Самостоятельное бронирование командировок: ответы на частые вопросы

• Зачем разрешать сотрудникам бронировать командировки самостоятельно
• Кому подходит самостоятельное бронирование
• Как начать бронировать без агентства
• Как оплатить билеты и проживание онлайн
• Как получать документы для отчётности
• Безопасно ли бронировать командировки самостоятельно
• Что, если сотрудник выйдет за рамки бюджета
• Как всё выглядит для сотрудника

Зачем разрешать сотрудникам бронировать командировки самостоятельно

Когда все поездки в компании проходят через одного тревел-менеджера, его рабочее время поглощает рутина: подбор вариантов, бесконечные согласования и оформление бронирований. При этом сами сотрудники могут быть недовольны, ведь им приходится долго ждать ответа и соглашаться на неподходящие варианты.

Решить эту проблему помогает переход на B2B-платформу, где сотрудники могут сами управлять своими поездками. Такой подход даёт бизнесу несколько важных преимуществ:

• Экономия времени команды. Сотрудник сам выбирает подходящие варианты перелёта и проживания в рамках тревел-политики. Если в компании пока нет такого документа, его можно собрать по ходу первых поездок — как это сделать, читайте в нашей базе знаний.
• Тревел-менеджер не занимается рутиной. Вместо обработки каждой заявки менеджер настраивает тревел-политику, контролирует бюджет и подключается только к сложным задачам — например, когда нужно организовать комплексный маршрут или перевезти группу. 
• Бухгалтерия не собирает документы вручную. После поездки в сервисе автоматически формируются отчётные документы — их можно скачать или направить по электронной почте в бухгалтерию. Авансовый отчёт сотрудник может заполнить онлайн прямо в сервисе. 
• Все расходы под контролем. Самостоятельность сотрудников не означает потерю контроля со стороны руководства. В личном кабинете B2B-платформы прозрачно отображается каждая поездка: кто, куда и за какую сумму поехал.
• Компания платит меньше. Командировочные сервисы обычно работают с отелями на партнёрских условиях, поэтому цены ниже, чем на обычных B2C-агрегаторах. 

Кому подходит самостоятельное бронирование

В первую очередь — малому и среднему бизнесу с регулярными поездками и понятными правилами. Если у вас стандартизированы процессы (чётко известно, кто куда ездит и сколько компания готова тратить), ручной контроль каждой брони просто не нужен.

Крупным предприятиям удобен гибридный формат. Линейные и простые поездки (например, перелёт между филиалами и стандартный отель) сотрудники оформляют сами, а организацию масштабных корпоративных мероприятий и сложных маршрутов оставляет за собой тревел-менеджер.

Вот сценарии, при которых удобно самостоятельное бронирование ↓

Как начать бронировать без агентства

Многих пугает мысль о переходе на самостоятельный формат: кажется, что придётся долго внедрять сложные программы и обучать команду. На самом деле у современных B2B-платформ, таких как Островок Командировки, порог входа минимальный. Интерфейс сервиса интуитивно понятен и напоминает привычные сайты для планирования путешествий. 

Вот шаги для быстрого старта в Островок Командировки:

• Зарегистрируйте компанию в сервисе. Зайдите на сайт, нажмите «Регистрация» и заполните информацию о компании. После этого вы получите на почту письмо со ссылкой. Перейдите по ней, придумайте логин и пароль, войдите в личный кабинет. Подключение полностью бесплатное. 
• Добавьте сотрудников. Перейдите в «Настройки», выберите «Сотрудники» и нажмите «Добавить сотрудника». Если коллег много, аккаунт-менеджер сервиса поможет автоматически загрузить все данные из 1С, чтобы вам не пришлось добавлять сотрудников вручную. 
• Распределите роли. В сервисе пять ролей с разным уровнем доступа — от полного управления до просмотра отчётности. Если вы хотите полностью доверить коллегам выбор услуг, назначьте им роль self booker — она позволяет самостоятельно оформлять билеты и проживание в рамках заданных вами правил. 

• Настройте тревел-политику. Задайте лимиты стоимости, классы перелёта, звёздность отеля и другие параметры.
• Подключите электронный документооборот. Чтобы оформлять, согласовывать и подписывать командировочные документы онлайн. Как это работает, рассказали в отдельной статье.

Например, по этому пути уже пошла ГК «Кортрос» — один из крупнейших девелоперов России. У компании около 30 командировок в месяц: сотрудники постоянно ездят по строительным объектам страны. Раньше они организовывали поездки через агентство, но сталкивались со скудным выбором отелей, долгим ожиданием ответов и сложностями, если нужно было что-то поменять в последний момент. После перехода на Островок Командировки сотрудники стали бронировать всё сами — быстро и строго в рамках бюджета. Полную историю перехода читайте в кейсе партнёра.

Наталья Шерстобитова Cпециалист ГК «Кортрос»

Наталья Шерстобитова, специалист ГК «Кортрос»: 

«В нашей рабочей рутине определённо стало меньше стресса. Зато у команды появилось больше времени и возможность выбирать среди множества отелей и квартир».

