Права сотрудника в командировке: что полагается бизнес-туристу по закону

Содержание

• Отказаться от поездки
• Получить компенсацию за командировочные расходы
• Получить оплату труда в командировке
• Уйти на больничный
• Что запомнить

Итак, работник может…

Отказаться от поездки

Иногда сотрудник вправе не ехать в командировку. Начнём с того, что российское законодательство прямо запрещает подобные служебные выезды:

• беременным женщинам (пункт 1 статьи 259 Трудового кодекса РФ);
• несовершеннолетним до 18 лет, за исключением творческих работников (статья 268 ТК РФ) и спортсменов;
• зарегистрированным кандидатам во время избирательной кампании (часть 2 статьи 41 Федерального закона от 12.06.2002 № 67-ФЗ);
• сотрудникам, которые заболели до планируемого выезда;
• работающим по ученическому контракту в том случае, если поездка не связана с целями обучения (часть 3 статьи 203 ТК РФ).

Если есть письменное согласие от работника, то в командировку разрешается отправить:

• женщин с детьми до трёх лет;
• одиноких матерей и отцов, занимающихся воспитанием детей до 14 лет;
• одного из родителей детей до 14 лет, если другой работает на вахте;
• опекунов или попечителей детей до 14 лет;
• родителей, если один из супругов призван в ряды Вооружённых сил РФ;
• сотрудников с ребёнком-инвалидом;
• родителей с тремя и более детьми в возрасте до 18 лет, пока младшему не исполнится 14 лет;
• ухаживающих за больным членом семьи.

Если есть письменное согласие от работника, то в командировку разрешается отправить женщин с детьми до трёх лет. Фото: Jacob Lund / Shutterstock.com

Когда ещё можно отказаться от командировки

Отказаться от поездки возможно, если работодатель нарушил нормативные требования: не оплатил полагающиеся расходы или поздно сообщил о командировке. Однако доказывать свою правоту сотруднику, возможно, придётся в суде. 

Пример 1. В 2021 году начальник предоставил сотруднику приказ о командировке в день её начала. За проезд и проживание не заплатил. Работник отказался от выезда, заявив, что цель поездки не соответствует его трудовым обязанностям. Работодатель объявил сотруднику выговор, но суд такое решение отменил. Правоприменитель указал на то, что работник получил информацию о командировке с нарушением нормативных требований. Кроме того, ему не оплатили авансом полагающихся расходов. Следовательно, оснований ехать не было (определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 19 октября 2021 г. по делу № 88-21719/2021).

Пример 2. Сотрудница получила уведомление о направлении в командировку за сутки до выезда. Она отказалась от поездки, а потом представила больничный, которым подтверждалась её нетрудоспособность. Работодатель также объявил ей выговор. Она обратилась в суд и выиграла дело в апелляции и кассации. Роль сыграли две детали: первая — начальник нарушил установленный локальным актом срок уведомления о командировке; вторая — сотрудница официально находилась на больничном и не могла выехать, так как должна была посетить врача в период поездки (определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 14.04.2021 по делу № 88-4553/2021).

Получить компенсацию за командировочные расходы

Отправляя подчинённого в командировку, работодатель возмещает ему расходы на проезд, оплату съёмного жилого помещения, суточные и иные траты — последние должны быть согласованы с руководителем.

Проезд

Оплачивается купленный билет на самолёт, поезд или автобус. При этом действуют несколько правил: 

• Дорога до вокзала и аэропорта оплачивается. Если вокзал, к которому должен прибыть сотрудник, находится не в черте города, то направляющая работника организация должна возместить ему стоимость транспортных услуг до места назначения (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
• Дополнительные услуги могут возместить, но не всегда. Компания компенсирует командированному также дополнительные расходы по авиаперелёту (например, выбор места в салоне), если такая возможность прямо закреплена в главном внутреннем акте организации, регламентирующем служебные выезды, — положении о командировках. Этот же документ рекомендуется внимательно проштудировать сотрудникам в том случае, если они, например, планируют использовать услуги такси и каршеринга.
• Проезд на личном транспорте могут оплатить, если согласовать это заранее. Если работник едет в командировку на своей машине, он должен сначала согласовать подобный формат поездки с работодателем, а потом оформить необходимые документы. Бухгалтеры советуют указать в приказе о направлении в командировку, что сотрудник едет на своём личном транспорте. Далее следует заключить соглашение с работодателем об использовании авто в служебных целях или договор аренды ТС с экипажем. 

Подробнее о компенсации транспортных расходов в командировке можно прочитать здесь.

Оплачивается купленный билет на самолёт, поезд или автобус. Фото: PeopleImages.com — Yuri A / Shutterstock.com

Оплата проживания

Работодатель возмещает проживание в отеле или апартаментах, но не оплачивает, например, пользование в гостинице мини-баром, бассейном, тренажёрным залом, обслуживание в ресторане, спа. 

Если сотрудник выбрал для размещения не гостиницу, а квартиру или апартаменты, то следует учесть особенности бронирования этого типа жилья.

