Как оформить командировку: пошаговый план

Содержание

• Оформить приказ о командировке
• Получить аванс и суточные
• Забронировать билеты и отель
• Заполнить авансовый отчёт

Оформить приказ о командировке

Работодатель готовит приказ о командировке, где прописывает срок поездки. Сотрудник и его руководитель должны ознакомиться с приказом и подписать его до даты начала командировки.

Кроме приказа, иногда выпускаются другие служебные документы, которые не обязательны по закону, но приняты в организации. Например, служебное задание, командировочное удостоверение и служебная записка. 

• Какие документы нужны в командировку в 2024 году: список и примеры.

Сотрудник и его руководитель должны ознакомиться с приказом и подписать его до даты начала командировки. Фото: insta_photos / Shutterstock.com

Получить аванс и суточные

Компания обязана выдать сотруднику аванс на командировочные расходы. Согласно статье 168 ТК РФ, в них входят:

• проезд;
• проживание;
• суточные;
• иные расходы, например, затраты на оформление визы, если работник направляется в заграничную командировку.

Размер суточных компания определяет самостоятельно, однако стоит учесть: по статье 217 НК РФ, не облагаются налогом суммы в размере до 700 руб. в день при поездке по России и до 2500 руб. при командировке за границу.

Иногда работодатель включает в командировочные затраты представительские расходы, например, такси. 

• Как оплачивается командировка.

Забронировать билеты и отель

Приобрести тревел-услуги можно разными способами: 

• Самостоятельно. В этом случае сотрудник сам оформляет билеты и отели. Лучше всего для этого подходят специализированные сервисы бронирования, например, к таким относится Ostrovok.ru Командировки. Работник выбирает отели, билеты, страховку, трансфер или машину в аренду согласно тревел-политике компании, а руководитель при необходимости согласовывает бюджет. Сделать это можно бесшовно, не покидая систему. Услуги можно оплатить утверждённым способом: по счёту, корпоративной или личной картой. 
• Через тревел-менеджера. В некоторых организациях вопросами оформления билетов и отелей для командировок занимается тревел-менеджер. Иногда он также отвечает за контроль над поставщиками услуг.
• Через агентство делового туризма. Вариант, когда организация поездок отдаётся на аутсорс. Заказчик подаёт заявку в бизнес-тревел-агентство по телефону или электронной почте, где указывает направление командировки, данные о сотруднике и особые пожелания по билетам и отелю. Обычно агентство устанавливает сервисный сбор — в этой статье рассказали, как это работает.

В некоторых организациях вопросами оформления билетов и отелей для командировок занимается тревел-менеджер. Фото: Alexey Smyshlyaev / Shutterstock.com

Заполнить авансовый отчёт после возвращения

Чтобы отчитаться за командировочные расходы, нужно оформить авансовый отчёт в течение трёх дней после деловой поездки и сдать его в бухгалтерию. 

Авансовый отчёт — это документ, в котором сотрудник отчитывается о затратах на проезд, проживание, суточных и других согласованных с компанией расходах. Чтобы документ приняла бухгалтерия, нужно приложить к нему все соответствующие чеки и квитанции. 

• Как оформить авансовый отчёт. 

Как упростить оформление командировки

С помощью сервиса Ostrovok.ru Командировки можно не только забронировать отели (на выбор — более 2,5 млн вариантов), ж/д и авиабилеты, трансфер и страховку, но и ускорить связанные с деловой поездкой бизнес-процессы. 

• Так, пользователь может мгновенно скачать закрывающие документы по каждому заказу. 
• Есть возможность заполнить и скачать авансовый отчёт, не покидая систему, прикрепить фотографии квитанций и чеков, указать суточные. 
• В сервисе легко закрепить тревел-политику для каждого сотрудника с фиксированным бюджетным лимитом на покупку тревел-услуг. 

С помощью сервиса Ostrovok.ru Командировки можно не только забронировать отели, ж/д и авиабилеты, трансфер и страховку, но и ускорить связанные с деловой поездкой бизнес-процессы. Фото: insta_photos / Shutterstock.com

Упрощайте оформление деловых поездок в компании с Ostrovok.ru Командировки: переводите документооборот в онлайн и автоматизируйте бронирование тревел-услуг, чтобы освободить время для других не менее важных дел (а они всегда найдутся). 

Зарегистрироваться

Фото обложки: Jirapong Manustrong / Shutterstock.com