56
8 минут чтения- Что такое суточные и зачем они нужны
- Кому положены суточные
- Размер суточных в 2026 году
- Кто устанавливает размер суточных
- НДФЛ и страховые взносы с суточных
- Как рассчитать суточные: примеры
- Как документально оформить суточные
- Как автоматизировать расчёт и учёт суточных
- Часто задаваемые вопросы
Что такое суточные и зачем они нужны
Суточные — это деньги, которые работодатель выдаёт сотруднику на дополнительные расходы в командировке, связанные с нахождением вне места постоянного жительства. Как правило, в деловой поездке сотрудник тратит суточные на питание, оплату общественного транспорта в месте командировки и другие небольшие нужды. Компания должна выдать работнику суточные на каждый день командировки, включая дни в пути, праздники и выходные.
За суточные сотруднику не нужно отчитываться после поездки, поэтому в командировке нет необходимости собирать чеки — например, за оплату обеда или покупку продуктов. Будет достаточно только указать в авансовом отчёте размер потраченных суточных за дни командировки.
Кому положены суточные
По статье 168 ТК РФ суточные платят штатным сотрудникам, которых работодатели направляют в командировку. К таким категориям работников относятся:
- сотрудники, которые работают по трудовому договору и направляются в бизнес-поездку по распоряжению руководителя;
- работники с разъездным или экспедиционным характером работы, трудящиеся в полевых условиях;
- вахтовики.
Суточные в командировке не платят сотрудникам, даже если они работают в штате, при условии, что они могут каждый день возвращаться из поездки домой или сотрудничают с компанией по гражданско-правовому договору (ГПХ).
Размер суточных в 2026 году
Работодатели прописывают размер суточных для командировок во внутренних документах компании — например, в коллективном договоре или тревел-политике. При этом часто организации отталкиваются от размеров суточных, которые по закону не облагаются налогом.
Суточные по России
Согласно статье 217 НК РФ не нужно платить налоги с суточных до 700 рублей в день при командировках внутри страны.
Суточные при загранкомандировках
При деловых поездках за границу размер необлагаемого налогом лимита суточных зависит от характера работы: для обычных командировок он составляет 2500 рублей в день, а для сотрудников с разъездным форматом труда, вахтовиков, экспедиторов или работающих в полевых условиях — 3500 рублей в день.
Суточные в бюджетных организациях
Каждый субъект РФ сам регламентирует размер суточных для местных бюджетных учреждений. Для федеральных служащих установлены единые нормы суточных.
Кто устанавливает размер суточных
Работодатель определяет, сколько платить сотрудникам суточных за каждый день командировки. Сумма суточных может быть единой или различаться в зависимости от категорий сотрудников. Например, компания устанавливает для менеджеров линейного звена 700 рублей в сутки, для руководителей отделов — 1200 рублей, а для топ-менеджеров — 2000 рублей.
При командировке в другую страну работодатель выдаёт сотруднику суточные в валюте государства назначения или в рублях по курсу на день выплаты.
НДФЛ и страховые взносы с суточных
Суточные освобождаются от НДФЛ и страховых взносов только в пределах установленных законом необлагаемых лимитов: 700 рублей в день — для командировок по России и 2500 рублей в день — для зарубежных бизнес-поездок.
Всё, что превышает эти суммы, облагается налогом. Например, если компания платит работнику суточные 1000 рублей в день в деловом путешествии по России, то с разницы 300 рублей нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.
Как рассчитать суточные: примеры
Покажем, как начислять суточные для разных видов деловых поездок, на примере компании «Масштабная логистика» и её сотрудницы — менеджера Екатерины.
Расчёт для командировки по России
Руководство направляет Екатерину в командировку из Ижевска в Сочи с 10 по 14 августа. Общее количество дней деловой поездки вместе с проездом в обе стороны составляет пять дней. По внутренней тревел-политике сотруднице положено 850 рублей суточных в день.
Расчёт суточных за все дни командировки: 850 × 5 = 4250 рублей. При этом необлагаемый налогом лимит составит 3500 рублей (700 × 5). С оставшейся суммы (4250 – 3500 = 750 рублей) придётся заплатить налоги.
Расчёт для загранкомандировки
По «Положению о командировках» суточные за день пересечения границы России с другим государством нужно начислять в иностранной валюте. В день обратного въезда в РФ суточные выплачиваются в рублях по российским нормам.
Расчёт суточных для командировки в одну страну. Екатерина отправляется из Ижевска в Пекин с 21 по 27 сентября для переговоров с китайскими партнёрами. 21 сентября у неё дневной рейс из Ижевска в Москву, а затем вечерний перелёт между российской и китайской столицами. Обратно вылет из Пекина утром 27 сентября — в Москву менеджер прилетит днём, а вечером уже будет в Ижевске.