С января 2025 года во многих российских регионах ввели туристический налог — этот расход должен быть отражён отдельной строкой в счёте от отеля. Его также оплачивает работодатель. 

Суточные

Организация оплачивает суточные за каждый рабочий и выходной день командировки, включая периоды вынужденных остановок (отмена или перенос рейса), а также время возможной болезни работника.

Помните, что размер выплаты по данной категории определяется каждой компанией самостоятельно в положении о командировке. При этом обычно учитываются нормативные рекомендации по максимальным показателям компенсации, которые не облагаются налогом:

• 700 рублей — для служебных поездок по России,
• 2500 рублей — в случае выезда за границу.

По закону суточные не выплачиваются в нескольких случаях:

• если командировка продолжается менее одного дня;
• сотрудник приезжает домой каждый день.

Организация оплачивает суточные за каждый рабочий и выходной день командировки. Фото: Drazen Zigic / Shutterstock.com

Иные затраты

Сюда относят расходы на связь, услуги прачечной, бизнес-ланчи и другое, что может быть связано непосредственно с рабочим выездом.

Что ещё надо учитывать

Однодневная поездка. Если командировка однодневная, то работодатель выплачивает сотруднику среднюю зарплату за день, компенсируя также транспортные расходы.

Визы и госпошлины. Если выезд планируется за пределы РФ, а у работника нет загранпаспорта, то возмещаются пошлины на его получение. При необходимости компенсируется и стоимость визы.

Сервисные сборы. Работодатели должны оплачивать также комиссионные или сервисные сборы (они нередко действуют при покупке билетов). Такие же платежи предполагаются иногда при возврате. Однако здесь используется правило:

• если приобретённый билет был сдан по вине сотрудника, то компенсации со стороны компании не будет;
• если же возврат инициировал работодатель, то он должен вернуть деньги в полном объёме.

Ряд налоговых консультантов считают, что если служащий решил потратить на билет больше, улучшив условия перелёта, а в компании нет чёткой регламентации этого вопроса во внутреннем положении о командировках, то работодатель обязан оплатить возникшие расходы.

Аванс. Деньги за проезд, найм съёмного жилья, суточные выдаются авансом. 

Если командировка однодневная, то работодатель выплачивает сотруднику среднюю зарплату за день. Фото: Milana Gutesa Bozo / Shutterstock.com

Получить оплату труда в командировке

За все дни командировки за работником сохраняется средний заработок. Есть правило расчёта такого заработка: учитываются все деньги, полученные сотрудником за 12 месяцев. Сумму, в которую включаются премии, оклад, доплаты и надбавки, делят на количество рабочих дней. Больничные или отпускные в этот параметр не вписываются.

Если работник оформлен с почасовой оплатой, то средний заработок рассчитывается так: зарплата, полученная сотрудником за год, делится на фактическое отработанное время.

Чтобы подтвердить и рассчитать срок нахождения в командировке, нужны подтверждающие документы: проездные, заключённые договоры аренды жилья и так далее. Вот полный чек-лист. Кстати, в сервисе Островок Командировки вы можете получить закрывающие документы моментально, а после поездки оформить авансовый отчёт онлайн. 

Уйти на больничный

Здесь есть два варианта развития событий:

• Сотрудник заболел до начала командировки. Выезд отменяется, организация направляет по служебным делам другого работника или ждёт, когда поправится первоначально назначенный для выезда. Заболевшему необходимо обратиться в поликлинику по месту жительства и оформить электронный лист нетрудоспособности.
• Сотрудник заболел во время командировки. Работник обращается в медицинскую организацию в другом городе и оформляет лист нетрудоспособности (пп. 2, 3 приказа Минздрава от 23.11.2021 № 1089н).

Захворавшему работнику полагаются выплаты по больничному. Они рассчитываются в зависимости от страхового стажа и среднедневного заработка за предыдущие два года.

Ответы на типичные вопросы о больничном в командировках можно найти в отдельном обзоре блога.

Если Сотрудник заболел до начала командировки, то выезд отменяется. Фото: Srdjan Randjelovic / Shutterstock.com

Что запомнить

• У сотрудника, направленного в командировку, есть обозначенные в законодательстве права. Труд такого работника оплачивается, а расходы компенсируются.
• У делового туриста есть право отказаться от поездки, но это происходит в строго определённых случаях. 
• Нормы права обозначают лишь рамочные положения. Все остальные детали работодатель прописывает во внутренних документах компании. С ними следует внимательно ознакомиться перед выездом в командировку: там указываются размер суточных и возможности компенсации отдельных расходов. 

Мы в редакции блога Островок Командировки продолжим пополнять юридическую рубрику новыми статьями, чтобы уберечь наших дорогих деловых туристов и организаторов бизнес-поездок от лишнего стресса и хлопот. Лёгких вам командировок!

Организовать командировку

Фото обложки: Drazen Zigic / Shutterstock.com