28
5 минут чтения- Остаться на выходные
- Добавить отпуск к командировке
- Взять дни за свой счёт
- Активно отдыхать вечером
- Как организовать блэже-поездку с Островок Командировки
Остаться на выходные
Анна решает продлить поездку на субботу и воскресенье, чтобы погулять по столице и посмотреть достопримечательности. Для этого она берёт обратный билет не на пятницу (29 мая), когда официально заканчивается командировка, а на воскресенье (31 мая) — выходной.
Кто и за что платит. Компания покрывает расходы на проживание и выплачивает суточные за рабочие дни — с 26 по 29 мая, а также полностью оплачивает билеты в обе стороны. Отель на выходные (30 и 31 мая), как и любые личные расходы в эти дни, Анна оплачивает самостоятельно.
Как оформить. До поездки Анне нужно согласовать с руководством, что она останется в городе на выходные. Поскольку дата в обратном билете не совпадает с днём окончания командировки, сотруднице стоит написать заявление в свободной форме. На его основании работодатель сделает в приказе специальную отметку: бизнес-поездка завершается в пятницу, а работник возвращается в воскресенье. По приезде Анна в авансовом отчёте приложит билеты, чеки и квитанции за командировочные расходы за дни деловой поездки — с 26 по 29 мая.
Авансовый отчёт онлайн
В сервисе Островок Командировки можно заполнить авансовый отчёт всего за пару кликов. Для этого в личном кабинете достаточно настроить размер суточных, указать сумму аванса к выплате, заполнить поля в блоке «Расходы к учёту» и нажать кнопку «Создать». Готовый документ можно сразу скачать или отправить по электронной почте в бухгалтерию.
Добавить отпуск к командировке
Анна решает взять пять дней отпуска с 1 по 5 июня, чтобы подольше побыть в Москве. В итоге её график выглядит так: со вторника по пятницу (26–29 мая) — рабочая поездка, в выходные (30 и 31 мая) — отдых, а затем ещё пять дней отпуска. В Екатеринбург она вернётся в субботу, 6 июня.
Кто и за что платит. Фирма обязана выплатить Анне отпускные минимум за три дня до начала отпуска, а также оплатить проживание и суточные за дни командировки и билет из Екатеринбурга в Москву. Оплачивать обратный путь компания не обязана, так как сотрудница возвращается домой уже из отпуска. Работодатель может компенсировать обратный билет по своей инициативе, но эти расходы нельзя учесть как командировочные, поэтому с них придётся заплатить налоги. Проживание, питание и другие личные траты в Москве с 30 мая по 6 июня Анна оплачивает сама.
Как оформить. Кадровая служба должна подготовить два документа: приказ о направлении в командировку и приказ о предоставлении отпуска. Если этих дат отдыха не было в графике, Анне нужно написать заявление на отпуск за несколько дней до него, чтобы бухгалтерия успела вовремя выпустить приказ и перевести отпускные. После возвращения с отдыха Анне будет нужно сдать авансовый отчёт, чтобы отчитаться за расходы в дни командировки.
Отпуск и командировка: типичные вопросы
В статье разбираем ситуации на стыке работы и отдыха: например, что делать, если отпуск совпал с датами командировки, и как правильно организовать вылет в бизнес-путешествие прямо из места отдыха.
Взять дни за свой счёт
Анна хочет провести в Москве не только выходные, но и захватить ближайшие понедельник и вторник. Календарь поездки получается следующим: с 26 по 29 мая — рабочие дни, 30 и 31 мая — выходные, а 1 и 2 июня — отгул за свой счёт.
Кто и за что платит. Фирма компенсирует проживание и суточные за период командировки, а также оплачивает дорогу в обе стороны. Все личные затраты с 30 мая по 2 июня Анна берёт на себя.
Как оформить. Анна пишет заявление на неоплачиваемый отпуск. После одобрения руководства компания издаёт соответствующий приказ. Если согласовать всё до бизнес-поездки, отметку можно сделать прямо в приказе о командировке: например, указать официальные сроки её окончания и отдельно — дату возвращения сотрудницы. Важно, чтобы таких дней отгула было не слишком много. Иначе налоговая может решить, что обратный билет куплен исключительно в личных интересах работника, откажется признать его командировочным расходом и начислит налоги. По возвращении Анна точно так же сдаёт авансовый отчёт за рабочие дни.
Все условия — в тревел-политике
Правила организации командировок стоит зафиксировать во внутреннем положении компании — тревел-политике. В документе полезно прописать и нестандартные сценарии: например, как именно фирма оплачивает обратный билет, если сотрудник взял несколько отгулов и задержался в месте командирования. О том, как грамотно составить тревел-политику, мы рассказали в статье.
Устроить активную программу вечером
Анна решает не менять даты поездки, а просто совмещать полезное с приятным. С 26 по 29 мая днём она решает рабочие задачи в командировке, а по вечерам изучает Москву: гуляет по историческим улицам, ходит на спектакли, в музеи и рестораны.
Кто и за что платит. Компания оплачивает билеты в обе стороны, проживание в отеле и суточные за все дни деловой поездки. По согласованию фирма также может компенсировать представительские расходы — например, поход в ресторан с бизнес-партнёрами. Билеты на вечерние экскурсии и другие личные развлечения Анна оплачивает самостоятельно.
Как оформить. Достаточно приказа о направлении в командировку с указанием её сроков: с 26 по 29 мая.
Любовь Васильева Руководитель сервиса Островок Командировки
Любовь Васильева, руководитель сервиса Островок Командировки:
«Bleisure даёт человеку возможность вернуться из командировки не уставшим, а вдохновлённым: с новыми впечатлениями, энергией и готовностью включиться в рабочие задачи. Такой подход повышает лояльность команды, укрепляет доверие к работодателю и помогает удерживать талантливых специалистов».
Как организовать блэже-поездку с Островок Командировки
В сервисе легко спланировать как деловую поездку, так и личное путешествие:
- Забронировать билеты и отели с нужными датами. Можно сделать раздельные заказы внутри одной поездки, чтобы чётко разграничить командировочные расходы и личные траты.
- Оплатить бронирования разными способами. Например, проживание за рабочие дни можно оплатить по счёту или корпоративной картой, а отель на выходные — личной картой сотрудника.
- Использовать «сны» для оплаты личной части путешествия. За каждое бронирование отеля в командировке система начисляет «сны» — это бонусные баллы сервиса. Накопленные бонусы можно потратить на оплату гостиницы в бизнес-поездке или на свои выходные.
- Скачать закрывающие документы для отчётности. После возвращения из бизнес-путешествия в сервисе появятся счета и акты, которые нужны для подтверждения командировочных расходов. Документы удобно прикрепить к авансовому отчёту и отправить онлайн в бухгалтерию.
Блэже-поездки не требуют от компании дополнительных финансовых затрат. При этом сотрудники получают отличную возможность немного отдохнуть и вернуться к работе с новыми силами. Организовать совмещённое путешествие без лишнего стресса поможет сервис Островок Командировки.