За 27 сентября компания выплатит Екатерине суточные в рублях, а за шесть дней в Китае (с 21 по 26 сентября) — в юанях. Напомним, что 21 сентября менеджер уже пересечёт границу с Россией, поэтому за этот день Екатерине положены суточные по лимитам загранкомандировок. В компании установлен размер суточных для Китая — 3300 рублей в день (примерно 290 юаней).
Общий расчёт суточных для командировки составит 20 650 рублей (1 × 850 + 6 × 3300). Из этой суммы компания должна выдать Екатерине 850 рублей и 1740 юаней (6 × 290). При этом не нужно платить налоги с суммы 15 700 рублей (1 × 700 + 6 × 2500). А разница попадает под налогообложение: 20 650 – 15 700 = 4950 рублей.
Расчёт суточных для командировки в две страны. В эту же командировку, с 21 по 27 сентября, компания решила дополнительно отправить Екатерину из Пекина в Сеул на два дня, с 23 по 24 сентября. Сумма общих суточных не изменится и составит 20 650 рублей. Разница с предыдущим расчётом будет только в том, что за два дня, которые Екатерина проведёт в Южной Корее, фирма выдаст своей сотруднице суточные не в китайских юанях, а в корейских вонах: 3300 рублей по курсу примерно 63 000 вон. Расчёт суточных будет таким: 850 рублей (1 день в России × 850) + 1160 юаней (4 дня в Китае × 290) + 126 000 вон (2 дня в Южной Корее × 63 000).
Как оформить зарубежную командировку
Собрали всю базу по оформлению бизнес-поездок за границу, от правил расчёта выплат до нюансов работы с валютой, в одной статье.
Однодневная командировка
Согласно «Положению о командировках» при однодневной деловой поездке по России суточные не выплачиваются. Если сотрудник отправляется в однодневную командировку за границу и возвращается в РФ в тот же день, ему выплачивается 50% от размера суточных в иностранной валюте, установленных в компании для зарубежных поездок. На примере компании «Масштабная логистика» расчёт в рублях будет таким: 3300 × 50% = 1650.
Если сотрудник задержался или вернулся раньше
Задержка в командировке может быть, например:
- по вине сотрудника — при личных обстоятельствах, которые не связаны с работой, суточные за эти дни работодатель платить не обязан;
- не по вине сотрудника — из-за отмены рейсов или форс-мажора компания выплачивает суточные за все дни вынужденной задержки при условии документального подтверждения.
По «Положению о командировках» сотруднику платят суточные за каждый день в деловой поездке. Например, работника направляли в бизнес-путешествие на семь дней и выдали суточные на неделю. Если сотрудник вернулся через четыре дня, то должен отдать суточные за три лишних дня.
Как документально оформить суточные
Выдача суточных — это один из этапов оформления командировки. Обычно процесс идёт в такой последовательности:
- Издают приказ о командировке. В документе фиксируют ФИО сотрудника, цель, место и сроки поездки.
- Выплачивают аванс. В него входят рассчитанные суточные и другие командировочные расходы, например проезд и проживание.
- Оформляют авансовый отчёт. В течение трёх рабочих дней после возвращения из бизнес-путешествия сотрудник должен сдать авансовый отчёт с чеками, квитанциями и другими документами, которые подтвердят командировочные расходы.
Как автоматизировать расчёт и учёт суточных
В личном кабинете сервиса Островок Командировки можно установить размер суточных в зависимости от политики компании. Тогда они будут рассчитываться автоматически при оформлении онлайн авансового отчёта на платформе. Если не указать суточные, то программа сама поставит лимиты, которые не облагаются налогом: 700 рублей в сутки для командировок по России и 2500 рублей — при бизнес-поездках за рубеж.
Как настроить суточные в сервисе
- Перейдите во вкладку «Отчётность» → «Авансовые отчёты».
- Нажмите кнопку «Настроить суточные».
- Укажите размеры выплат для поездок по России и за границу.
- Добавьте направления-исключения (города или страны с повышенным или пониженным размером суточных).
- При необходимости отметьте пункт «Разрешить сотрудникам редактировать автоматически рассчитанные суточные».
Настройка займёт пару минут и избавит бухгалтерию от расчётов вручную.
Часто задаваемые вопросы
По закону работодатели обязаны платить суточные сотрудникам при направлении их в командировки. При этом каждая компания сама устанавливает размер этих выплат для всех сотрудников или разных категорий и прописывает лимиты в своих внутренних документах.
Для автоматизации процесса существуют сервисы, помогающие организовать деловые поездки. Например, в Островок Командировки можно легко настроить гибкие лимиты суточных, сформировать авансовые отчёты и закрывающие документы.
