28
9 минут чтения- Как выбрать таск-трекер
- Weeek
- Kaiten
- Shtab
- YouGile
- «Яндекс Трекер»
- TEAMLY
- Сравнение таск-менеджеров
- Часто задаваемые вопросы
Как выбрать таск-трекер для команды
Основные функции у большинства сервисов совпадают:
- канбан-доска — колонки со статусами, по которым карточки едут слева направо, от «надо сделать» до «готово»;
- карточки задач — исполнитель, дедлайны, подробное описание, чек-листы и комментарии с файлами в едином окне;
- диаграмма Ганта — календарный план проекта, отображающий последовательность этапов и взаимосвязи между ними;
- уведомления — автоматические напоминания про дедлайны внутри системы, по электронной почте или в мессенджерах;
- отчёты — статистика по выполненным делам, прозрачность загрузки сотрудников и выявление узких мест в процессах.
Но универсального инструмента для всех нет. Небольшой команде хватит канбан-доски, а компании с десятками сотрудников понадобятся роли, автоматизации, отчёты и интеграции. Поэтому выбирать сервис стоит не по количеству функций, а под задачи команды.
Чтобы подобрать подходящий инструмент, ответьте на пять вопросов:
- Что вы будете вести в сервисе? Только проекты или ещё и внутреннюю базу знаний, регламенты, CRM и корпоративный чат? Чем больше контуров должна закрывать система управления проектами, тем важнее дополнительные модули и интеграции.
- Сколько человек будет работать в системе? Для маленькой команды сложная система окажется избыточной. Крупной компании, наоборот, необходимы группировка по отделам, разграничение прав, отчёты и контроль загрузки.
- С какими внешними программами нужен обмен данными? Сверьтесь со списком готовых интеграций: мессенджеры, почта, CRM, календарь, облачные хранилища — всё, чем вы уже пользуетесь. Без них часть информации придётся переносить вручную.
- Где должны храниться данные? Облачные сервисы проще запустить и обслуживать. Коробочные версии подходят компаниям, которым важно держать информацию на своих серверах и самостоятельно отвечать за инфраструктуру.
- Как будете переносить данные? Если вы планируете миграцию с Notion, Asana, Trello или Jira, изучите встроенные механизмы импорта. Это позволит понять, какие задачи, комментарии и вложения перенесутся автоматически, а что потребуется собирать вручную.
Эти вопросы помогут понять, на что обращать внимание при выборе. Далее посмотрим, какие российские таск-трекеры есть на рынке, чем они различаются, сколько стоят и кому подойдут.
Weeek
Если хочется собрать задачи, документы и рабочие процессы в одном месте, подойдёт Weeek. Здесь есть канбан-доски и диаграммы Ганта для задач, база знаний, простая CRM и учёт времени.
Недельный календарь раскладывает задачи по дням и помогает быстро понять, что запланировано на неделю. Источник: Weeek
Weeek особенно удобен командам, которые переезжают с зарубежных сервисов: есть автоматический импорт задач из Notion, Asana, Trello и Jira. Предусмотрены веб-версия, мобильные приложения и приложение для macOS, а из популярных интеграций — Google Docs, Figma и Telegram.
Можно группировать документы в папки с древовидной структурой и связывать их с проектами. Источник: Weeek
Цена: есть бесплатный тариф для команд до пяти человек и с ограничением до семи проектов и ста документов в базе знаний. Платные тарифы начинаются от 199 руб. за пользователя в месяц при оплате за год.
Kaiten
Сервис удобен командам, которые ведут несколько проектов одновременно и работают короткими циклами. На одном экране можно разместить несколько досок, планировать спринты, распределять задачи и отслеживать, где работа начинает скапливаться. Есть оценка сложности задач, ретроспективы и подробная аналитика.
Доски для разных процессов и команд. Источник: Kaiten
В одном пространстве можно расположить сразу несколько досок для разных процессов и команд. Это может пригодиться, например, при запуске нового продукта. На одной доске — маркетинг, на другой — работа с продуктом, на третьей — операционные задачи.
Часть функций вынесена в отдельные модули. Диаграмма Ганта, учёт времени и служба поддержки в базовый тариф не входят — их докупают отдельно. Сервис можно установить на свой сервер.
Цена: бесплатно — до пяти пользователей, пяти гостей и пяти досок. Платный тариф — от 185 руб. за пользователя в месяц, дополнительные модули — примерно по 80 руб.
Shtab
Вариант для команд, где много людей и проектов. Бесплатный тариф не ограничивает ни число пользователей, ни количество проектов, платить начинают только за дополнительные возможности.
Набор функций стандартный: канбан-доски, задачи, диаграмма Ганта, комментарии. Отличает Shtab встроенный тайм-трекер — он засекает время, фиксирует активность и по желанию делает скриншоты экрана. Это удобно командам, где нужно понимать, сколько часов уходит на конкретные задачи, — например, в агентствах и на почасовых проектах.
