Командировка группы сотрудников: как организовать и что нужно учесть

Содержание

• Организация групповой поездки
• Форматы групповых деловых поездок
• Сложности в планировании командировки группы сотрудников
• Групповое бронирование билетов и отелей

Организация групповой поездки

Групповая командировка — это поездка нескольких сотрудников компании для выполнения корпоративной задачи. Например, это может быть выезд команды специалистов головной компании в подразделение в другом городе или регионе для инспектирования работы филиала. 

Компании, агентства и сервисы бронирования тревел-услуг, отели и авиакомпании по-разному трактуют фразу «групповая поездка», но зачастую она подразумевает заказ билетов на как минимум 10 человек и номеров в отеле — от пяти. 

В Островок Командировки можно самостоятельно забронировать услуги для девяти сотрудников, а если их больше, то необходимо оставить заявку в разделе Offline-запросы. Менеджер поможет заказать билеты на самолёт или поезд, а также номера в одном отеле для всей группы. Если на выбранном рейсе или в гостинице не будет мест для всех участников, специалист сервиса Островок Командировки предложит альтернативные варианты, например, рейсы с небольшим промежутком во времени прилёта и отели, находящиеся близко друг к другу.

Групповая командировка — это поездка нескольких сотрудников компании для выполнения корпоративной задачи. Фото: Robert Kneschke / Shutterstock.com

Форматы групповых деловых поездок

В зависимости от задач компании, бывают разные типы коллективных командировок. Рассмотрим некоторые из них.

Посещение мероприятия. Организация может отправить команду из нескольких человек на большой форум или конференцию, например, ПМЭФ в Санкт-Петербурге или ВЭФ во Владивостоке. На таких бизнес-мероприятиях одновременно проходят интересные и полезные панельные сессии и круглые столы, поэтому компания направляет группу сотрудников, чтобы они посетили большинство событий форума. 

• 11 крупных бизнес-форумов осени 2024 года

Переговоры. Когда сделка крупная и сложная, то для согласования всех вопросов в делегации могут быть не только топ-менеджеры, но и юристы, специалисты по финансам и другие эксперты компании.

Обучение. Часть команды филиала может отправиться в головной офис, чтобы пройти тренинг, например, если компания вводит новые правила работы во всех своих подразделениях.

Корпоративный выезд. Это может быть тимбилдинг для объединения команды или празднование дня рождения компании. Также организация может вывезти группу топовых сотрудников на стратегическую сессию, чтобы сформировать планы и цели компании на год.

• Принципы эффективной команды: как построить слаженный коллектив

Когда сделка крупная и сложная, то для согласования всех вопросов в делегации могут быть юристы, специалисты по финансам и другие эксперты. Фото: Artie Medvedev / Shutterstock.com

Сложности в планировании командировки группы сотрудников

Когда в командировку одновременно едут несколько коллег, то у тревел-менеджеров и сотрудников могут возникнуть проблемы с составлением единого бюджета и получением закрывающих документов. Но бывают и другие сложности — о них и расскажем ниже. 

Формирование бюджета. Например, в составе группы в командировку отправляются специалисты разного уровня, при этом компания готова тратить больше денег на расходы топ-менеджеров в поездке. Чтобы не было разночтений, в фирме должна быть разработана тревел-политика — положение о деловых путешествиях, в которых прописываются все условия для командировок. Например, в документе указывают сумму суточных для работников, а также максимальный класс билета и звёздность отеля для сотрудников разных отделов.

Форс-мажор. Когда рейс забронирован на группу, есть вероятность, что кого-то придётся вычеркнуть из списка или заменить, например, из-за болезни. Тогда нужно срочно договариваться с перевозчиком и отелем об изменении состава участников — так, чтобы при этом не потерять деньги за уже купленные билеты и забронированные номера.

Получение закрывающих документов. После командировки сотрудники обязаны отчитаться о расходах бухгалтеру — предоставить билеты и посадочные талоны, а также чеки и квитанции от отеля. Если какой-то документ потеряется, то придётся обращаться в компанию-перевозчик с просьбой прислать копии проездных документов или связываться с гостиницей, запрашивая оригиналы чеков и актов.

После командировки сотрудники обязаны отчитаться о расходах бухгалтеру — предоставить билеты и посадочные талоны. Фото: MIND AND I / Shutterstock.com

Групповое бронирование билетов и отелей

При коллективном заказе проезда и мест проживания есть свои особенности. Расскажем на примере сервиса Островок Командировки. 

Авиабилеты. Если в группе — до девяти человек включительно, то можно оформить один заказ при бронировании авиабилетов. Если больше — необходимо сделать дополнительный заказ.

Ж/д билеты. При планировании бизнес-путешествия на поезде в сервисе можно самостоятельно забронировать до 36 билетов в одном заказе, но пассажиров должно быть 9 человек максимум. Билеты могут быть в обе стороны, а также с пересадками. Если пассажиров больше, можно перейти в раздел группового бронирования либо создать несколько заказов.

Отели. В Островок Командировки в едином заказе можно забронировать до девяти номеров в одном отеле. Если нужно больше номеров, необходимо создать заявку в личном кабинете или прислать запрос на электронную почту отдела группового бронирования group@ostrovok.ru. Важно помнить, что если кто-то из участников группы не сможет поехать в командировку, то придётся аннулировать всю заявку. 

После завершения командировки в личном кабинете будут сформированы закрывающие документы по проезду и проживанию для всех заявок. Там же сотрудники смогут оформить авансовый отчёт, распечатать его или отправить по электронной почте в бухгалтерию.

Если в группе — до девяти человек включительно, то можно оформить один заказ при бронировании авиабилетов. Фото: Jacob Lund / Shutterstock.com

Что запомнить

• Компании могут считать групповой поездку разного количества сотрудников — например, от двух или пяти. Отели и сервисы бронирования чаще всего понимают под коллективной командировкой команду из более 9 человек.
• Форматы групповых поездок бывают разными. Сотрудников могут отправить на конференцию или форум, переговоры с партнёрами, корпоративное обучение или повышение квалификации, а также для проведения корпоратива, тимбилдинга или стратегической сессии. 
• При организации групповой поездки могут возникать сложности. Например, непросто рассчитать бюджет для всех участников поездки, заменить сотрудника из-за болезни или другого форс-мажора, собрать закрывающие документы после командировки. Эти проблемы решаемы, и с некоторыми из них помогает справляться платформа Островок Командировки.
• Сервис позволяет быстро организовать коллективное бронирование, сделать это удобно в разделе Offline-запросы. После завершения путешествия все закрывающие документы будут автоматически сформированы в личном кабинете заказчика. 

Специалист отдела группового бронирования в сервисе Островок Командировки предложит подходящий рейс и отель для всех членов команды, закажет единый трансфер и арендует в гостинице конференц-зал для корпоративного мероприятия.

Отправиться в групповую командировку

Фото обложки: The Yuri Arcurs Collection / freepik.com