579
4 минуты чтения1. Определение приоритетов и создание понятных и прозрачных правил
Не существует универсального подхода, который подошел бы любой компании. Поэтому первый шаг при разработке стратегии управления расходами — это определение приоритетов компании и выработка подходящей политики. Необходимо выяснить, какие потребности в расходах в каждой команде, в разных отделах и у отдельных сотрудников.
Следующая группа вопросов, на который необходимо ответить — какие расходы в вашей организации подлежат компенсации? Отличается ли суточные от отдела к отделу? Какой бюджет компания закладывает на авиабилеты, отели и прокат автомобилей в командировках? Разрешено ли сотрудникам повышение класса обслуживания или опция бизнес-лаунжа при перелетах, или в каких случаях они могут пользоваться корпоративными картами?
Сотрудники также должны иметь четкую инструкцию, поясняющую, какие траты являются корпоративными, и какие документы предоставлять для подтверждения оплаты. В идеале все эти правила должны формировать тревел-политику, которая будет отвечать стратегии расходов, и быть понятной и легкодоступны каждому члену команды.
- Какие факторы стоит учесть при планировании тревел-политики на 2023 год
- Как создать универсальную тревел-политику
Первый шаг при разработке стратегии управления расходами — это определение приоритетов компании и выработка подходящей политики. Фото: PaeGAG / Shutterstock.com
2. Упрощение системы отчетности
Если ваша система управления расходов излишне бюрократизирована, содержит множество отчетов и несколько ступеней согласования, это повышает вероятность непреднамеренных ошибок.
Помимо этого, существует риск, что сотрудники будут стремиться завышать расходы, чтобы компенсировать себе неудобства и дополнительную работу, которую им пришлось делать из-за трудностей с системой отчетности. Сложные отчеты деморализуют сотрудников и расходуют больше человеко-часов.
Упрощенная отчетность помогает оперативно утверждать корпоративные расходы, не противореча бюджетной политике компании. В то же время, это не значит, что для согласования трат больше не нужно требовать документы. Для разных типов расходов может потребоваться разная отчетность. Поэтому для оптимизации работы бухгалтерии и снижения нагрузки с менеджеров стоит определить минимальный список требуемых документов для каждого типа расходов.
Для оптимизации работы бухгалтерии и снижения нагрузки с менеджеров стоит определить минимальный список требуемых документов для каждого типа расходов. Фото: David Gyung / Shutterstock.com
Унифицированные платформы позволяют в удобном формате планировать бизнес-поездки на всех этапах. Использование единого инструмента приводит к оптимизации управления расходами, поскольку все этапы (бронирование тревел-услуг, предоставление отчетности, закрывающих документов и др.) происходят в одном месте, что позволяет принимать более взвешенные решения при планировании.
Весь этот функционал уже реализован на Ostrovok.Командировки — регистрируйтесь в системе, если вы еще не с нами, и мы поможем упростить организацию бизнес-поездок на всех этапах!
3. Своевременная выплата компенсаций
Промедление в возмещении расходов не способствует формированию позитивного опыта. Особенно это болезненно для сотрудников, которые оплачивают траты из собственного кармана, а после запрашивают компенсацию в бухгалтерии. В некоторых случаях для возмещения расходов могут потребоваться недели. А из-за неясности, какие расходы классифицируются как корпоративные траты, а какие считаются личными, в некоторых случаях сотрудники могут и вовсе остаться без выплат.
Для оптимизации трат и облегчения работы бухгалтерии компании могут обеспечить соблюдение политики расходов в режиме реального времени, внедрив современные корпоративные карты. Корпоративные банковские карты не позволяют совершить оплату, которая не предусмотрена политикой вашей компании, а сотрудники могут быть спокойны при совершении корпоративных трат.
Оплата корпоративной картой доступна и на Ostrovok.ru Командировки! Более того, закрывающие документы по таким операциям формируются автоматически. Вам нужно только убедиться, что карта привязана к счёту компании.
Корпоративные банковские карты не позволяют совершить оплату, которая не предусмотрена политикой вашей компании. Фото: ESB Professional / Shutterstock.com
4. Практика удаленного согласования
В большинстве случаев сотрудникам требуется личное присутствие, чтобы согласовать расходы или получить компенсацию за уже потраченные средства. В эпоху удаленной работы, организация личной встречи для подписания документов может занимать дни или даже недели. Это приводит к замедлению процессов и фрустрации сотрудников. Практика удаленного согласования расходов позволит оптимизировать процессы, и для менеджеров, и для бухгалтерии.
5. Регулярные аудиты
Чтобы определить, насколько хорошо работает ваша стратегия управления расходами, необходимо время от времени проводить аудит. Регулярные проверки могут улучшить работу ваших механизмов контроля расходов и способствуют устранению сбоев в системе.
Для проведения выборочных проверок рекомендуется выработать подход, который будет фокусироваться на определенных критериях. К примеру, можно провести выборочный в тех сегментах, которые особо чувствительны для вашей компании. Подобная гибкая стратегия позволит сэкономить время и ресурсы при контроле расходов.
Регулярные проверки могут улучшить работу ваших механизмов контроля расходов и способствуют устранению сбоев в системе. Фото: Elle Aon / Shutterstock.com
Последовательное использование практик учета расходов поможет сэкономить время и финансовые ресурсы компании, в то же время повышая качество работы сотрудников. А современные решения будут способствовать эффективному менеджменту трат в соответствии с потребностями вашей компании и команды.