Как оплатить билеты и проживание онлайн

В Островок Командировки предусмотрено шесть гибких способов оплаты:

• По счёту — стандартный безналичный расчёт для юрлиц: компания получает счёт, бухгалтерия переводит деньги. Несколько заказов можно объединить в один реестр и оплатить одним платежом.
• Корпоративной картой — оплата банковской картой компании в момент бронирования или позже через личный кабинет. 
• Личной картой сотрудника — на случай, если у сотрудника нет доступа к деньгам компании. Комиссия за такой платёж не взимается, а при отмене бронирования средства возвращаются в течение семи рабочих дней.
• По ссылке на оплату — тревел-менеджер генерирует ссылку из карточки заказа и отправляет сотруднику. Удобно в нерабочее время, когда бухгалтерия недоступна, а бронирование нужно оплатить сейчас.
• При заселении — для отелей, где предусмотрен такой тариф. Закрывающие документы при этом тарифе сервис не формирует, их нужно запросить на стойке отеля при выезде. 
• Из переплаты — предоплаченный баланс, который компания пополняет заранее через раздел «Отчётность». Отличный вариант для компаний с регулярными поездками: пополнили баланс раз в месяц — и списываете по мере бронирований.

Все услуги в сервисе, включая зарубежные поездки, оплачиваются в рублях. Детальную инструкцию по каждому методу вы можете найти в базе знаний.

Как получать документы для отчётности

Закрывающие документы — одна из самых хлопотных частей работы с командировками. Бухгалтерия каждый раз идёт по кругу: запросить акт, дождаться скана, потом ждать оригинал по почте. Если что-то потерялось — всё заново.

В Островок Командировки закрывающие документы формируются в личном кабинете автоматически при безналичном расчёте или оплате корпоративной картой:

• Универсальный передаточный документ (УПД) — по отелям, квартирам, трансферам и аренде авто.
• УПД на сервисный сбор и акт на билет — по авиа- и ж/д билетам.
• Акт сверки — по всем заказам за выбранный период.

Сроки подготовки документов легко подстроить под себя: ежемесячно, еженедельно, дважды в месяц, по декадам или на следующий день после услуги. Если подключён ЭДО, документы приходят сразу с подписью и печатью и подгружаются в 1С — вручную ничего переносить не нужно. А расходы за любой период можно выгрузить в Excel.

Отдельно в сервисе можно собрать авансовый отчёт. Бронирования подтягиваются в него сами, остаётся добавить дополнительные и непредвиденные траты с чеками — и готовый документ можно скачать для бухгалтерии. Как это устроено, разобрали в статье.

Сети Hoff и «Фармленд», у которых сотни сотрудников по точкам и складам, называют автоматический сбор закрывающих документов главной причиной перехода на сервис Островок Командировки.

Безопасно ли бронировать командировки самостоятельно

На первый взгляд кажется, что схема «каждый бронирует сам» приведёт к лишним расходам: сотрудники начнут выбирать дорогие гостиницы или летать бизнес-классом. На практике контроль не исчезает, а просто автоматизируется. Каждое бронирование автоматически проходит через тревел-политику, превышения бюджетных лимитов требуют согласования, а все расходы видны в режиме реального времени. 

B2B-платформы удобнее обычных тревел-агрегаторов: счета сразу выставляются на компанию, закрывающие документы формируются автоматически. А если у сотрудника изменятся планы или возникнет сложная ситуация в дороге, круглосуточная служба поддержки сервиса поможет решить вопрос в любое время. 

Отдельный плюс — специальные тарифы, которых в открытом поиске не найти. Например, Островок Командировки работает напрямую с 220 000 отелей, поэтому цены на гостиницы и апартаменты в сервисе ниже, чем на обычных тревел-агрегаторах. 

Что, если сотрудник выйдет за рамки бюджета

Чтобы избежать лишних трат, в тревел-политике можно задать условия:

• бюджет на проживание и билеты — максимум за сутки в отеле и за билет в одну сторону;
• класс обслуживания в самолёте и тип вагона в поезде;
• звёздность отеля, длительность перелёта и число пересадок;
• минимум дней до заезда или вылета — чтобы было меньше дорогих покупок в последний момент.

Для проживания в отдельных городах, где базовые лимиты не подходят (например, в Москве и Петербурге всегда дороже), вы добавляете исключения и выбираете один из трёх режимов доступа: выход за рамки разрешён всем, закрыт для рядовых сотрудников или возможен только с согласованием. Варианты, которые проходят по правилам, сервис подсвечивает прямо в поисковой выдаче — так сотруднику проще выбрать подходящий, а руководителю не нужно проверять каждую бронь вручную.

Например, менеджер летит на встречу с крупным клиентом, его лимит на отель — 8000 рублей за ночь, но единственный подходящий вариант рядом с офисом заказчика стоит 11 500 рублей. Если в настройках компании включён режим «можно бронировать вне политики с согласованием», сотрудник выбирает более удобный отель, а в специальном окне указывает причину и согласующее лицо. Руководитель получает уведомление и одобряет перерасход прямо в системе, а у компании сохраняется вся история: что выбрали, почему и кто разрешил трату. 

Как всё выглядит для сотрудника

Личный кабинет Островок Командировки интуитивно понятен. Сотрудник видит привычный интерфейс, похожий на обычные туристические сайты: удобный поиск по городам и датам, фильтры, интерактивную карту и историю своих поездок. Дополнительно здесь отображаются статусы онлайн-согласований от руководства и командировочные документы.

Личный кабинет Островок Командировки.

Самостоятельное бронирование освобождает команду от бумажной и операционной рутины. Сотрудник сам выбирает нужные услуги, а компания полностью контролирует процесс: рамки заданы в системе заранее, поэтому сервис автоматически пропускает стандартные заказы и отправляет на согласование только то, что выходит за лимиты. В итоге тревел-менеджер подключается только к сложным маршрутам, бухгалтерия вовремя получает готовые пакеты документов, а бизнес экономит средства за счёт корпоративных тарифов.

Организовать рабочую поездку легко через Островок Командировки. В едином окне доступно более 3,3 млн объектов размещения по всему миру, а также авиа- и ж/д билеты, трансферы и аренда автомобилей. 

Спланировать командировку