать в аэропорт, чтобы успеть на рейс для командировки. Однако у вас есть несколько невыполненных задач:

• Доделать отчёт и передать его коллегам, чтобы они успели до конца рабочего дня проверить и согласовать документ с руководством.
• Сделать презентацию для партнёров, с которыми вы будете вести переговоры во время деловой поездки.
• Скачать дополнительные приложения на смартфон, которые могут пригодиться в путешествии.
• Прочитать путеводитель о достопримечательностях пункта назначения, чтобы посетить их в свободное время.

Соотнесём задачи из примера по матрице Эйзенхауэра.

Важно и срочно. Если вы не успеете прислать отчёт, то сорвёте сроки и подставите коллег. 

Важно и несрочно. Презентация — задача важная, но её можно завершить во время длинного перелёта.

Срочно и неважно. Скачать новые полезные приложения на смартфон лучше до вылета, пока есть интернет. Эту задачу можно назвать срочной, но она не очень важна: эти приложения хоть и могут стать помощниками в деловой поездке, но можно обойтись и без них.

Несрочно и неважно. Если вы планируете отправиться в блэже-поездку, то есть объединить работу и отдых, советуем заранее узнать о местных достопримечательностях. Но лучше сделать это на досуге, а не впопыхах.

Подробнее о том, как подготовиться к командировке и сохранить спокойствие, мы рассказали здесь.

Метод Парето

Суть принципа Вильфредо Парето проста: 20% усилий принесут 80% результата и наоборот. 

Пример

Деловая поездка — это тысяча мелочей, ведь нужно передать дела коллеге, который заменяет вас во время отъезда, успеть ответить на входящие в электронной почте и мессенджерах, собрать чемодан, взять с собой гаджеты и (в идеале) скачать подкасты или книги, чтобы не было скучно в дороге. 

Чтобы не распыляться, лучше сконцентрироваться на моментах, без которых командировка точно не состоится: подписать приказ о командировке, назначить встречи, забронировать билеты и отель, собрать квитанции и чеки для авансового отчёта. Таким образом, вы потратите те необходимые 20% усилий, которые нужны для 80% успеха деловой поездки.

Чтобы не распыляться, лучше сконцентрироваться на моментах, без которых командировка точно не состоится. Фото: Africa Studio / Shutterstock.com

Принципы Канбан

Когда все этапы задачи видны как на ладони, к ним проще подступиться. Для этого как раз придуман такой метод визуализации и планирования, как канбан-доски. 

Разработчики, маркетологи и HR-специалисты пользуются сервисами Kaiten, Yandex Tracker, Asana и другими. В таких программах с канбан-досками можно создавать карточки с задачами и перемещать их в разные столбцы.

Пример

Вы отправляетесь на бизнес-форум. Чтобы командировка прошла успешно, составьте для себя инструкцию и оформите её в виде четырёх колонок согласно этапам готовности каждой подзадачи: «Ожидание», «В процессе», «Отложено» и «Выполнено».

• Запишите всё, что нужно выполнить — от бронирования билетов и отеля до посещения стенда на выставке.
• Как только задачи зафиксированы, приоритизируйте пункты из списка. Возможно, встреча с партнёром один на один будут для вас важнее, чем очередная бизнес-сессия.
• Сосредоточьтесь на выполнении задач, требующих немедленного внимания. Например, можно перенести переговоры на дневное время, чтобы утром посетить важную конференцию.
• Ограничьте количество задач в столбце «В процессе». Старайтесь не переусердствовать с деловыми сессиями и переговорами в течение одного дня, иначе будет сложно восстановиться.

Когда все этапы задачи видны как на ладони, к ним проще подступиться.

Колесо баланса

Этот метод позволяет увидеть, что у вас в приоритете, причём не только в работе, но и в жизни. Если вы часто ездите в командировки, скорее всего, вечерами приходится проводить время в разъездах, а не с семьёй или друзьями, но при этом вы путешествуете: видите новые города и знакомитесь с новыми людьми. 

Представьте ваш обычный будний день. Можно условно разделить его на такие «куски пирога»:

• работа,
• семья,
• друзья,
• хобби,
• спорт.

Оцените процент времени, который уходит в течение дня на каждый пункт. Когда ваш график будет готов, ответьте на следующие вопросы:

• Как бы вы описали ваш «сбалансированный рабочий день»?
• Насколько нынешнее распределение времени соответствует вашему идеалу?
• Что бы вы хотели оставить, а что — поменять?

Колесо баланса позволяет увидеть, что у вас в приоритете, причём не только в работе, но и в жизни.

5 этапов планирования дня от Ostovok.ru Командировки

Рекомендуем эту инструкцию, чтобы лучше планировать своё рабочее время и приоритизировать задачи в работе и жизни.

• Составляйте задания. Сюда входят новые задачи, невыполненные накануне и периодически возникающие дела.
• Оценивайте свою деятельность. Проставьте напротив каждого задания потенциальное время выполнения, лучше брать срок с запасом. 
• Резервируйте время. Большую часть дня (60%) планируйте, а 40% оставляйте на непредвиденные задачи.
• Расставляйте приоритеты и делегируйте. Установите, что нельзя решить без вашего участия, а что можно передать другим.
• Контролируйте выполнение задачи. Оцените свой результат или работу сотрудника и дайте обратную связь.

Контролируйте выполнение задачи. Фото: PeopleImages.com — Yuri A / Shutterstock.com

Советуем выбирать метод планирования, который работает именно для вас и позволяет с лёгким сердцем ставить галочку «сделано» на персональном чек-листе. 

Спланировать бизнес-поездку

Фото обложки: Rawpixel.com / Shutterstock.com