Вариант для команд, где много людей и проектов. Источник: Shtab
Тайм-трекер не только засекает время, но и помогает выявить часы максимальной продуктивности: фиксирует клики, ввод текста и движения мыши каждые 20 секунд.
Ещё есть ИИ-агент, который превращает текст в задачи и расшифровывает встречи. А для личной работы — помодоро-таймер и матрица Эйзенхауэра.
У бесплатного тарифа два ограничения: 1 ГБ хранилища и упрощённая настройка прав доступа. Если нужны более гибкие роли и больше места, придётся перейти на платный тариф. Есть коробочная версия.
Цена: бесплатно — без ограничения по пользователям и проектам, 1 ГБ хранилища. Платные тарифы — от 190 руб. за пользователя в месяц.
YouGile
Сервис объединяет таск-трекер и корпоративный мессенджер: здесь есть личные и групповые чаты, а сообщение из переписки можно сразу превратить в задачу. Например, менеджер получил в чате просьбу подготовить предложение для клиента — из неё можно сделать задачу, назначить исполнителя и поставить дедлайн, не перенося информацию в другой сервис. При этом внутри самой задачи тоже можно обсуждать детали. Есть также CRM, диаграмма Ганта и неограниченная вложенность подзадач.
Сервис объединяет таск-трекер и корпоративный мессенджер. Источник: YouGile
Задачи можно создавать прямо из корпоративного чата. Такой формат может быть удобен командам, которые много работают через переписку и хотят сразу превращать договорённости в задачи. Если же сотрудники уже общаются в привычном мессенджере и не хотят переносить туда ещё и чаты, преимущество YouGile будет менее заметным. Ещё один нюанс — размер файлов в облаке ограничен 100 МБ.
Цена: бесплатно — до 10 пользователей со всеми функциями. Платный тариф — от 594 руб. за пользователя в месяц. Платить начинают только с одиннадцатого пользователя.
«Яндекс Трекер»
Если команда уже работает в «Яндекс 360», удобно добавить туда и таск-трекер. В «Яндекс Трекере» можно вести задачи, настраивать автоматические действия, следить за сроками и собирать информацию по нескольким проектам. А главное — он связан с почтой, диском, календарём и другими сервисами «Яндекса».
Например, письмо из почты можно превратить в задачу, а материалы к ней хранить на диске. Поэтому сотрудникам не приходится постоянно переключаться между разными сервисами.
На диаграмме Ганта видны сроки задач и связи между ними: если один этап сдвинется, сразу понятно, какие дела придётся переносить следом. Источник: «Яндекс Трекер»
Для небольшой команды с простыми задачами трекер может оказаться избыточным, и по цене он выгоден, если компания уже оплачивает «Яндекс 360».
Цена: от 485 руб. за сотрудника в месяц при отдельном подключении трекера.
TEAMLY
Если главное в рабочем пространстве — не задачи, а знания, инструкции и обучение сотрудников, подойдёт TEAMLY. В основе сервиса — база знаний, а таск-трекер есть как надстройка. Здесь можно хранить регламенты и материалы по направлениям, создавать обучающие курсы и вести проекты в том же пространстве. Есть «умные» таблицы для структурированной информации и ИИ-ассистент.
В «умных» таблицах задачи можно группировать по проектам и фильтровать по статусу, ответственному, типу и другим параметрам. Источник: TEAMLY
Инструмент удобен для онбординга новых сотрудников. Обучающие материалы по продукту и связанные с ними задачи собраны рядом — сотрудник учится и работает в одной среде, а не переключается между базой знаний, курсом и трекером. Есть облачная и коробочная версии.
Цена: бесплатно — до пяти человек, до семи проектов и пяти досок. Платные тарифы — от 299 руб. за пользователя в месяц.
Сравнение таск-менеджеров
Собрали в одной таблице все сервисы из подборки и ещё несколько, о которых стоит знать.
Часто задаваемые вопросы
Таск-трекер помогает держать задачи под контролем, а сервис Островок Командировки — деловые поездки. Согласование командировок, бронирование отелей, покупка ж/д и авиабилетов, заказ трансферов и работа с документами собраны в одном окне.
Чтобы не держать в голове десяток мелочей вокруг каждой поездки, в сервисе можно настроить:
- Тревел-политики. Задаёте правила и лимиты компании — и если выбранный вариант выходит за них, запрос направляется руководителю на согласование прямо в сервисе.
- Профили сотрудников. Данные путешественников хранятся в системе, поэтому их не приходится вводить заново при каждой поездке.
- Оплату и документы. Брони можно оплатить картой или по счёту. Счета и закрывающие документы доступны онлайн, а по ЭДО выгружаются в 1С.
- Контроль расходов. В личном кабинете видно, сколько компания тратит на командировки.
