27
4 минуты чтения- Когда можно отменить командировку
- Чем различаются отмена, перенос и досрочный отзыв
- Какие документы нужны для отмены
- Как отменить командировку
- Как составить приказ об отмене
- Как учитывать налоги и бухучёт при отмене
- Типичные ошибки при отмене командировок
- Часто задаваемые вопросы
Когда можно отменить командировку
Деловые поездки аннулируют по разным причинам:
- Исчезла надобность. Допустим, сотрудник должен был ехать на переговоры, но партнёр перенёс их на другую дату.
- Случился форс-мажор. Это может быть как личная ситуация — например, работник заболел, так и внешние обстоятельства: в месте командировки произошло стихийное бедствие и сейчас отсутствует транспортное сообщение.
- Нет письменного согласия работника. По закону некоторых сотрудников — к примеру, женщин с детьми до трёх лет — можно отправить в бизнес-путешествие только с их согласия.
Компаниям лучше получить документы, которые подтвердят причину отмены командировки, — например, официальное письмо от партнёра о переносе сроков переговоров.
Причины отказа от командировки
В статье рассказали про уважительные (и неуважительные) причины, по которым можно (или нельзя) отказаться от деловой поездки.
Чем различаются отмена, перенос и досрочный отзыв
При отмене деловой поездки выпускают соответствующий приказ, аннулируются бронирования билетов и жилья, а также возвращаются деньги, которые были выданы на командировочные расходы.
Если бизнес-путешествие переносится, то необходимо издать новый приказ о направлении в командировку или приказ об изменении условий запланированной деловой поездки. Также следует перебронировать билеты и отели на новые даты.
Для досрочного возвращения сотрудника издают приказ об отзыве из командировки, а также делают перерасчёт расходов — например, суточных.
Какие документы нужны для отмены
При аннулировании деловой поездки заполняют служебную записку, в которой указывают причину. Затем компания издаёт приказ об отмене командировки.
Сотрудник должен вернуть деньги на командировочные расходы и оформить авансовый отчёт. Если были затраты, например комиссия за отмену бронирования билета, то к отчёту необходимо добавить чеки, квитанции и другие подтверждающие документы.
Как отменить командировку
Для аннулирования деловой поездки нужно:
- получить подтверждающие документы, из-за которых сорвалась бизнес-поездка (письмо от принимающей стороны о переносе дат деловой встречи);
- составить служебную записку и приказ, где указать причины отмены командировки;
- сдать билеты и отказаться от других бронирований, например проживания и трансфера;
- оформить авансовый отчёт.
Авансовый отчёт онлайн
В сервисе Островок Командировки удобно за пару кликов заполнить авансовый отчёт. Оформленный документ затем можно распечатать или отправить по электронной почте в бухгалтерию.
Как составить приказ об отмене
Документ можно издать в свободной форме. Правила оформления лучше прописать во внутреннем регламенте компании — как вариант, в тревел-политике.
В приказе следует указать имя и фамилию сотрудника, которого планировали отправлять в деловую поездку, место командировки, причину ее отмены и (при необходимости) другую информацию, например порядок возврата неизрасходованных денег.
Образец приказа об отмене командировки. Источник: «Гарант»
Как учитывать налоги и бухучёт при отмене
Компания может учесть командировочные затраты, например штраф за отмену бронирования отеля, в расходах налога на прибыль, но только если они обоснованы. Для этого нужны подтверждающие документы — к примеру, больничный лист, если деловую поездку аннулировали из-за состояния здоровья работника.
Какие есть особенности отмены заграничной командировки
Если аннулируется деловая поездка в другую страну, то к командировочным расходам вместе с билетами и отелями могут добавиться затраты на оформление визы. Однако ФНС считает, что затраты на визу компания может учесть, только если деловая поездка состоялась.
Типичные ошибки при отмене командировок
Нет чёткого регламента на такой случай. Компания решила не отправлять сотрудника в бизнес-поездку, но так как в штате нет ответственного лица за организацию командировок, например тревел-менеджера, никто сразу же не аннулировал бронь перелётов и отелей. Когда вспомнили об этом, штраф за отмену заказов вырос.
Проблемы с документами. Неверно оформили приказ об отмене деловой поездки или не приложили подтверждающие документы как основание аннулирования бизнес-путешествия.
Неправильно оформленная отчётность. Сотрудник заполнил авансовый отчёт и указал в нём расходы (например, комиссию, которую пришлось заплатить при возврате авиабилета), но не приложил чек или квитанцию от перевозчика, подтверждающие эти расходы.
Ошибки с налоговым учётом. Допустим, поездку отменили по вине работника. Затраты на возврат билетов бухгалтерия учла в расходах налога на прибыль. ФНС может не принять их из-за того, что нет документов, которые подтверждают обоснованность отмены командировки.
Часто задаваемые вопросы
Отмена командировки чаще всего не стандартная ситуация, а форс-мажор. Чтобы в таких случаях снизить расходы, лучше организовывать деловые поездки через сервисы бронирования. Специалисты платформы Островок Командировки сделают всё возможное, чтобы сберечь бюджет ваших поездок при их отмене.
