26
4 минуты чтения- Почему возникает перерасход бюджета
- Зачем анализировать расходы
- Как Островок Командировки помогает контролировать расходы
Почему возникает перерасход бюджета
Мы выделили несколько основных причин, почему на деловые поездки уходит больше денег, чем планировалось.
Отсутствие тревел-политики. Это внутренний документ компании, в котором расписан весь регламент по деловым поездкам: например, как оформить командировку и какие бюджеты предусмотрены для сотрудников разных отделов.
Выход за рамки регламента. Иногда сотрудники тратят больше денег, чем заложено в бюджете: например, выбирают более дорогой номер в отеле или высокий класс обслуживания в самолёте. Когда процесс организации поездок не автоматизирован, руководству сложно отслеживать подобные перерасходы.
Непредвиденные обстоятельства. Например, в последний момент меняются даты поездки, а авиабилеты куплены по невозвратному тарифу. В таком случае компании приходится платить штрафы за обмен или приобретать новые проездные документы.
Позднее бронирование. Иногда билеты и отели оформляются накануне выезда. Чем ближе дата отправления, тем выше стоимость услуг.
Любовь Васильева Руководитель сервиса Островок Командировки
«Чтобы избежать перерасхода бюджета, в тревел‑политике стоит чётко зафиксировать сроки оформления услуг. Чем раньше сотрудники заказывают жильё и транспорт, тем ниже цена и шире выбор. Например, наиболее выгодные тарифы на самолёты доступны за полтора-два месяца до вылета, на экспресс-поезда — за 30–45 дней, а на составы дальнего следования — за 60–90 суток. Такой подход позволит вам сэкономить от 20 до 30% бюджета в сравнении с покупкой накануне отправления».
Командировки под контролем
Сервис Островок Командировки собрал в себе всё, что важно для бизнес-туриста: единое окно бронирования отелей, трансферов, ж/д и авиабилетов, а также закрывающие документы онлайн, возможность задать корпоративную тревел-политику и заполнить авансовый отчёт, не выходя из приложения или c сайта.
Зачем анализировать расходы
Регулярный мониторинг командировочных затрат позволяет принимать верные управленческие решения и эффективно экономить. Аналитика помогает решить сразу несколько ключевых задач.
Увидеть общую картину. Мониторинг даёт полное финансовое представление о деловых поездках в компании: от общих затрат за конкретный период до расходов каждого сотрудника на отдельные типы забронированных услуг.
Вносить корректировки в тревел-политику. Это гибкий инструмент, поэтому важно следить за тем, чтобы она соответствовала текущим рыночным ценам и меняющимся условиям бронирования. Наши эксперты рекомендуют пересматривать тревел‑политики раз в полгода-год.
Планировать бюджет на будущий период. Анализ текущих затрат помогает точнее прогнозировать расходы на деловые поездки в следующем году. Для анализа нужно собрать данные по последним бизнес-путешествиям, распределить их по категориям (проезд, проживание, трансфер и другие услуги) и зафиксировать сезонные колебания цен.
Любовь Васильева Руководитель сервиса Островок Командировки
«Используя сервис для командировок, планирование легче построить на аналитике прошлых поездок. Компании могут запросить у сервиса отчёты по расходам на командировки и рассчитать необходимое повышение бюджета на следующий год. Обычно в расчёт закладывают рост цен год к году минимум на 15%».
Найти причины перерасхода денег. Допустим, сотрудники часто летают в один и тот же город на встречи с ключевым партнёром. Рядом с его офисом находится гостиница, и команда по привычке останавливается только там. Аналитика поможет выявить эту закономерность. Чтобы оптимизировать расходы в этом случае, можно предложить сотрудникам альтернативные варианты в той же локации — например, проверенные апартаменты с высоким рейтингом, стоимость которых будет ниже на 20–30%, чем привычного отеля.
Что входит в командировочные расходы
Детально о суточных и других выплатах, которые по закону положены сотруднику в деловой поездке, читайте в нашем обзоре.
Как Островок Командировки помогает контролировать расходы
В сервисе удобно формировать отчёт по затратам и отчёты в Excel по заданным фильтрам. Все посадочные талоны, подтверждение проживания и билеты на транспорт сотрудника собираются в личном кабинете автоматически, и их можно выгружать одним файлом.
Отчёты в Excel
В системе можно выгружать отчёты в трёх форматах:
- по заказам;
- по затратам;
- по согласованиям.
Также на странице «Заказы» можно отсортировать необходимые заказы по фильтрам: например, по номеру заказа, статусу, датам оплаты, заезда или выезда, городу, и загрузить получившийся список в Excel.
Сформировать отчёт легко в разделе «Поездки»: для этого выберите период и нужные услуги.
Расширенные аналитические отчёты
Их можно формировать по всем основным метрикам:
- количеству бронирований;
- направлениям бронирований;
- популярным отелям;
- проценту отмен;
- количеству запросов в службу поддержки;
- средним чекам;
- окнам бронирования.
Отчёты можно генерировать за месяц, квартал и год. Вся документация хранится в электронном виде — не придётся собирать информацию по отдельным бумажным документам, чтобы проанализировать сводные данные за нужный период.
История платежей в Excel
Во вкладке «Отчётность» необходимо выбрать слева раздел «История платежей» и нажать кнопку «Скачать Excel». Здесь будут представлены все поступления денежных средств, их распределение, а также возвраты на переплату и расчётный счёт.
При наличии нескольких договоров можно сделать выборку платежей по нужному документу.
Как сэкономить на командировках
Рассказываем про 8 способов, которые помогут сберегать тревел-бюджет и эффективнее планировать бизнес-поездки.
Анализ командировочных расходов помогает видеть полную финансовую картину, находить причины переплат, вовремя корректировать тревел-политику и точнее планировать будущие траты. В сервисе Островок Командировки удобно проводить аналитику затрат по деловым поездкам, чтобы не допускать лишнего расхода бюджетных средств.
