Ситуация с коронавирусом: ограничения в странах мира и регионах России
Проверить
Ситуация с коронавирусом: ограничения в странах мира и регионах России
Проверить
Как изменилась работа тревел-менеджера в связи с пандемией

Как изменилась работа тревел-менеджера в связи с пандемией

Работа тревел-менеджера до появления в мире коронавируса была непростой, но понятной и по большей части предсказуемой. Конечно, форс-мажоры случались, но 2020-й год победил их всех, став одним глобальным форс-мажором. 

В первое время сложно было планировать не то что на месяц — на пару недель вперед. В таких условиях организация мероприятий и командировок стала лотереей: будет открыта граница или нет, отменят рейсы или нет, запретят в городе массовые мероприятия или нет. 

Сегодня поговорим о том, как изменилась работа тревел-менеджера в новых реалиях. 

Редакция блога
197
3 минуты чтения

Основные функции тревел-менеджера

  • Финансово-контролирующая: планировать и координировать бюджеты, отчётности, заниматься сверкой, совершенствовать тревел-политику.
  • Организаторская: планировать командировки и/или мероприятия, координировать сотрудников, разбираться с форс-мажорными ситуациями.
  • Технологическая: искать, внедрять и использовать онлайн-инструменты. 
  • Корпоративная безопасность (Duty of Care): обеспечивать безопасность сотрудников по время бизнес-поездок, информировать о возможных рисках, особенностях в пункте назначения, поддерживать в чрезвычайных ситуациях.

Смещение приоритета в сторону Duty of Care

Как отмечают эксперты, пул задач тревел-менеджера остался неизменным, однако приоритеты немного изменились. Так, на первое место вышла проблема безопасности сотрудников в поездках. 

«Появились новые задачи по переоформлению неиспользованных билетов, мониторингу ситуации, налаживанию коммуникации с подразделениями (нужно информировать сотрудников о ежедневных изменениях и новых требованиях Роспотребнадзора)», — комментирует Елизавета Григорьева, руководитель направления по организации деловых поездок ГК «ЛАНИТ».

Мы на Ostrovok.ru Командировки также заметили эту тенденцию и добавили на страницу отеля специальный раздел «Санитарные нормы», где есть вся информация о мерах безопасности, которые принимает данный объект размещения.

Что касается авиабилетов, на Ostrovok.ru Командировки есть фильтры, которые позволяют забронировать авиабилеты с возможностью возврата — актуально, если вы не уверены в том, что поездка состоится.

Регулярное обновление тревел-политики

«Мы начинаем разработку планов на случай введения режима ЧС, ищем возможности сокращения затрат, меняем формат работы с документами, мониторим ситуацию с открытием/закрытием регионов и границ: это занимает не меньше времени, чем привычный до пандемии процесс», — поделилась Наталья Гончар, руководитель отдела по организации деловых поездок в Philip Morris.

Действительно, раньше тревел-политики дорабатывались не так часто, от силы несколько раз в год. И вот за последнее время появилось достаточно новых прецедентов, которые должны быть проработаны и зафиксированы в документах. Процесс сбора и распространения информации, план действий в случае форс-мажора, сокращений расходов — всё это кейсы, с которыми столкнулись многие компании.

Мониторинг новостей и оперативная коммуникация

В начале пандемии новости устаревали с такой скоростью, что единственный вариант оставаться в курсе — мониторить события, подписавшись на рассылки и телеграмм-каналы сразу нескольких информагентств. Тревел-менеджерам пришлось стать немного журналистами, которые ищут максимально свежую и подтвержденную информацию, чтобы на её основе выстроить свою работу. 

Чтобы облегчить жизнь нашим партнёрам, мы сделали несколько страниц с информацией по коронавирусным ограничениям в России и мире. Наши специалисты ежедневно мониторят новости и обновляют данные, чтобы у вас была максимально актуальная информация, которой вы, в свою очередь, можете делиться с коллегами.

Принцип работы этих страниц простой: в поисковой строке вы указывает интересующую страну (лендинг по миру) или регион/город (лендинг по России) и получаете всю интересующую информацию: текущая ситуация, виды ограничений и пр.

Гибкий подход к мероприятиям 

Из-за коронавирусных мер многие офлайн-мероприятия отменились, перенеслись на неопределенный срок или ушли в онлайн. С ослаблением ограничений небольшие встречи возобновились, однако планировать крупные мероприятия всё ещё преждевременно. В связи с этим многим компаниям пришлось переформатировать тренинги и семинары в онлайн-формат, а также придумать концепции новых встреч. Благодаря такому подходу уменьшился страх потерять связь с коллегами и партнёрами, и оказалось, что многие офлайн-ивенты вполне можно проводить в том же зуме.

«… в компании изменился подход к мероприятиям — помимо привычных онлайн-тренингов и семинаров, в дистанционный формат перешли и те события, которые стабильно проводились офлайн: винные дегустации, кулинарные мастер-классы, квизы», — рассказала Наталья Гончар.

На Ostrovok.ru Командировки мы проводим бесплатные онлайн-вебинары, к которым можно присоединиться по предварительной регистрации. 


2020-й год показал, что возможность быстро адаптироваться к новым реалия — залог успешности и процветания бизнеса. Со своей стороны мы прилагаем максимальные усилия, чтобы обеспечивать вас актуальной информацией и полезными инструментами в это непростое время.

Перейти на Ostrovok.ru Командировки

Тэги: для корпоративных клиентов
В начало статьи
197
3 минуты чтения
Поделитесь с друзьями
Ситуация с коронавирусом: ограничения в странах мира и регионах России
Проверить